Информационное обеспечение управления персоналом

Управление персоналом представляет собой систему воздействия на работников и через них - на различные подсистемы, объекты и элементы производства с целью получения необходимых результатов при наиболее эффективном использовании ограниченных экономических ресурсов. Главным содержанием управленческой деятельности является принятие и осуществление руководителем необходимых решений. Для выработки и принятия правильных управленческих решений каждому руководителю необходимо знать четкие цели и задачи предстоящих действий, иметь соответствующие производственные ресурсы для их достижения, знать, какими методами можно перевести объект в новое состояние, уметь своевременно приспособиться к изменяющейся рыночной обстановке и к новым задачам. Иначе говоря, любому руководителю необходимо обладать обширной информацией, знаниями и умениями для эффективного управления своим подразделением или организацией. Часть исходной информации можно получить на основе анализа положения своего предприятия на соответствующем рынке, использования сведений о продукции своих основных конкурентов и из других источников. Наиболее полное представление о сегодняшнем состоянии управляемого объекта, его ближайшего окружения и тенденциях их развития может быть достигнуто на основе систематического получения экономической информации, ее обработки, анализа с целью практического использования.

Под информацией в управлении персоналом понимается разъяснение, изложение, сведения, передаваемые людьми устным, письменным или иным способом с помощью условных сигналов, технических средств и других специальных устройств. Информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, между человеком и машиной, а также обмен сигналами между машинами, в животном и растительном мире. Кроме того, информация считается одним из основных понятий современной кибернетики [112, с.504]. Всякую управленческую информацию можно представить как целенаправленное сообщение от субъекту к объекту управления, от управляющей системы к управляемой, имеющее свою цель, как правило, предусмотренное изменение состояния управляемого объекта.

Как известно, управление производственно-коммерческой и социально-экономической деятельностью предприятия требует достоверной, оперативной и достаточной для принятия правильных решений информации. Сказанное подтверждает важность информации в любой системе управления и требует от руководителей и всего персонала использовать в своей работе наиболее совершенные информационные системы. На рис. 6.6 представлена общая схема передачи и использования информации в управлении производством и персоналом.

Рис. 6.6. Информационная система управления персоналом

В представленной схеме поток информации от управляющей системы к управляемой проходит минимальное количество подразделений и уровней управления. Поступающая к субъекту управления внешняя информация в виде принятого управленческого решения передается к объекту управления. В означенной системе при передаче внешней информации используется также и внутренняя информация. Внешняя информация учитывает требования рынка и потребителей, включает плановые показатели, данные о спросе на выпускаемую продукцию и др. Внутренняя информация отражает состояние производства, состав кадров, наличие производственной мощности, резервы рабочего места, предложения о выпуске продукции на предприятии и иные реальные данные.

Всякая информационная система тесно взаимодействует с системой управления организацией. По своей структуре информационная система, в отличие от управленческой, всегда одинакова. Ее статичность определяется тем, что при любых объектах производства, при любой технике управления и при различном составе персонала необходимо обеспечить сбор, передачу и переработку информации. Изменения объема информации и ее содержания не влияют на структуру информационной системы, а только изменяют количественную сторону выполняемого процесса, применяемые средства обработки поступающей информации. Расширение рыночных связей, рост объемов производства продукции, укрепление внутрихозяйственных отношений на предприятии значительно увеличивают объем управленческой информации, которую менеджер должен переработать, прежде чем выработать и принять соответствующее решение управляющей системы и передать на исполнение своей управляемой системе.

В условиях рыночных отношений необходимость в информации определяется в основном содержанием деятельности отечественных предприятий и сложностью подлежащей решению проблемы. Так, в производственно-экономической деятельности каждой организации постоянно необходима следующая информация:

- о рыночном спросе, объеме предложения, ассортименте и качестве выпускаемой продукции, действующих ценах, планируемой прибыли, рынке сбыта и условиях поставки продукции;

- о прошлом, настоящем и будущем развитии отрасли производства, состоянии национальной экономики, результатах проводимых научных исследований, сравнительных показателях отечественного и мирового производства;

- об имеющихся покупателях и потенциальных потребителях производимых предприятием изделий на региональном, российском и мировом рынках;

- о существующих и предполагаемых производителях товаров и услуг, соответствующих по назначению и качеству выпускаемым на данном предприятии;

- о применяемых новой технике и технологии, формах организации труда и производства, системах управления персоналом и производством на отечественных и зарубежных предприятиях;

- о родственных национальных и мировых предприятиях, основных характеристиках состава и структуры персонала, в том числе о количестве работников, уровне их подготовки, квалификации и производственном опыте;

- о стратегии и перспективе развития собственного предприятия, обновлении выпускаемой продукции, росте образования кадров, основных источниках пополнения персоналом различных категорий и т.д.

Таким образом, представленная экономическая информация существенно различается как по содержанию показателей, так и по времени их действия и многим иным признакам. Именно поэтому, по мнению автора, необходимо подразделять информацию в зависимости от ее целевого назначения, основного содержания, способа передачи и т.п. В качестве основного объекта информация включает персонал, машины, оснастку, а также различную вспомогательную документацию, посредством которой передается определенная входная информация. В зависимости от главной цели вся информация может быть подразделена на три вида: требующая определенного решения, вызывающая действие и нейтральная, принимаемая к сведению работника.

Информация, требующая принятия определенных решений и их исполнения идет обычно от руководителей к своим подчиненным, от управляющей системы к управляемой, от субъекта управления к объекту, рабочим местам и иным исполнительным системам и элементам. Всякая входная информация требует самой различной обработки, анализа и изменений и тем самым превращается в выходную информацию, которая служит для выполнения своей главной функции: принятия руководящих, управленческих решений.

Систему управленческой информации, требующей принятия определенных решений, можно представить как совокупность подсистем входной и выходной информации, в которых различным образом связаны многие экономические показатели и управленческие

решения. К системе, используемой в управлении персоналом информации, предъявляются следующие требования:

- к каждому объекту управления должна поступать только та информация, которая имеет непосредственное отношение к выполняемым им функциям;

- на различные уровни управления должна приходить информация, строго соответствующая имеющимся полномочиям, степени ответственности и должностным обязанностям;

- содержание каждого информационного сообщения должно соответствовать основной информации, используемой для принятия решений и контроля за их исполнением;

- входная информация должна приходить к объекту назначения в обобщенном виде, готовом для практического применения;

- требуемая точность информации и время ее передачи должны соответствовать опережающему сроку исполнения принимаемых управленческих решений.

Процесс передачи, обработки и использования различных исходных данных в управлении принято называть движением информации. Движение информации начинается от субъекта к объекту управления и после ее обработки появляется необходимое управленческое решение, ведущее к возникновению какого-либо действия или противодействия. Поток информации обычно проходит внутри замкнутой системы, имеющей в соответствии с основными функциями данного подразделения заранее определенную цель, и образует систему управления деятельностью персонала. На каждом предприятии на всех уровнях управления имеется множество таких комплексов или систем, которые взаимосвязаны между собой как едиными производственными целями и задачами, так и общностью передаваемой и используемой экономической информации.

В системе управления персоналом, как и в системе менеджмента, существует пять основных управленческих функций: планирование, организация, регулирование, учет и контроль. Осуществление любой из этих функций связано с использованием разнообразной информации как предмета и продукта управленческого труда. Достоверная, полная и своевременная информация необходима как в системе управления персоналом, так и в производственном менеджменте, это предполагает широкое использование в сфере производства технической, экономической, организационной, социальной и многих других видов информации. Техническая информация в современном производстве стала одним из важнейших факторов его стратегического развития и управления, создания новых видов продукции и насыщения рынка новыми товарами и услугами.

Работа персонала с информацией включает в себя сбор, передачу, хранение, поиск, обработку, анализ, принятие управленческих решений. Данные виды работы с информацией, по определению экономистов, представляют собой своеобразные внутренние функции управленческого труда многих категорий работников по отношению к той или иной управляемой системе. Наивысший этап развития рыночной экономики характеризуется растущим применением различных технических средств обработки

информации, персональных компьютерных систем, включая и информационную сеть "Интернет". В связи с выходом в "Интернет" все более сложным видом деятельности персонала становится хранение информации, требующее применения современных технических средств, а также специальной подготовки персонала. Сказанное означает, что в самой сфере управления производством образуются особые управленческие подразделения, продуктом деятельности которых является не производство материальных благ, а выполнение тех или иных услуг, необходимых для обеспечения развития как самого производства, так и персонала. Именно поэтому основные информационные функции управления персоналом можно подразделить на два вида: внешние и внутренние. Внешние функции направлены на тот или иной объект управления, внутренние - составляют основное содержание конкретного управленческого труда, направленность которого определяется его внешними функциями применительно к различным объектам управления.

В связи с особой важностью информационного обеспечения управленческих функций руководителя предприятия, по мнению автора, необходимо раскрыть более подробно содержание информации, поступающей лично высшему менеджеру. Как правильно заметил Г.А. Кулагин, нельзя дать ее описание, одинаковое для всех предприятий, можно лишь попытаться назвать несколько оправданных практикой правил, которым должны удовлетворять получаемая информация и принимаемые на ее основе решения [59, с.63]:

- информация должна быть системной, регулярной, достоверной, достаточной, но не излишней;

- исходные данные должны быть предварительно обработаны и приведены в удобный для освоения вид;

- решения, принимаемые по оперативному регулированию производства, как правило, следует передавать через соответствующих заместителей, а отнюдь не непосредственным исполнителям;

- о принятых решениях должны знать не только прямые исполнители, но и все службы, интересы которых так или иначе затрагивает данное решение;

- в своей оперативной работе руководитель должен соблюдать принцип: минимум вмешательства в текущие дела подчиненных и максимум требовательности за выполнение возложенных на них задач;

- руководитель не должен давать втягивать себя в распутывание узлов, завязанных подчиненными, но они должны твердо знать, что если сами не распутают своих узлов, то рано или поздно их придется ему развязать;

- руководитель должен постоянно заботиться о том, чтобы основные производственные подразделения, от которых зависит конечный результат, имели не только необходимую информацию, но и были наделены требующимися ресурсами;

- если подчиненные просят руководителя освободить их от выполнения задания, то их просто следует перебить вопросом: что нужно для того, чтобы выполнить задание;

- руководитель не имеет права медлить с решением важных вопросов, которые никто, кроме него, не имеет права решать.

В качестве примера проверенной и исправно действующей системы управленческой информации на предприятии могут служить следующие конкретные технико-экономические показатели:

- ежедневная сводка о количестве изготовленной за истекшие сутки продукции, в том числе по каждой модели машин, подлежащих выпуску в данном месяце;

- ежедневные сведения с нарастающим итогом об отгрузке и реализации продукции;

- ежедневные совещания по разбору взаимных претензий цехов и служб, связанных с выполнением месячной производственной программы;

- периодическая информация главного инженера о ходе конструкторских разработок, подготовки производства и освоения новых изделий;

- ежемесячные данные о движении рабочей силы по всем основным цехам и профессиям;

- ежедневные нарастающие показатели потребления электроэнергии по каждому цеху и всему предприятию.

Перечисленная информация необходима руководству каждого предприятия.

В условиях рыночных отношений особое внимание должно быть привлечено к оперативной информации о движении кадров на предприятии. Сокращение производственных рабочих следует расценивать как отсутствие надежной системы управления персоналом на предприятии. Вряд ли можно говорить об эффективности производства при сокращении на предприятиях станочников, сборщиков и рабочих других массовых профессий. В современных условиях, когда из года в год снижается численность различных категорий персонала, подобная информация должна стать основой принятия правильных управленческих решений о необходимости совершенствования промышленной и кадровой политики на предприятии.

Таким образом, каждому руководителю и каждому работнику, являющимся одновременно как субъектом, так и объектом управления, необходима различная информация для принятия правильных и эффективных решений по совершенствованию деятельности своих подчиненных и своей собственной работы. Помимо рассмотренных видов информации, к персоналу также должны поступать конкретные данные из своей управляющей и управляемой системы. С учетом основных источников ее получения на рабочем месте всю эту информацию можно назвать входной и выходной, внешней и внутренней. Первая поступает сверху от прямого руководителя или субъекта управления и

может быть названа верхней, вторая - непосредственно от своего рабочего места, которую можно считать внутренней или нижней. Любому работнику нужна своя, конкретная информация, представляющая собой основу трудовой, технологической, управленческой и прочих видов деятельности персонала на предприятии. Так, для экономиста-менеджера нужна разнообразная информация об издержках на выпускаемую продукцию и оказываемые услуги: постоянных, переменных, альтернативных, маржинальных, фактических и др., а для рабочего-станочника необходимы многие технологические сведения: характеристика материала детали, режимы обработки, паспортные данные станка, нормы штучного времени, сложность работы, расценки на операцию и т.д.

Представим содержание конкретной нормативной экономической информации, используемой менеджерами-мастерами Волжского автомобильного завода в управлении производственным персоналом [91, с.25].

Производственное нормированное задание.

Выработка продукции на одного работающего.

Снижение технологической трудоемкости.

Нормы расхода основных материалов.

Нормы расхода комплектующих изделий и полуфабрикатов.

Нормы расхода вспомогательных материалов.

Нормы расхода энергетических ресурсов.

Нормы расхода инструмента и оснастки.

Потери от брака.

Норматив простоя оборудования.

Норматив численности.

Фонд заработной платы.

Средний разряд рабочих и работ.

Средняя заработная плата рабочего.

Соотношение темпов роста производительности труда и заработной платы.

Состояние трудовой дисциплины, сохранность собственности.

Состояние охраны труда и пожарной безопасности.

Соблюдение технологических процессов.

Соблюдение правил эксплуатации оборудования.

Текучесть кадров.

В своей текущей работе менеджеры-кадровики также используют разнообразную письменную и кодированную информацию о движении рабочей силы на предприятии. В табл. 6.1 представлен фрагмент существующего классификатора основной управленческой документации, необходимой в системе управления персоналом на предприятии.

Таблица 6.1

Классификатор основной управленческой документации по кадровой службе

Код	К	Наименование форм документов
	Ч
		Унифицированная система организационно-распорядительной
		документации
		Документация по организации систем управления
		Приказ о создании предприятия
		Приказ о реорганизации предприятия
		Документация по организации процессов управления
		Должностная инструкция для персонала аппарата управления
		предприятием
		Приказ о распределении обязанностей между руководством
		предприятия
		Структура и штатная численность аппарата управления
		предприятием
		Штатное расписание аппарата управления предприятием
		Приказ о внесении изменений в устав предприятия
		Правила внутреннего трудового распорядка аппарата управления
		предприятием
		Регистрационно-контрольная карточка
		Документация по организации движения кадров
		Приказ о приеме на работу

		Приказ о переводе на другую работу
		Заявление об увольнении
		Приказ об увольнении
		График отпусков
		Документация об оценке трудовой деятельности

В условиях рынка, помимо рассмотренных видов открытой информации предприятия, применяют так называемую закрытую информацию, содержащую коммерческую тайну и иные конфиденциальные сведения. Определение перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, входит в компетенцию предприятия, государство определяет лишь перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, например данные о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест и др.

Все работники предприятия в зависимости от занимаемой должности и выполняемых функций по приказу руководителя должны быть разделены на носителей коммерческой тайны и всех иных сотрудников. Всякая информация требует организации соответствующего хранения и защиты на предприятиях всех форм собственности. Своевременное и полное обеспечение персонала предприятия необходимой информацией является важным условием высокоэффективной деятельности каждого работника и всего производственного коллектива как большого, так и малого предприятия.

Контрольные вопросы к главе 6

1. В чем заключается самоорганизация системы управления персоналом? Каким образом она достигается?

2. Какие элементы взаимодействуют в каждой системе управления персоналом? Какие из них являются главными?

3. Что представляет собой структура управления? Какую связь она имеет с управленческими функциями?

4. Что понимается под организационной структурой службы управления? Каков ее состав?

5. Каковы важнейшие функции службы управления персоналом вы знаете? Кто ее возглавляет на предприятии?

6. Чем характеризуется линейная структура управления персоналом? Между какими звеньями действует линейная связь?

7. Что понимается под функциональной структурой управления? Как создаются органы управления в данной системе?

8. Как образуется линейно-функциональная структура управления? В чем ее преимущество?

9. В каких условиях применяется бесцеховая структура управления? Что она собой представляет?

10. Какие современные структуры управления существуют в условиях рынка? Что означает продуктивная структура?

11. Какими законами регулируются основные права персонала в сфере трудовой деятельности? Какие из них имеют верховенство?

12. Какие статьи Конституции Российской Федерации посвящены регулированию человеческих отношений? Какой вид труда запрещается?

13. Какие основные права предоставлены работникам Трудовым кодексом Российской Федерации? Каковы обязанности работников?

14. Какой налог выплачивают работники согласно Налоговому кодексу Российской Федерации?

15. Какие локальные нормативные акты используют предприятия? Что регламентируют организационно-статусные документы?

16. Что понимается под информацией в управлении персоналом? Какова схема передачи информации?

17. Как классифицируется информация в системе управления? В чем состоит назначение входной информации?

18. Как подразделяется информация в зависимости от цели управления? Что понимается под нейтральной информацией?

19. Какие информационные функции управления персоналом существуют? В чем заключаются внешние функции?

20. Какая информация должна поступать к высшему руководству? Каким требованиям она должна отвечать?

Глава 7. Кадровое обеспечение предприятия

Дата добавления: 2015-05-08