Факторы, повышающие эффективность внутриорганизационных коммуникаций

Внутриорганизационные коммуникации должны планироваться заранее. Не следует полагаться на импровизацию, но не имеет смысла планировать и продумывать все этапы будущей встречи до мельчайших деталей и подробностей. Желательно согласовать схему будущих бесед, выявить основные, ключевые моменты, встречи, определить свою линию поведения.

Результатом плохой организации переговоров могут быть материальные встречи и потеря репутации.

Наиболее рациональным вариантом последовательной аргументации своей позиции на переговорах является переход от суждений с малой силой убедительности к более сильным умозаключениям.

Умение слушать собеседника – эффективный этап беседы. Важно использовать обратную связь с говорящими в нужный момент суметь отвлечь от основных вопросов переговоров, обязательно надо другой стороне закончить аргументацию высказываний. Нельзя допускать при переговорах отставания слова от мысли общепринятое расстояние при завершительном деловом общении с собеседником до двух метров. Руководитель при передаче информации не должен использовать только письменную форму, необходимы личные контакты в процессе которых можно дать необходимые.

Подготовка к переговорам включает решение следующих вопросов:

· анализ проблемы и диагностика ситуации;

· формирование общего подхода, основных целей и задач;

· определение переговорной позиции, возможных вариантов решения проблемы и согласования интересов;

· формирование предложений и их аргументация;

· формирование позиции на переговорах.

Организационная подготовка переговоров предусматривает выбор места проведения переговоров, формирование делегации, выбор методов подготовки к переговорам.

Ведение переговоров предполагает активность обеих сторон. Пассивность обычно говорит о плохой проработке позиции, ее слабом либо нежелание вести переговоры.

На переговорах критика и обвинения не помогают решению вопросов. Согласие партнера пойти на уступку не надо рассматривать как проявление слабости.

Требования к характеру беседы просты, но обязательны: спокойный тон, даже в случае, если партнер раздражен или агрессивен, необходимо внимательно выслушивать собеседника до конца, не перебивая.

Кроме переговорных процессов важным фактором повышения эффективности внутриорганизационных коммуникаций является культура делового письма.

Каждое письмо должно быть строго индивидуально. В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу.

Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. если все же в письме нужно осветить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, то есть пронумеровать.

Наилучший вариант – когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым.

Переписка – это общение в миниатюре, это своеобразное искусство, имеющее свои традиции и законы:

· письмо должно быть коротким, если вы хотите, чтобы его прочли. Оптимальный объем письма – до одной страницы;

· хорошее письмо должно быть четким и нежным. Должны быть короткие слова, короткие фразы и короткие абзацы.

· избегайте многосложных, узкопрофессиональных непонятных слов и выражений. Должна быть максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть.

· должны быть соблюдены нормы грамматики и правописания, а так же требования делового этикета.

Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно отсылать письмо фирме или учреждению, но проставлять в адрес оборот: «Генеральному директору», без указания его фамилии и инициалов. При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».

После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись необязательны. Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».

Постскриптум (P.S) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы. Подпись под деловым письмом всегда делается от руки.

Общее правило для любой корреспонденции – письмо должно свободно помещаться в конверт. На любой корреспонденции проставляют обратный адрес. Почтовые открытки в деловой переписке не используют, можно послать телеграмму.

Складывается письмо текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма следует не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. Получив письмо в присутствии постороннего, отложите его в сторону и закончите сначала вашу беседу. Если же письмо срочное, извинитесь перед собеседником, отойдите в сторону и просмотрите послание как можно скорее.

Открытки с поздравлениями и приглашениями посылаются без конвертов.

В некоторых случаях деловой этикет рекомендует предавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др. Более того в отдельных случаях это письменное сообщение должно быть сделано обязательно от руки.

Например, выражение соболезнования никогда не отпечатается. Благодарность за поздравление (с повышением по службе, по случаю бракосочетания) тоже рекомендуется написать от руки.

Факторов повышения эффективности внутриорганизационных коммуникаций много и важно их грамотно использовать.

Дата добавления: 2015-04-29