ЛЕКЦИЯ 2. Документальное оформление хозяйственных операций

Слово "документ" происходит от латинского documentum - доказательство. Под термином "документ" следует понимать письменное доказательство, свидетельство.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т.ч. в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Согласно ГОСТ Р 51141-98 документом на машинном носителе является документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Законом о бухгалтерском учете установлено, что организация обязана изготавливать за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Обратите внимание! Составление и хранение первичных документов на машинных носителях следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". ЭЦП является аналогом собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении условий, установленных п. 1 ст. 4 вышеназванного Закона:

1) сертификат ключа подписи действует на момент подписания электронного документа;

2) подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

3) электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Документ получает статус официального, если создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98). Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299, который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов. Требования к составу реквизитов документов, к оформлению их реквизитов, а также к бланкам документов содержатся в Государственном стандарте "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-2003), принятом и введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции. Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация - одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, когда все записи производятся только на основании полноценных документов.

Существует понятие "классификация бухгалтерских документов" - их группировка по определенным признакам с целью изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки. Группировка документов по перечисленным признакам приведена в табл. 3.

Таблица 3

Группировка документов по признакам

Признак	Виды документов
Назначение документа	Распорядительные; оправдательные; комбинированные; документы учетного оформления
Порядок составления	Первичные; сводные
Порядок отражения хозяйственных операций	Разовые; накопительные
Место составления	Внутренние; внешние
Качественные признаки	Полноценные; неполноценные

Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. К ним относятся приказы, распоряжения и т.п. (например, приказы на назначение и выплату премий, на направление работника в командировку). Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для отражения их в учете. К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправдательные документы. Но если оправдательный документ составлен по операции, совершенной на основании распорядительного документа, хозяйственная операция отражается при наличии двух документов (распорядительного и оправдательного). Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию организации оправдательные документы вместе с авансовым отчетом (служебное задание с отметкой о его выполнении, командировочное удостоверение, авиабилеты, счет на проживание в гостинице и др.). Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. При этом приказ на командировку и служебное задание принимаются бухгалтером к учету, если они составлены по унифицированным формам.

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. Они являются основанием для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемо-сдаточные акты и проч.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные кассовые и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы, либо главный бухгалтер разрешил внести денежные средства в кассу) и оправдательными (денежные средства получены из кассы либо внесены в кассу) документами. Авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет, т.е. разрешает возместить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, т.к. расходы по командировке отражаются по одной статье расходов).

Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. К ним относятся распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и т.д. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и проч.

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа можно считать началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичные документы - это приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и проч.

Сводные документы составляются на основании первичных. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Их применение позволяет уменьшить количество записей на счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов и др.

Разовые документы отражают одну или несколько хозяйственных операций и составляются единовременно в один прием. Они оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. К ним относятся накладные, требования, приемо-сдаточные акты, приходные и расходные кассовые ордера.

Накопительные документы составляются постепенно в течение определенного временного периода. В них отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Их применение сокращает количество документов и учетных записей, т.к. один накопительный документ заменяет несколько разовых.

Внутренние документы составляются в данной организации.

Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и проч.).

Полноценным является документ, составленный по установленной форме, имеющий все обязательные реквизиты и правильно отражающий действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.

1.6. Требования к оформлению документов

Закон о бухгалтерском учете содержит требование оформлять все хозяйственные операции первичными документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России и публикуемым в виде альбомов унифицированных форм. Организация вправе дорабатывать унифицированные формы, включать в них дополнительные сведения, изменять их внешний вид. Не разрешается исключать из формы установленные сведения и показатели. Нельзя вносить изменения в кассовые формы. Если у организации отсутствуют какие-либо показатели, приведенные в унифицированной форме, в соответствующих полях (ячейках) ставят прочерки. Порядок применения унифицированных форм установлен Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации".

Организация может разработать формы самостоятельно или использовать ведомственные, типовые, иные формы в случаях, когда необходимой формы нет в альбомах. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

1) форма должна быть утверждена приказом руководителя организации в составе бухгалтерской учетной политики;

2) форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- код формы документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц;

- расшифровки подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за их своевременное и качественное оформление, а также достоверность содержащихся в них данных. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером (либо уполномоченными ими лицами).

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, которыми оформляются финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры, договоры по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации. В таком случае руководитель несет всю полноту ответственности за последствия их осуществления и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Если документ подписывает лицо, не обладающее соответствующими полномочиями, такой документ считается составленным от имени этого лица, а не от имени организации. Данное лицо будет полностью нести ответственность за последствия по совершенной операции, оформленной этим документом. Однако руководитель организации может одобрить совершенную сделку.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации, компьютерным способом, другими средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, поскольку документы хранятся в архиве определенное время и записи в них должны хорошо читаться.

Все строки первичного документа, которые могут быть заполнены, не должны оставаться свободными. Свободные же строки прочеркиваются.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими их. Не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или цифру надо аккуратно зачеркнуть и над зачеркнутым сделать правильную запись. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом с исправлением надо написать "Исправлено" и указать дату внесения исправлений. Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Это может быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штампа "Погашено" и т.п.

На всех документах, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

1.7. Документооборот

По окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в архиве организации. Архив организации - это совокупность документов, относящихся к ее деятельности. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Документооборот в бухгалтерском учете организации включает:

1) все стадии движения первичных документов:

- создание или получение от других организаций первичных документов;

- принятие к учету первичных документов;

- обработку первичных документов;

- передачу в архив принятых к учету и обработанных документов;

2) движение учетных регистров, сформированных по первичным документам: от составления до сдачи в архив;

3) движение форм бухгалтерской отчетности (внутренней и внешней): составление, представление пользователям, сдача в архив;

4) движение форм налоговой отчетности: составление, представление пользователям, сдача в архив;

5) движение форм статистической отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета: составление, представление пользователям, сдача в архив.

Организация документооборота подразумевает:

- разработку форм первичных документов в случаях, когда нет аналогичных унифицированных форм;

- доработку унифицированных форм (при необходимости);

- разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности;

- создание графика документооборота;

- определение механизма принятия документов к учету;

- выбор системы обработки документов;

- порядок хранения и уничтожения документов.

В бухгалтерской учетной политике организации обязательно должен быть график (план) документооборота. Работу по его составлению организует главный бухгалтер. Утверждает график руководитель организации.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в Приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105.

Каждому исполнителю вручают выписку из графика, где перечислены документы, оформленные исполнителем, указаны сроки их составления и представления в другие подразделения организации. Работники организации создают и представляют документы в соответствии с полученным графиком.

1.8. Сроки хранения документов

Порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организаций (независимо от форм собственности) и предпринимателей регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ). Сроки хранения документов, которые образуются в хозяйственной деятельности, устанавливаются Министерством культуры РФ, Законом о бухгалтерском учете и Налоговым кодексом РФ. Если названными документами установлены разные сроки, для хранения документов используется максимальный из них.

Налоговый кодекс РФ устанавливает срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату (удержание) налогов, - четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23). Он является обязательным для налогоплательщиков и налоговых агентов.

Минимальный срок хранения бухгалтерских и финансовых документов для организаций установлен ст. 17 Закона о бухгалтерском учете. Согласно этому Закону документы должны храниться по правилам российского архивного дела, но не менее пяти лет.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Перечень состоит из 12 разделов. Наименование видов документов приводится в перечнях обобщенно.

Сроки хранения документов по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности установлены в подразделе 4.1. Например, годовая бухгалтерская отчетность должна храниться в организации постоянно, квартальная - пять лет, месячная - один год. В течение пяти лет должны храниться документы учетной политики, в т.ч. рабочий план счетов, регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы с приложениями, документы о взаимных расчетах между организациями (акты, сведения, справки, переписка).

Длительные сроки хранения установлены для документов, касающихся учета труда и заработной платы работников. Так, реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые карточки и счета работников, трудовые договоры, заявления работников о согласии на обработку персональных данных, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним и др. надо хранить 75 лет. При ликвидации организации указанные документы сдаются в муниципальный архив.

1.9. Формирование архива. Уничтожение документов

Единых обязательных правил формирования архивов в организациях в настоящее время нет. Единственным нормативно-методическим документом являются Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила). Организации самостоятельно разрабатывают порядок документооборота. При формировании архивных дел можно взять за основу формы документов, приведенных в Основных правилах.

По истечении установленных сроков хранения документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период инвентаризации. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.

Документы уничтожаются в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта есть в Основных правилах. В акт можно включать только дела, по которым срок хранения истек к 1 января года, когда составляется акт. Документы, включенные в акт, подлежат обязательному уничтожению. Их нельзя использовать в хозяйственных целях. Документы можно разорвать, отправить в бумагоуничтожитель, передать в котельную для сжигания, сдать в специализированную организацию по переработке вторсырья. По факту физического уничтожения документов экспертная комиссия составляет еще один акт. Ниже приведена его примерная форма (см. рис. 2).

Форма акта об уничтожении документов,

срок хранения которых истек

ООО "Лесторг"

Дата: "10" февраля 2011 г. г. Сосновоборск

Акт

об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Экспертная комиссия в составе:

коммерческого директора В.В. Мягкова (председатель комиссии), заместителя главного бухгалтера А.Л. Кольцовой (заместитель председателя комиссии), начальника хозяйственного управления И.В. Сорокина (член комиссии), референта Т.С. Паниной (член комиссии)

составила настоящий Акт о том, что согласно описи, утвержденной Актом от 10.02.2011 N 1, были уничтожены документы, срок хранения которых истек, путем сжигания в котельной ЗАО "Энергетик" в присутствии членов комиссии.

Документы для сжигания переданы по накладной от 10.02.2010 N 48 (прилагается).

Факт сжигания подтверждается Актом об оказанных услугах от 10.02.2010 N 115 (прилагается).

Председатель комиссии ___________________ В.В. Мягков

Зам. председателя комиссии ______________ А.Л. Кольцова

Члены комиссии:

_______________ И.В. Сорокин

_______________ Т.С. Панина

Рис. 2

Обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения закреплена в ст. 17 Закона N 125-ФЗ. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Дата добавления: 2015-06-27