Реквизиты документов и правила их составления

Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь обязательные реквизиты.

Перечень обязательных реквизитов, которые должен со­держать первичный документ, приведен в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н):

— наименование документа (формы);

— дата составления документа;

— наименование организации, от имени которой со­ставлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

— наименование должностей работников, ответствен­ных за совершение хозяйственной операции и пра­вильность ее оформления;

— личные подписи этих работников и их расшифровки. В официально утвержденных типовых бланках все обя­зательные реквизиты уже предусмотрены.

Код формы — это семизначный номер документа в Об­щероссийском классификаторе управленческой докумен­тации (ОКУД). Как правило, он печатается в правом верх­нем углу бланка.

Если же для операции, по которой типовой бланк не предусмотрен, вы разработали форму документа самосто­ятельно, реквизит «Код формы» можно не заполнять (либо предусмотреть в учетной политике собственную кодиров­ку самостоятельно разработанных бланков). Остальные реквизиты должны присутствовать.

Печатью должны заверяться те документы, для которых это предусмотрено законодательством (например, платеж­ные поручения, счета-фактуры), учетной политикой или соглашением сторон.

Например, печать на акте приемки-сдачи выполненных работ необходима в том случае, если это определено усло­виями хозяйственного договора (письмо Госналогинспек­ции по г. Москве от 10.02.95 №11-13/2072):

• наименование документа (формы), код;

• дата составления и номер документа;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в количествен­ном выражении (в натуральных денежных измери­телях);

• наименование должностей лиц, ответственных за со­вершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц.

Другими словами, каждый документ имеет определен­ные показатели, раскрывающие содержание хозяйственной операции. Эти показатели являются его реквизитами. Все перечисленные реквизиты называются основными, или обя­зательными.

Кроме этих реквизитов, документы могут иметь и дру­гие показатели, определенные характером учитываемых операций, содержанием и назначением документов. Такие реквизиты называются дополнительными. К ним относят следующие показатели:

— название и адрес предприятия, учреждения;

— основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;

— другие дополнительные реквизиты.

Записи в первичных документах должны производить­ся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пи­шущих машин, средств механизации и другими средства­ми, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой каран­даш. Сводные строки в первичных документах подлежат обязательной проверке.

Отдельные документы заполняют только чернилами. Это относится к денежным документам (например, чеки на получение денег в банке и пр.).

Документы должны быть написаны ясным и разборчи­вым почерком, без помарок, подчисток. В случае обнару­жения ошибки в тексте либо цифровой ошибки она ис­правляется чернилами путем зачеркивания неправильных данных.

Дата добавления: 2014-12-26