Распределение ролей

Воздействие

Было бы разумно разделить все визуальные средства на три категории:

• поясняющие;
• подтверждающие;
• оказывающие воздействие.

Вы используете поясняющие визуальные средства с самого начала. Это как раз то, без чего вы не сможете обойтись - есть вещи, которые невозможно объяснить словами, но легко сделать это с помощью картинки, диаграммы или модели.

Когда вы обдумывали структуру выступлений и размышляли о кривой внимания, вы начали поиск подтверждающих визуальных средств. Они не являлись структурной необходимостью, но они привносили зрительную очевидность, подкрепляли ваши аргументы, помогали повысить интерес в тот момент, когда он понижался.

Воздействующие на аудиторию визуальные средства - это как раз то, о чем чаще всего забывают. Они легко определяются вопросом: "Какие изображения нам хотелось бы запечатлеть в памяти слушателей?" Вполне возможно, что это будут изображения, которые уже использовались для объяснения или подтверждения, но вполне возможно, что и нет. Их следует хорошенько продумать и затем разместить в ключевых позициях (часто это начало и конец встречи) и, возможно, выставить на обозрение в течение ближайшего перерыва.

Есть старая английская пословица: "Я услышал и забыл, я увидел и запомнил, я сделал и понял". Аудитория на презентации вряд ли много сделает и поймет, но очень многое будет услышано и забыто. И тем не менее она запомнит то, что увидит. Вы должны быть уверены, что аудитория увидит все, что должна запомнить.

Понятие "воздействие" включает в себя приемы и способы, призванные разбудить аудиторию, удивить ее и сделать более внимательной и восприимчивой. Самый лучший coup de theatre (фр. - сценический эффект), который я знаю, был использован на лекции о войне для армейских офицеров. Ведущий объявил тему, положил на стол маленькую петарду и достал коробок спичек. Пока он открывал коробок, его помощник устроил огромный ярко-красный фейерверк за спиной у аудитории. Слушатели, все как один, подскочили, и тройная неожиданность происшедшего (неожиданность момента, неожиданность места, неожиданность силы) навсегда осталась в их памяти.

ВОЗДЕЙСТВИЕ

Кто должен вести презентацию? Должен ли это быть один человек или несколько? В целом я за разнообразие, если только в нем есть немного логики. Если аудитория не может понять, почему Петров должен на этом этапе сменить Иванова, то было бы лучше, чтобы все полностью сделал Иванов; но если слушателям понятно, что сейчас мы вступили в сферу, где у Петрова больше знаний и умений, а то и опыта или авторитета, то это просто чудесно.

Более щекотливым вопросом на больших презентациях, в частности если она запланирована как презентация с одним ведущим, является следующий: "Что случается, если самый старший ведущий и в подметки не годится более молодому члену команды?" Моя личная точка зрения такова, что провести презентацию должен лучший ведущий, но более старший должен начать знакомство кратким вступительным словом и подвести итог кратким отчетом о выполненном. Если презентация важна, то все люди, вносящие в нее значительный вклад, должны иметь дублеров. А главный ведущий в особенности. Роль дублера трудно переоценить. Дублер:

• может обеспечить дополнительную проверку всех сценических и визуальных деталей;
• может обсудить с ведущим возможности улучшения выступления;
• часто предотвращает провал, обнаруживая, что забыто что-то из реквизита или нарушен порядок слайдов.

Сознание того, что он должен будет делать все сам в случае болезни ведущего, обострит наблюдательность и реакцию дублера просто потрясающим образом. (Хитрые ведущие иногда жалуются своим дублерам на сильную головную боль и озноб вечером накануне презентации.)

Если вы отвечаете за всю презентацию в целом, и особенно если это большая презентация, то самым неблагоразумным будет делать все одному. Кроме того факта, что вам и так придется делать очень много, есть еще и другая причина. Кто-то должен все время обдумывать, улучшать, оценивать и критиковать презентацию исключительно с позиции зрителя. Любой участник презентации будет хотя бы частично озабочен своим собственным выступлением и, более того, его "эго" сделает для него невозможной абсолютную беспристрастность в вопросе, не его ли фрагмент следует опустить в данной презентации.

Так что если вы участвуете в презентации, то вам гораздо труднее проводить результативную критику и давать советы другим - и у вас, и у них будет чувство, что вы критикуете их из зависти. Если это чувство не смягчит вашу критику, то усилит сопротивление партнеров. В любом случае это ухудшит эффективность презентации.

Последний и наиболее важный принцип на всех стадиях планирования: никогда не рассчитывайте на то, что аудитория будет заинтересована в теме вашей презентации. Считайте, что они будут нейтральны - не заинтересованными, не скучающими, но вполне способными стать теми или другими. Если вы не потратите свое время и мысли на главную проблему - сохранение их заинтересованности, - они могут запросто впасть в скуку, что само по себе уже не так далеко от обиды.

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ

1 Проработайте весь проект презентации в поисках моментов, где интерес понижается.
2 Выявите объяснения или аргументы, которые слишком длинны или сложны, и упростите их.
3 Обдумайте пути варьирования структуры выступлений.
4 Убедитесь, что все изменения, которые вы вносите, чтобы повысить интерес, имеют отношение к предмету беседы.
5 Делайте разделы достаточно короткими, чтобы увеличить период повышенного внимания аудитории.
6 Убедитесь, что каждый раздел заканчивается важным сообщением.
7 Позаботьтесь, чтобы аудитория знала, что будет дальше.
8 Постарайтесь вовлечь аудиторию в процесс выступления.
9 Решите, что нужно запомнить слушателям, и придумайте, что сделать, чтобы они действительно это не забыли.
10 Определите, кто будет вести презентацию, представляя для аудитории разнообразные, но логичные взгляды.

ТЕМЫ ДЛЯ РАЗМЫШЛЕНИЙ

1 Обдумайте яркие моменты из виденных вами презентаций, которые вы можете припомнить. Что делает их запоминающимися?
2 Насколько глубоко вы, поставив себя на место зрителя, способны погрузиться в содержание презентации, прежде чем начнете думать о перерыве на кофе?
3 Считаете ли вы, что устная презентация более интересна, чем письменная? Если да, можете ли вы сказать, почему?
4 Какую последнюю смешную шутку вы слышали на презентации? Помните ли вы, на какую тему говорил выступающий?
5 Что, по-вашему, является индикатором того, что внимание аудитории начинает рассеиваться?

Глава III
План действий

В общем-то составлять план действий не так уж необходимо - и так очевидно, что должно быть сделано. Более того, большое число презентаций планируется за меньшее время, чем было намечено, а некоторые создавались в течение всего одного или двух дней и при этом имели грандиозный успех.

Тем не менее за эти годы я осознал, что определенные ключевые собрания по подготовке нельзя пропускать, так как если вы пропустите хотя бы одно, то шансы на успех заметно снижаются. Короткая и несложная презентация с опытным ведущим может допустить совмещение двух собраний в одном, но все равно должны быть пройдены все этапы. Так что, мне кажется, лучше перечислить все собрания, которые в идеальном мире должны предшествовать презентации. Их всего семь.

Дата добавления: 2015-06-27