Деловые совещания, их виды и особенности проведения

Совещание - форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их разрешения.

Основное назначение совещаний – помочь в подготовке и реализации деловых решений

Преимущества совещания:

n разностороннее рассмотрение проблемы с привлечением различных специалистов;

n обеспечение оперативной подготовки альтернативных вариантов решения проблемы;

n возможность для познания личных и деловых качеств участников;

n психологический эффект единения: общее решение воспринимается как групповая норма, которой обязаны подчиниться все присутствующие.

Недостаток совещания: потеря времени, денег и ответственности.

Виды деловых совещаний:

n В зависимости от цели проведения: проблемное, инструктивное и оперативное

n По сфере применения: конференции, семинары, симпозиумы, съезды, пленумы.

n По тематике: технические, кадровые, административные, финансовые.

n В зависимости от этико-организационного подхода: диктаторские, автократические, дискуссионные, свободные.

Подготовка совещания:

n Определить цели, основной проблемы, задач, порядка дня.

n Определить состав участников

n Определить и разослать повестку дня (тема, цель, место проведения, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, фамилии докладчиков и ответственных за подготовку вопросов, время, отведенное на каждый вопрос, источники, в которых можно найти информацию по каждому вопросу).

n Продумать регламент

n Подготовить помещение и продумать расположение участников в нем.

Рекомендации руководителю:

n начать точно вовремя;

n во вступительном слове чётко сформулировать цель и задачи совещания; определить используемые термины;

n согласовать правила совещания и его регламент;

n назначить ответственного за ведение протокола совещания;

n создать психологический комфорт и положительный эмоциональный фон;

n не начинать совещание с критики в адрес подчинённых.

Последовательность проведения совещания:

n Краткое вступительное слово

n Доклад

n Обсуждение доклада в форме прений или ответов на вопросы

n Подведение итогов обсуждения

Типичные ошибки в поведении ведущего:

n Излишняя эмоциональная расторможенность

n Преобладание негативных оценок в речи

n Провокация негативных эмоций у участников

n Изолированное использование стимулов

n Отсутствие обратной связи

30. Деловые дискуссии, особенности их проведения. Приёмы аргументации.

Деловая дискуссия - это процесс продвижения к разрешению проблем путём сопоставления, столкновения, ассимиляции, взаимообогащения предметных позиций участников. Часто дискуссия является частью делового совещания.

Этапы деловой дискуссии:

n вступление в контакт

n постановка проблемы (что обсуждается, зачем, какова цель дискуссии)

n уточнение предмета дискуссии и предметных позиций участников

n выдвижение альтернативных вариантов

n конфронтация участников (на этом этапе завершаются неэффективные дискуссии)

n обсуждение и оценка альтернатив, поиск элементов сходства

n установление согласия через выбор наиболее приемлемого или оптимального решения

Функции ведущего дискуссии:

n сформулировать тему и цель дискуссии

n установить время обсуждения (20-40 минут)

n заинтересовать участников дискуссии, например, излагая проблему в виде противоречия

n добиваться однозначного понимания проблемы (это можно контролировать, задавая вопросы)

n организовать обмен мнениями

n активизировать пассивных

n собрать максимум предложений по решению проблемы (причём свои предложения ведущий выдвигает в последнюю очередь)

n не допускать отклонений от темы

n уточнять неясные положения, пресекать оценочные суждения о личности участников

n помогать группе прийти к согласованному мнению

n чётко подвести итоги

Общепринятые нормы проведения дискуссии:

n активное участие в обсуждении каждого члена группы;

n стремление выслушать и понять мнение оппонента, проявив при этом терпение и мобилизовав внимание;

n уважительное отношение к чужому мнению, каким бы абсурдным оно ни казалось на первый взгляд;

n стремление избежать конфликта; контроль эмоций;

n необходимость придерживаться одного предмета спора (нельзя допускать ситуации «кто в лес, кто по дрова»)

n использование фактов и добросовестной их интерпретации как главного оружия для отстаивания своей позиции.

Эффективные методы проведения дискуссии:

n Мозговой штурм

n Метод Гордона

n Метод синектики

n Метод 635

n Письменная дискуссия

Анализ итогов совещания:

Основывается на следующем перечне вопросов:

n Был ли оптимальным состав участников?

n Правильно ли определены места для участников совещания?

n Достаточно ли заинтересованными были участники?

n Удалось ли сблизить позиции участников или хотя бы ослабить противоречия?

n Имели ли место непредвиденные блокирующие ситуации и как они нейтрализовались?

n Стало ли ясным представление о проблеме после её обсуждения?

n Принято ли оптимальное решение и спрогнозирован ли риск его невыполнения?

Дата добавления: 2015-04-29