Совершенствование организации труда: мотивация и стимулирование

Управленческий труд имеет специфические особенности, проявляющиеся в том, что он участвует в создании материальных ценностей через организацию труда лиц, занятых производственным трудом.

Важной особенностью труда служащих, вытекающей из специфического содержания средств и продуктов их труда, является его в основном умственный характер.

Научная организация труда (НОТ). Это систематическое внедрение достижений науки и техники, оптимальное сочетание людей и техники, обеспечение наиболее эффективного использования материальных и трудовых ресурсов, обеспечение непрерывного роста производительности труда, сохранение здоровья человека.

Чтобы выполнить задачи, стоящие перед работниками предприятия, необходимо организовать их труд, то есть определить функции каждого работника, разработать формы кооперации труда, определить рабочие места, указать методы выполнения работ.

Задачи НОТ. Выделяют на три основные группы задач: экономические, социальные, психофизические.

Экономические задачи состоят: в повышении производительности труда; экономии живого труда; эффективном использовании всех видов ресурсов; сокращении потерь рабочего времени; создании благоприятных условий труда; повышении уровня нормирования труда.

Социальные задачи состоят во всестороннем развитии человека, его творческой инициативы, образовательного уровня, повышении квалификации.

Психофизические задачи призваны решать вопросы улучшения условий труда с точки зрения сохранения здоровья человека, его работоспособности и повышения содержательности и привлекательности труда.

В системе АПК цель НОТ состоит в сокращении затрат труда на производство и реализацию продукции, улучшении ее качества.

Принципы построения и направления НОТ. НОТ строится на основе ряда принципов, основные из которых: комплексность, системность, регламентация, специализация, стабильность и целенаправленное творчество. Каждый из них имеет самостоятельное значение. Вместе с тем они дополняют друг друга, поэтому наибольшая действенность принципов НОТ проявляется при их комплексном использовании.

К основным направлениям НОТ относят:

1. внедрение рациональных форм разделения и кооперации труда (углубление разделения и усиление кооперации труда);

2. улучшение организации рабочих мест;

3. совершенствование режима труда и отдыха;

4. совершенствование условий труда.

В аппарате управления предприятий АПК разработка рациональных форм разделения и кооперации труда происходит в результате разграничения функций структурных подразделений и должностных обязанностей работников, конкретизации их прав и обязанностей, достижения согласованности в их работе. Осуществление данных мероприятий происходит и дна этапа:

1. разделение труда по функциям управлении и формирование рациональной структуры аппарата управления;

2. разграничение должностных обязанностей работников внутри аппарата управления, обеспечение соответствия квалификации сложности производимых работ.

Функциональное разделение управленческого труда находит свое отражение в организационной структуре аппарата управления и образовании его функциональных структурных подразделений и служб. Оно должно обеспечить равномерную занятость управленческих работников, нормальную напряженность их труда, исключать параллелизм и дублирование.

Квалификационное разделение труда предполагает выделение в составе отдела должности начальника. При квалификационном разделении труда инженерно-технических работников и служащих учитывается сложность и ответственность выполняемых работ и функций управления. При этом должны быть обеспечены максимальное использование квалификации и личных способностей.

Кооперация представляет собой совмещение профессий, расширение зон обслуживания, создание комплексных бригад.

НОТ предполагает улучшение организации рабочих мест на основе изучения технологии выполнения работ и потоков информации, распределение площадей для подразделений, размещении рабочих мест, мебели и оборудования, соблюдение санитарных норм, температурного и влажностного режимов, освещенности, уровня шума.

Совершенствование режима труда и отдыха идет за счет изучения и распространения передовых методов и приемов труда, подготовки и повышения квалификации кадров, совершенствования практики нормирования труда.

В условиях работы предприятий АПК существуют следующие нормативные материалы:

1. нормы обслуживания, которые определяют число работников, которых может качественно обслужить работник аппарата управления;

2. нормативы численности, которые необходимы для определения числа работников по данной функции управления;

3. нормы времени (выработки), по которым определяют численность секретарей и делопроизводителей.

Внедрение НОТ — практическое использование научных исследований и передового опыта, обеспечивающее достижение эффекта в управлении коллективом, — происходит в четыре этапа:

1. изучение состояния и оценка уровня организации труда служащих (с помощью методов анкетного и устного опросов, самофотографии и фотографии, а также метода моментных наблюдений);

2. анализ результатов изучения и разработка способов внедрения НОТ;

3. проектирование мероприятий плана НОТ (с указанием ответственных и сроков выполнения);

4. внедрение мероприятий НОТ.

Оснащение предприятий АПК техническими средствами управленческого труда позволяет сократить время прохождения различных информационных данных и документов, снизить численность работников сферы учета и управления, повысить производительность, механизировать и автоматизировать значительную долю управленческого труда.

В настоящее время в вопросах механизации и автоматизации управленческого труда выделились два основных направления. Первое осуществляется посредством внедрения ЭВМ, разработки экономико-математических методов, моделей, второе — применением средств организационной техники (оргтехники) и разработанных на ее основе организационных проектов и систем комплексной механизации и автоматизации управленческого труда.

Усложнение задач управления предприятиями АПК, все увеличивающийся поток информации, совершенствование технологических процессов требуют наличия современной вычислительной техники, математического и программного обеспечения средств и систем передачи и обработки информации.

Средства механизации и автоматизации управленческого труда делятся на две группы: средства оргтехники; средства вычислительной техники.

В АПК образуются большие потоки информации, которые необходимо своевременно обрабатывать для принятия управленческих решений. Недостаточная механизация и автоматизация обработки информации требует дополнительной численности работников для выполнения механической работы по счетно-учетным операциям.

Необходимость использования персональных компьютеров в управлении АПК обусловливается следующими основными причинами:

1. Экономический анализ результатов работы предприятий АПК связан с трудоемкими расчетами. Применение ЭВМ позволяет не только автоматизировать эти расчеты, но и повысить их качество за счет применения экономико-математических методов и моделей.

2. Большой объем памяти ЭВМ, высокая скорость поиска и обработки данных позволяют не только освободить управленческий аппарат от технической, повторяющейся работы, но и повысить оперативность и обоснованность управленческих решений.

Перспективное направление в развитии организационных форм использования вычислительной техники — создание сетей вычислительных центров, связанных каналами связи между собой и большим числом абонентов.

Автоматизированные рабочие места. Они предназначены для повышения эффективности личной работы инженерно-технических работников и управленческого персонала предприятий.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) представляет собой Проблемно-ориентированный программно-технический комплекс, включающий технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя и режиме диалога с ЭВМ.

Технической основой АРМ чаще всего служит компьютер, в отдельных случаях — экранный терминал (дисплей), соединенный с большой или малой ЭВМ и обеспечивающий режим дистанционной обработки информации.

АРМ присущ диалоговый метод решения задач. Этот метод позволяет использовать производственный опыт работников при решении задач с недостаточно четко формализованными алгоритмами. Простейший пример диалоговых задач — информационно-справочные задачи. К числу сложных примеров диалоговых задач можно отнести организованные на базе системы АРМ деловые игры, предполагающие участие в диалоге противоборствующих сторон.

С помощью системы АРМ может быть организовано проведение телесовещаний, создание электронной почты, предусматривающей безбумажный обмен служебной документацией между пользователями.

Первоначально АРМ получили распространение для автоматизации труда инженерно-технических и научных работников. Однако в настоящее время АРМ находят все большее применение в сфере автоматизации управленческого труда.

Автоматизированные рабочие места экономистов. Основные задачи, которые решаются на АРМ в экономических подразделениях предприятия, — это функциональные задачи управления, такие как планирование, учет, контроль, анализ и регулирование производственно-хозяйственной деятельности.

Рассмотрим использование АРМ для автоматизации труда экономистов на примере отдела сбыта. Прежде всего следует отметить необходимость соблюдения принципа системного подхода при внедрении АРМ. Этот подход в нашем случае проявляется в том, что в отделе сбыта внедряется не отдельное автоматизированное рабочее место определенного функционального назначения, а система взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест во всех бюро отдела сбыта и на складе готовой продукции. При проектировании системы АРМ отдела должны быть учтены информационные связи с системой централизованной обработки информации в рамках функционирующей на предприятии АСУ.

На рисунке представлено АРМ экономиста предприятия АПК.

Совершенствование организации рабочих мест в служебных помещениях предусматривает правильную их планировку, оснащение современной и удобной мебелью, средствами организационной техники, обеспечение руководителей и специалистов необходимыми средствами связи, оптимизацию делопроизводства и хозяйственного обслуживания.

Рисунок – Типовое рабочее место экономиста предприятия АПК.

І – рабочий стол:

1. персональный компьютер,

2. телефонный аппарат,

3. табель – календарь,

4. список телефонов,

5. бумагосшиватель.

ІІ – стол – приставка:

6, 7, 8 – картотеки,

9. папки подвесного хранения,

10. стул.

При планировке помещений для аппарата управления и распределении их между подразделениями решающее значение должны иметь их функциональное назначение, содержание и взаимосвязь и процессе выполнения общих задач. От этого во многом зависят продолжительность и путь прохождения информации и документов, рациональное использование помещений. Рабочие места внутри отделов должны располагаться последовательно в соответствии с выполнением отдельных операций и с соблюдением установленных норм удельной площади на одного работника (3 — 4, а иногда 5 м² — в зависимости от характера работы и особенностей технического оснащения).

К размещению служебных помещений предъявляются особые требования: они должны быть удобно расположены и по отношению к посетителям, которые по желанию могут обратиться к директору (заместителю директора), и по отношению к работникам предприятия, которые связаны с оформлением и подписыванием документов.

Каждое рабочее место должно быть оснащено удобной мебелью и организационно-техническими средствами обработки информации. В комплект мебели в зависимости от содержания работы могут входить: письменный стол, вспомогательный стол-стеллаж или тумбочка (для храпения справочного материала, картотеки, установки персонального компьютера), стул или кресло. Стул (кресло) должен способствовать максимальному ослаблению мышечного напряжения. Этому требованию, в частности, отвечают вращающиеся стулья, стулья с подлокотниками, регулируемыми по высоте сиденья и углу наклона спинки. При определении наиболее благоприятного сочетания элементов рабочего места следует исходить из зоны досягаемости рук человека, работающего сидя за столом.

Стеллажи или шкафы в рабочих комнатах должны быть удобными для хранения справочных, нормативных и других материалов и работы с ними.

К организационной технике управления относят ручки, карандаши, калькуляторы, диктофоны, конторские книги, стандартные бланки, различные графики, диспетчерские доски и т. п. Удобные, простые и практичные средства оргтехники — немаловажное условие повышения качества работы в аппарате управления.

В настоящее время для полной обработки информации на персональном компьютере требуются специальные средства ее передачи — локальная компьютерная сеть предприятия, электронная почта, «Интернет» и др.

Для оптимизации делопроизводства необходимо установить по­рядок поступления информации на рабочие места и строго соблюдать его. Любой документ должен быть составлен так, чтобы он точно отвечал своему назначению, имел четкую структуру и был удобен в обращении. Оформление документов предполагает обязательное соблюдение ряда правил, которые обеспечивают их юридическую полноценность и способствуют оперативности исполнения.

Для улучшения работы с информацией в настоящее время действует Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая регламентирует все процессы работы с документами в организациях и на предприятиях, начиная с создания документов и кончая их хранением в архиве.

При подготовке документов работникам аппарата управления следует четко и кратко излагать свои мысли, чтобы их нельзя было истолковать двояко. Нужно помнить, что обилие слов мешает быстрому восприятию документа.

Резолюция руководителя — это своеобразное заключение на документе. Она должна быть конкретной и понятной исполнителям. Общие резолюции: «Для сведения и исполнения», «Прошу разобраться» и т. п., как правило, недостаточны. Если документ передается исполнителю и из содержания ясна суть дела, то лучше ограничиться просто указанием фамилии: «А. П. Иванову. Дата». Если документ требует дополнительной работы, то резолюция может быть более многословной.

При подписывании документов руководитель и другие управленческие работники должны проявлять исключительное внимание, так как в АПК именно на стадии оформления и утверждения документов могут возникнуть нарушения действующих инструкций и правовых норм.

Одна из наиболее действенных мер по экономии времени и средств на переписку — внедрение типовых текстов для регулярной корреспонденции, что позволяет сократить время на составление и чтение писем. Целесообразно каждому руководителю и работнику аппарата управления иметь набор примерных текстов для составления справок, ответов на письма, жалобы и т. д.

Очень важна организация хозяйственного обслуживания рабо­чих мест служащих. Рабочие места должны быть своевременно обеспечены бумагой, бланками, канцелярскими принадлежностями, техническими средствами.

Улучшение условий труда работников аппарата управления направлено на повышение их работоспособности и сохранение здоровья. При этом обращают внимание на освещенность рабочих мест, окраску стен и пола в помещениях, относительную влажность и температуру воздуха, звукопроницаемость, режим труда и отдыха.

Санитарно-гигиенические условия труда обеспечиваются поддержанием чистоты, относительной влажности воздуха в пределах 40-60% и температуры помещений 18-24⁰С. Рабочие комнаты должны быть оборудованы приточной и вытяжной вентиляцией. Для окраски стен следует выбирать светлые тона — салатный, светло-голубой (в южных районах страны, в солнечных помещениях), розовый, светло-желтый (в северных районах и помещениях, мало освещенных солнцем). Кроме искусственного освещения помещений на рабочих местах должны быть установлены местные осветительные приборы. Очень удобно пользоваться лампами, допускающими регулировку их удаленности от стола в любом нужном направлении.

Для борьбы с шумом применяют звукопоглощающие материалы, ограничения продолжительности телефонных разговоров.

Оптимальное соотношение всех параметров санитарно-гигиенических и эстетических условий труда, которым до сих пор в АПК не уделялось должного внимания, — важный резерв повышения культуры управления.

Определенные требования предъявляют и к внешнему виду руководящих работников, форме обращения их к другим сотрудникам и подчиненным.

Культура содержания рабочего места предусматривает соблюдение порядка на рабочем столе, стеллажах, в шкафах, когда каждый из документов и справочных материалов находится под рукой и его можно быстро найти. В течение рабочего дня служебные помещения необходимо систематически проветривать, особенно те, где работают несколько человек, и содержать в чистоте.

Автоматизированные рабочие места административного управленческого персонал а. Отличительная особенность АРМ административно-управленческого персонала, руководителей — их ориентация на принятие управленческих решений. По сравнению с АРМ экономистов, предназначенных для решения регламентированных и формализованных функциональных задач управления, АРМ руководителей должны помочь в принятии управленческих решений по нерегламентированным и трудно формализуемым задачам.

Автоматизированное решение этих задач, как правило, не предполагает однозначного ответа на вопрос. Для принятия окончательного решения требуется учитывать множество факторов, в том числе не имеющих количественной оценки и относящихся к социальной области.

На рисунке представлено типовое рабочее место директора предприятия АПК.

Рисунок – Типовое рабочее место руководителя предприятия АПК

1 – персональный компьютер,

2 – переговорное устройство,

3 – стол-приставка,

4, 5 – телефонные аппараты для внешней связи,

6 – настольная секция со справочной литературой,

7 – оргблок,

8 – табель-календарь,

9 – папки к докладу,

10 – рабочий стол,

11 – блок авторучек,

12 – лоток с бумагой,

13 – телефонный аппарат для внутренней связи,

14 – лоток для текущей корреспонденции,

15 – справочная картотека,

16 – подъемно-поворотное кресло.

Основные задачи, которые решаются на АРМ административного управленческого персонала, следующие:

1. получение справок об основных показателях, характеризующих текущее состояние производственно-хозяйственной деятельности объекта управления;

2. анализ производственной работы объекта управления и выявление наступающих и ожидаемых отклонений от плана, которые по своей величине относятся к компетенции данного руководителя;

3. информационная поддержка процесса принятия решений, направленных на ликвидацию отклонений от плана (выявление причин и виновников отклонений, предложение решений в типовых ситуациях, моделирование работы объекта управления в случае принятия конкретного решения и т.д.);

4. сбор статистики по принятию управленческих решении;

5. принятие коллегиальных решений в процессе телесовещаний;

6. контроль исполнительской дисциплины;

7. контроль качества управленческих решений подчиненных линейных руководителей;

8. составление плана работы руководителя с последующим напоминанием сроков.

Поскольку традиционная технология личной работы руководителя существенно отличается от технологии машинной обработки информации на персональной ЭВМ, язык диалога руководителя с ЭВМ должен быть предельно простым.

Эффект от внедрения АРМ административного управленческого персонала проявляется в улучшении работ объекта управления благодаря научной обоснованности, комплексности и оперативности управленческих решений, повышается дисциплина труда работников аппарата управления, сокращается число срочных вызовов работников аппарата к руководству.

Значительная экономия времени работы руководителей с информацией позволяет им больше уделять времени работе с людьми и социальным вопросам.

Характеристика основных видов обеспечения автоматизированных рабочих мест. К основным видам обеспечения АРМ относятся: организационное, техническое, программное, лингвистическое и информационное.

Организационное обеспечение АРМ включает в себя решение вопросов перестройки организационной структуры управления в связи с автоматизацией, перераспределение должностных обязанностей между исполнителями.

Внедрению АРМ должна предшествовать группировка рабочих мест по функциональной и административной общности. Это позволяет ввести многопользовательные АРМ или сократить число работников, выполнявших ранее одинаковые функции, но закрепленных за разными предметами производства.

В процессе разработки организационного обеспечения обосновывается состав автоматизируемых с помощью АРМ работ (задач), устанавливаются связи с централизованной системой обработки информации в рамках АСУП. Разрабатываются мероприятия по подготовке подразделения к внедрению системы АРМ, в том числе вопрос обучения персонала и обеспечения личной материальной и моральной заинтересованности в эффективном использовании АРМ.

Структура АРМ строится по модульному принципу, который распространяется и на организационное обеспечение. Организационный модуль представляет собой совокупность инструктивно-методических материалов, относящихся к определенной задаче или их комплексу.

Техническое обеспечение АРМ в настоящее время строится в основном на локальной сети персональных компьютеров.

Программное обеспечение (как системное, так и прикладное) АРМ должно быть хорошо развито, поскольку АРМ рассчитаны на работу сотрудников, которые, как правило, не являются специалистами в области программирования.

Дата добавления: 2014-12-27