Организация кофе-брейков и питания при переговорах

На что обратить внимание при организации переговоров

Организация переговоров, конференции

Проведение деловых переговоров в официальной обстановке может происходить как в офисе компании, так и в специально арендованном конференц-зале. Некоторые деловые переговоры принято проводить в торжественной обстановке, и для этого даже возможна аренда залов дворцов.

Залогом успеха в проведении переговоров является правильная подготовка помещения. В таком помещении должны быть организованы рабочие места, на столах лежать чистая бумага, в зале для переговоров не должно содержаться ничего лишнего, что смогло бы отвлекать внимание участников.

Далее следует попробовать проанализировать проблемы, которые будут решаться в процессе проведения переговоров. Это нужно для того, чтобы определить возможные варианты решения проблем, и подготовить необходимые материалы и документы.

1. Правильный подбор помещения, и его техническая подготовка;
2. Организация выездного обслуживания для участников переговоров (кофе-брейки, банкеты, фуршеты);
3. Документальное сопровождение переговоров (распечатка материалов для переговоров, подготовка документов)

Что такое кофе-брейк?

Кофе-брейк (от англ. Coffee break) - короткий перерыв, своеобразный мини-фуршет во время научной конференции или многочасового совещания, какого-то корпоративного мероприятия. Традиция проведения такого вкусного перерыва пришла в Россию с Запада. Обычно время проведения кофе-брейка строго регламентировано - от пятнадцати-двадцати минут до получаса. Заранее в фойе или отдельной комнате накрывают столы с чашками для чая и кофе, расставляют чайники с горячей водой или кулеры, подают к напиткам сладости, свежую выпечку, сахар, сливки, молоко, конфеты, печенье или бутерброды, тартинки, канапе.

Обычно в такие короткие паузы не подают алкоголь, поскольку кофе-брейк прерывает деловое совещание, однако для некоторых мероприятий делают исключение.

Как вести себя в кофе-паузе?

Поскольку главной целью кофе-брейка является лёгкий перекус, короткий отдых и неформальное общение, строго регламентированных именных мест вокруг стола не предусматривается. Стулья на таком мероприятии обычно не ставят, так же, как и на фуршете, едят стоя, самостоятельно наливая себе напитки и выбирая вкусные дополнения к ним. Правила поведения в кофе-паузах подчиняются общим нормам уважения к окружающим и культуре потребления пищи.

Слишком короткий перерыв «грешит» большим количеством опоздавших, продолжающих общение за рамками основного регламента мероприятия, длинный кофе-брейк - расслабляет и нарушает концентрацию внимания. Потому одним из главных правил поведения является строгое соблюдение регламента и пунктуальность участников: после кофе-брейка важно без опозданий занять свое место на конференции или семинаре.

Дата добавления: 2015-07-02