И с п о л ь з у е м а я л и т е р а т у р а 5 страница

Недостатки:

– у вас очень малый контроль за тем, что происходит на мероприятии в целом, и ваша организация является лишь малой частью большого события, на котором представлено множество организаций;

– вы мало влияете на формирование той публики, которая приходит или участвует на мероприятии;

– вы никак не можете повлиять на дату проведения мероприятия;

– те, кто посещает данное мероприятие, совсем не обязательно являются вашей целевой аудиторией, скорее всего, лишь некоторая часть посетителей — это те, до кого вам надо довести нужную информацию.

Процесс принятия решения об участии в мероприятии можно стандартизировать, используя анкету, которую на основе имеющейся информации заполняет PR-менеджер. Анкета рассматривается группой руководителей организации, (финансовый руководитель; лица, отвечающие за работу с населением, клиентами, за продажи).

Существует стандартная схема пяти модулей — составных частей комплекса подготовки и проведения PR-мероприятий всех основных типов, которую называют четыре «P» и «F». Рассмотрим ее компоненты.

Первое «P» — Place / Location (место)

Второе «P» — Promotion

(реклама и информирование)

Второе «Р» включает в себя подготовку и распространение приглашений, рекламу в СМИ предстоящего мероприятия и предварительное PR-освещение его в прессе.

Третье «P» — Presentation

(представление информации на мероприятии)

Четвертое «P» — Personnel (персонал)

«F» — Follow-up (действия после мероприятия)

Проведение мероприятия без последующей их оценки и закрепления результатов существенно снижает его эффективность и эффективность последующих мероприятий. На основе их оценки можно делать выводы об успешных действиях, элементах PR-кампаний и принимать решения о проведении подобных мероприятий в будущем.

Самая эффективная форма оценки и закрепления результатов — интенсивная работа со всеми участниками мероприятия после него — телефонные звонки и письма с предложением о встрече / переговорах:

Используя методику четырех «P» и «F» рассмотрим основанные виды PR-мероприятий подробнее.

Мероприятия для СМИ.

К таковым помимо обязательной текущей и регулярной работы со СМИ посредством рассылки пресс-релизов, ответов на запросы, личных контактов и контактов по телефону можно отнести: пресс-конференции, брифинги, встречи со СМИ, бизнес-ланчи, бизнес-ужины, презентации для СМИ, встречи СМИ с руководителями фирмы, интервью, экскурсии по организации, специальные мероприятия для СМИ (выезд на объект) и т. д.

Место. Для проведения таких мероприятий используются:

а) собственные помещения фирмы-организатора;

б) помещения информагентства;

в) арендуемые помещения (в гостинице, бизнес-центре);

г) места на открытом воздухе (выезд прессы на объект, экскурсия, поездка за город, на загородную базу организации).

В соответствии с программой мероприятия требуется:

§ достаточно места в основном помещении и наличие дополнительных, вспомогательных помещений;

§ техническое оснащение или возможность установить требуемое техническое оборудование.

Реклама и информирование. Оповещение о мероприятии может происходить путем:

§ рассылки информации о мероприятии по электронной почте или по факсу (в газеты, журналы, электронные СМИ, информагентства);

§ помещения рекламы о мероприятии в печати;

§ личных (телефонных) контактов с журналистами.

Иногда для последующей регистрации на пресс-конференции или другом мероприятии и для работы с журналистами необходимо получить подтверждение о присутствии со стороны приглашенных СМИ.

Представление информации. Заранее готовится программа мероприятия для СМИ: определяется время его начала, продолжительность, порядок выступлений, время для ответов на вопросы, а также для фуршета и других дополнительных элементов программы. Если предполагается выезд за пределы основного места (здания фирмы, информагентства), то в программе учитывается время перемещения и обеспечения мероприятия, возможный транспорт, необходимый для переезда.

Персонал. Прежде всего, это участники основного мероприятия со стороны фирмы — руководители, другие выступающие, а также технический персонал — сотрудники, регистрирующие представителей СМИ, те, кто проводит прибывающих представителей СМИ до помещения, в котором проходит мероприятие (если возникает такая необходимость), лица, отвечающие за транспорт и за основную и дополнительную программу мероприятия (информационная и культурная часть).

Действия после мероприятия. Если ожидаются публикации о мероприятии, то PR-специалист может связаться по телефону или электронной почте с журналистами для уточнения информации, сообщенной фирмой на мероприятии (точные цитаты, дополнительные данные, согласование текста статьи по желанию журналиста).

Если целью мероприятия было поддержание или развитие отношений, то можно отправить благодарственные письма за участие в мероприятии или выразить благодарность по телефону, а также закрепить неформальные контакты с представителями СМИ.

Презентация продуктов или услуг.

Место. «Привязки» к конкретному месту у такой презентации нет, это может происходить, например:

– в офисе (торговой точке) фирмы;

– в торговой точке другой фирмы (розничного продавца);

– на нейтральной площадке (в выставочном павильоне во время выставки);

– на открытом воздухе (во время фестиваля, гуляний, праздника, карнавала).

Реклама и информирование. Ввиду того, что такое мероприятие носит явно выраженный «пропагандистский» характер (реклама товара) и адресовано чаще всего широкой аудитории, которую может заинтересовать данный товар (услуга), то путем предварительного информирования целевой аудитории можно добиться более высокой доли целевой аудитории и лиц, уже заинтересованных в данном товаре (услуге), чем при обращении к случайной аудитории. Такое информирование может производиться методом рассылки приглашений, информирования в прессе (рекламные модули и статьи), на радио и ТВ. При этом упоминание факторов УТП (уникального торгового предложения) повышает уровень заинтересованности аудитории в данной информации.

Представление информации. Презентация товаров и услуг требует репетиции, желательно в месте проведения мероприятия, подготовки участников (инструктаж), знания всеми участниками конечной цели презентации (увеличение объемов реализации, повышение осведомленности о торговой марке или об отличии данного продукта / услуги от аналогичных продуктов конкурентов и т. д.).

Персонал. В зависимости от программы презентации товаров и услуг к нему можно отнести:

а) участников презентации — как сотрудников фирмы, так и привлеченных лиц (например, «модели» на презентации новой марки автомашины или специально приглашенные ведущие на презентации);

б) технический и вспомогательный персонал;

в) первых лиц фирмы и приглашенных VIP-лиц, участвующих в церемонии открытия презентации или какого-либо важного ее этапа.

Действия после мероприятия. Гости и посетители презентации, в зависимости от представленного товара или услуги, должны уходить с мероприятия либо имея представление, где и как они могут купить товар или воспользоваться услугой, либо зная, куда и к кому им обратиться за разъяснениями в отношении товара. Следовательно, те представители фирмы, которые отвечают за работу с клиентами, должны быть готовы к обращениям клиентов. Этой же цели служит распространение раздаточных материалов среди посетителей презентации и / или сбор информации о них самих (сбор визиток, регистрация, конкурс / викторина среди посетителей со сбором информации о них).

Дата добавления: 2015-06-04