Формирование рабочей команды

Описание процесса.

Документы для сертификации приходят вместе с партией товара. Приемка товара осуществляется Кладовщиком совместно с Товароведом. Документы, необходимые для сертификации, передаются Кладовщиком Специалисту по сертификации. Для сертификации также используются образцы товара, они отбираются при приемке Кладовщиком и передаются Специалисту по сертификации. При некомплектности сопроводительной документации недостающие документы запрашиваются у поставщика. Доставка образцов товара и документации в сертификационный центр осуществляется курьером с автомобилем.

Сертификационный центр проводит Сертификацию продукции, результатом которой может быть либо выдача Сертификата, либо мотивированный отказ.

Среди причин отказа могут быть;

несоответствие сопроводительной документации товару;

несоответствие документации на новый товар устаревшим актам, используемым Сертификационным центром;

несоответствие образца требованиям стандартов.

Курьер забирает результаты сертификации (сертификат, мотивированный отказ, сопроводительную документацию, оставшиеся после испытаний образцы и счета за сертификацию), и после доставки в организацию они передаются Специалисту по сертификации. В случае успешного завершения сертификации (получении Сертификата), товар открывается в продажу. Специалист по сертификации передает Сертификат в Отдел продаж Менеджеру по продажам, и товар запускается в продажу.

В случае получения мотивированного отказа, Специалист по сертификации анализирует причины отказа и принимает решение либо о получении дополнительной документации и повторной сертификации, либо о выставлении претензии поставщику, за которым следует возврат или уничтожение товара.

Возвратом и уничтожением товара занимаются Менеджеры по закупкам, которые также ведут работу с поставщиками по получению недостающих документов.

Команда должна состоять как из участников процесса, так и из не задействованных в процессе сотрудников. Это необходимо для непредвзятого взгляда со стороны на установившиеся традиции при выполнении процесса, когда только не задействованный в процессе сотрудник может поставить под сомнение кажущиеся неоспоримыми правила. Наиболее подходящими кандидатами из не участников процесса будут специалист по ИТ, специалист отдела развития. Мог\т быть и специалисты других направлений, главное, чтобы это были сотрудники, умеющие предлагать и отстаивать новые идеи. Также в команду могут входить клиенты процесса.

Команда не должна быть слишком большой: оптимальное количество ее сотрудников 5-10 человек. Желательно, чтобы в команде были участники всех основных этапов процесса.

2.2.1.Пример «Сертификация». Формирование рабочей команды

Состав команды был подобран следующим образом:

Руководитель рабочей группы - Директор регионального отделения компании. На данном уровне выбора был однозначен, так как он являлся организатором всего процесса.

Специалист по сертификации - основной участник процесса, лучше всех знающий процесс и являющийся поставщиком информации для работы команды.

Начальник отдела закупок - руководитель подразделения, результаты деятельности которого непосредственно связаны с процессом.

Начальник отдела продаж - представитель подразделения потребителя процесса, деятельность которого напрямую связана с выполнением сертификации.

Специалист по информационным технологиям - основной генератор идей по совершенствованию процесса с помощью внедрения средств автоматизации.

Внешний консультант - представитель сторонней консалтинговой компании, передающий технологию проведения проекта по оптимизации бизнес-процесса.

Дата добавления: 2015-04-29