Специальные мероприятия и их освещение в средствах массовой информации

Многие предприятия и организации (особенно крупные) регуляр­но проводят различные мероприятия, специально не предназначен­ные для представителей СМИ:

«деловые встречи;

«круглые столы;

«приемы;

«дни открытых дверей;

«экскурсии по своей территории;

«званые обеды и ужины;

«юбилеи и др.

Однако присутствие журналистов и репортеров на подобных ме­роприятиях может принести ощутимую пользу компании, если со­бранная ими информация используется для расширения позитивных связей организации с различными категориями ее общественности, способствует укреплению делового имиджа фирмы или активно ис­пользуется в рекламных целях.

Приняв решение при гласить представителей СМИ на одно из на­званных мероприятий, руководство компании должно обеспечить им все необходимые условия для эффективной работы. Прежде всего следует назначить ответственного за работу с приглашенными жур­налистами и репортерами — как правило, это достаточно квалифи­цированный и опытный сотрудник собственной службы по связям с общественностью.

Если событие, которое должно быть освещено в СМИ, представ­ляет собой сложную техническую, научную или производственную проблему, то целесообразно и даже необходимо провести предвари­тельный брифинг для журналистов и репортеров с обязательным разъяснением основополагающих вопросов поданной проблеме.

Ответственный за работу с представителями СМИ должен обес­печить их информационно-рекламными материалами, помогающи­ми им в работе (программа мероприятия, пресс-релизы, фотографии, рекламные буклеты, каталоги и др.).

Многие крупные и известные компании организуют экскурсии по своей территории для привлечения внимания потенциальных де­ловых партнеров, будущих возможных инвесторов и (особенно) по-

Купателей своей продукции. В этих случаях для освещения данного '•' события также привлекаются представители различных СМИ. В за­висимости от особенностей предприятия или организации, прини-I, мающей посетителей, состава делегации, желающей увидеть тот или "' иной объект, целей экскурсии, ее маршруга и продолжительности вы­страивается система обеспечения безопасности и зашиты коммерчес--,,кой тайны предприятия или организации.

_t При подготовке посещения каких-либо объектов на территории ^'предприятия или организации представителями деловых партнеров И СМИ необходимо тщательно разрабатывать маршрут передвиже-' ния групп экскурсантов, стремясь к тому, чтобы в поле зрения посе-> тителей не попадали по возможности объекты, которые:

• могут вызвать повышенный интерес конкурирующих фирм и
соответствующую утечку конфиденциальной информации, относя­
щейся к категории коммерческой тайны предприятия;

• являются уязвимыми с точки зрения безопасности предприя­
тия или организации (технической, пожарной, экологической и др.);

• находятся в стадии незавершенного строительства и могут пред­
ставлять опасность для посещающих;

• имеют неприглядный и заброшенный вид (свалки промышлен-
,-Ных отходов, объекты, предназначенные под снос, и др.);

• не имеют непосредственного отношения к цели посещения ком-
, Панин деловыми партнерами и представителями СМИ,

В ходе самого мероприятия и особенно после его окончания Организаторы должны обеспечить представителей СМИ специаль­но оборудованным местом для работы, необходимой оргтехникой и средствами оперативной связи.

Для оценки целесообразности приглашения представителей тех

Или иных СМИ на подобные мероприятия в будущем специалистам

Внутрифирменной службы по связям с общественностью весьма по-

•Лезно отслеживать появляющиеся публикации, репортажи и сюжеты

О мероприятии, проведенном компанией.

_г, 3.8. Пресс-релизы, их назначение

и особенности распространения

-,_t В совокупности разнообразных информационных материалов, Передаваемых внутрифирменной службой по связям с общественно­стью представителям различных СМИ, особое место занимают пресс-изы.

Основными целями написания пресс-релиза могут быть: t передача информации о произошедших или предстоящих собы-х в жизни компании, представляющих определенный обществен-

ный интерес (освоение новой продукции или технологии, измене­ния в руководстве компании, торжественная дата или юбилей и др.);» разъяснение необходимости и сущности отдельных решений руководства компании (расширение или сокращение производства, изменение ценовой или тарифной политики, выход на новые рынки

и др.);

«краткое изложение речи или доклада официального лица на предстоящем мероприятии по поводу определенного события в жиз­ни компании или ее общественности (презентации, выставки, тор­жественной церемонии открытия какого-либо объекта и др.).

Отправка пресс-релиза адресату может быть осуществлена обыч­ной почтой, курьером компании, специальным посыльным и т. п. Для более оперативной передачи информации могут быть исполь­зованы каналы телеграфной, телетайпной, телефаксной и компью­терной связи.

Пресс-релизы могут направляться в различные СМ И: газеты, жур­налы, радиостанции, телевизионные компании и др. Крупные пред­приятия и организации направляют пресс-релизы в десятки адресов. Для этого им приходится составлять и периодически обновлять спис­ки адресатов — получателей пресс-релизов. Названные списки для удобства работы с ними могут быть систематизированы по видам по­лучающих пресс-релизы СМИ, регионам распространения сведений и типам пресс-релизов.

В промышленно развитых странах высокий уровень информаци­онного обмена между компаниями и различными категориями об­щественности способствовал возникновению посреднических фирм, занимающихся распространением пресс-релизов. В отдельных слу­чаях отечественные предприятия и организации при подготовке и рас­пространении пресс-релизов также пользуются услугами специали­зированных посреднических фирм и независимых информационных агентств. Пресс-релиз, распространенный подобным способом, дол­жен иметь соответствующую пометку для того, чтобы его получатель точно знал, к кому он может обратиться за дополнительной инфор­мацией и разъяснением.

Подготовленный к отправке пресс-релиз обычно подписывается руководителем пресс-центра компании или специально назначенным ответственным за связь с прессой. В некоторых случаях на пресс-ре­лизе могут дополнительно стоять подписи ведущих специалистов и руководителей компании.

Перед отправкой пресс-релиза адресату необходимо точно опре­делить приемлемую для компании дату его публикации и проставить

I соответствующую отметку на самом документе. Это особенно важно Сделать в том случае, если публикация пресс-релиза должна быть при-;, урочена к какому-либо крупному, знаменательному событию в жиз­ни компании или отдельных категорий ее общественности.

Специалисты внутрифирменных служб по связям с обществен-_v ностью должны передавать для распространения полный текст под­готовленного ими пресс-релиза, учитывая при этом возможность пуб-*' ликации лишь его части или варианта, сокращенного редакторами I СМИ. В подобных случаях необходимо контролировать обязатель-< Ное сохранение в сокращенном варианте пресс-релиза его основного, смысла, а также соблюдение точности комментариев и пояснений к опубликованной информации.

; В некоторых случаях специалисты службы по связям с обществен­ностью предприятия или организации готовят специальные пресс-•'релизы, предназначенные для распространения внутри компании. Ориентация на собственных рабочих и служащих как главных потре­бителей информации, содержащейся в таком пресс-релизе, позволяет его авторам делать некоторые отступления от общепринятых правил Написания и распространения подобных документов.

Дата добавления: 2017-01-14