Отчетно-распорядительная информация (документальная)

Затратные.

В состав затратных норм входят нормативные показатели затрат труда, машинного времени, заработной платы, расхода материалов, энергоресурсов, воды. К этим же нормам относятся нормы затрат упра­вленческого труда.

Затратные нормы ресурсов разделяются на:

- укрупненные отраслевые;

- сметные;

- производственные.

Укрупненные отраслевые нормы разрабатываются по отраслям хозяйственной деятельности, видам строительства, зданий и сооружений.

Они исполь­зуются при перспективном и текущем планировании, а также при разработке ПОС, поэтому их называют плановыми. Затраты ресурсов в этих нормах показаны на 1 млн р. стоимости строительства.

Сметные нормы исчисляются на конструктивный элемент или единицу измерения работ и являются усредненными, так как не привязаны к конкретным вариантам строительных процессов и условиям производства, в том числе к зимним условиям.

Они не учитывают расходы на возведение временных зданий и сооружений, а также затраты на накладные расходы. Эти нормы применяются при определении проектной потребности в ресурсах.

Производственные затратные нормы используются при оперативно-производственном планировании, учете деятельности строительных предприятий и их подразделений, а также при разработке ППР.

Эти нормы разрабатываются на единой технической основе, однако, различаются по сферам использования и степени укрупнения.

Производственные нормы расхода материалов, изделий и конструкций составляются на единицу измерения конструктивного элемента. Они включают чистый расход в производстве, трудноустра­нимые потери материалов на строительной площадке, при транспорти­ровании от приобъектного склада до рабочего места, при обработке, а также при укладке в конструкцию.

Носителем отчетно-распорядительной информации является документ.

На нем информация фиксируется в виде текста, таблиц и графиков.

Документальная информация является основой для организации контроля за ходом производственной деятельности, расходованием материально-технических ресурсов.

С помощью документации подтверждаются условия производства работ. На документах фиксируются решения, распоряжения и учетно-отчетные данные о движении в производственном процессе денежных и материальных ресурсов.

Таким образом, документация охватывает все управленческие операции в ходе производственного процесса.

Поскольку отчетно-распорядительная документация является составной частью универсальной системы документации, она должна оформляться по единым правилам и требованиям. Кроме того, она должна удовлетворять требованиям единой системы класси­фикации и кодирования технико-экономической информации и ГОСТа.

Документы могут быть:

- входящими (поступающими в аппарат управления);

- исходящими (отправляемыми).

Документы различаются:

- по назначению;

- по степени срочности;

- по характеру;

- по форме.

По назначению выделяют документы:

1. распорядительные, в которых фиксируются указания в виде приказов, распоряжений, рекомендаций и т. д.;

2. информационно-справочные, предназначенные для обмена информацией между строительными организациями и потребителями строительной продукции (заказчиками), снабженческими организациями и т. д., оформляемые в виде сообщений, объявлений, запросов, заявок, докладных, актов, просьб, ответов и пр.;

3. отчетные (исполнительные), отражающие результаты выполнения планов, приказов, распоряжений;

4. претензионные - в виде исковых заявлений о невыполнении взятых обязательств по договорам;

5. регламентирующие, предназначенные для установления режима работы и т. д.

Основными видами документов из перечисленных выше являются:

- приказ,

- распоряжение,

- указание,

- инструкция,

- протокол,

- акт,

- отчет,

- докладная записка,

- справка,

- служебное письмо.

Приказы издаются руководителями организаций, имеющими право юридического лица, и руководителями высших звеньев организационно-управленческой системы. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительных частей. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побу­дившие руководителя к изданию приказа, его цели. В распорядительной части, которая начинается словом «приказываю», излагается содержание предписывающих действий и указывается лицо, которому поручается контроль за его исполнением.

Распоряжения принимаются руково­дителями организаций и функциональных подсистем для разрешения оперативных ситуаций.

Указания применяются к конкретным исполни­телям для обеспечения выполнения приказов, распоряжений, инструк­ций. В них разъясняются действия по достижению какого-либо результата. Указание содержится в письме, формулируется в резолюции на документе, может высказываться устно.

В инструкциях формули руются правила выполнения работы, действия отдельных лиц, групп людей и подразделений при выполнении определенных задач.

Протокол оформляется в ходе обсуждений вопросов на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д. В протоколах фиксируются принятые решения. Протоколы также составляются при возникновении разно­гласий между договаривающимися сторонами. В реквизитной части протокола указываются название организации или ее структурного подразделения, дата составления, название вида заседания, персональный состав или общее количество присутствующих, повестка дня, текст, подписи председателя и секретаря. В тексте обсуждения каждого пункта повестки дня записывается, кого слушали, кто выступил (содержание выступления) и что решили (постановили).

Акт является документом, в котором фиксируются установленные события или факты. Во вводной части этого документа указываются основание для его составления, фамилии и инициалы лиц, которые его составили. Некоторые виды актов должны утверждаться.

Отчеты фиксируют результаты деятельности и произведенные при этом затраты. Они составляются по определенным формам, часто соответствующим форме плановых документов.

Докладные записки содержат выводы и предло­жения, о которых делается сообщение по какому-либо вопросу руководству организации.

Справка - это документ, описывающий и подтверждающий события и факты, установленные в результате обследований, проверок и т. п.

Служебное письмо является средством обмена информацией между организациями. Служебные письма составляются на фирменных бланках организации. Текст начинается с указания обстоятельств, которые побудили к обращению с данным письмом, и кончается просьбой, предложением, решением. Если письмо является ответам, название документа указывается перед текстом.

Дата добавления: 2015-05-26