Выбор процесса для оптимизации

Перечень пошаговых действий по работе с процессом

Данный раздел раскрывает пошаговые действия по работе с бизнес-процессом компании.

Первый шаг - выбор процесса, над которым будет вестись работа по оптимизации. Выбор может осуществляться следующими методами:

140. Функционально-стоимостным анализом (ФСЛ) деятельности компании.

141. Экспертно.

142. Комплексным подходом.

Применение метода ФСА предполагает определение стоимости основных выполняемых в компании функций и выбор процесса с наибольшей стоимостью, так как в результате его оптимизации будет получен максимальный эффект. Оптимизация процесса, который составляет 0.5-1% от общих затрат компании, не может дать значительного эффекта. Даже если удастся сократить затраты процесса на 50%, то в масштабах компании это будет только 0,25 - 0,5% от общих затрат, i.e., затраты на оптимизацию могут не окупиться.

Проведение проекта по оптимизации бизнес-процесса включает следующие затраты;

Обязательные затраты:

1. обучение персонала;

2. отвлечение персонала от основной работы (как на обучение, так и на проведение самого проекта).

Не обязательные, но желательные затраты:

3. покупка программного обеспечения:

4. привлечение консультантов.

Все эти затраты должны окупаться мероприятиями, проводимыми по оптимизации бизнес-процессов.

Основное преимущество ФСА - беспристрастность и сравнимость различных процессов по единому критерию затратности.

Недостаток - значимость процесса зачастую определяется не только его стоимостью, а это уже не учитывает метод ФСА.

Экспертный подход предполагает опенку значимости процессов компании специалистами. Причем, специалисты могут быть как сотрудниками компании, так и привлеченными консультантами.

Примером процесса в целом мало-затратного, но вызывающего задержки в обслуживании клиентов, может стать процесс обслуживания клиентов в банке. С одной стороны, постоянное наличие запаса бумаги у операциониста и организация пополнения этого запаса не создают значительных затрат, но отсутствие бумаги может привести к задержке в обслуживании и к потере клиентов. Такие затраты сложно оценить потому, что информация о них не содержится в отчетах. Эти затраты называются издержками упущенных возможностей, и именно их стоит искать при использовании экспертного подхода.

Преимущество экспертного подхода - учет максимально возможного количества факторов.

Нeдостаток - возможная пристрастность участников. Сложно сравнивать различные процессы без единого критерия оценки.

Комплексный подход включает в себя экспертную оценку с учетом предварительно проведенного ФСА.

Многие руководители считают, что точно представляют, в чем заключаются проблемы организации, но когда «проблемные» процессы выбирались для оптимизации, оказывалось, что проблема находилась в смежных областях. Например, приглашались консультанты для решения проблем в управлении финансами. В результате выполнения проекта оказывалось, что улучшение контроля и управляемости финансов не решает проблемы организации, так как свое начало проблемы берут в снабжении и производстве, а финансы лишь отражают последствия.

2.1.1.Пример «Сертификация». Описание ситуации

Организация сферы оптовой торговли работает с фармацевтическими товарами. Согласно существующему законодательству, продукция подвергается обязательной сертификации.

Проблема. При проведении анализа товаров на складе было выявлено, что сроки хранения по разным партиям поставки сильно различаются. Это было вызвано различным временем сертификации товаров, в ходе которой продукция залеживалась на складе и не могла быть открыта в продажу без сертификата. Отсюда - замораживание оборотных средств компании и запаздывание выпуска товаров в продажу. Кроме того, бывали случаи несоответствия продукции требованиям стандартов продукция возвращалась поставщику или уничтожалась, что также связано со значительным отвлечением средств из оборота и взысканием с поставщика убытков.

2.1.2. Пример «Сертификация». Выбор процесса

Процесс сертификации был выбран для описания и оптимизации, исходя из необходимости сокращения цикла товарооборота и уменьшения величины оборотного капитала замороженного в виде складских остатков. Сертификация - один из наиболее продолжительных процессов в организации.

Дата добавления: 2015-04-29