Допустимые типы полей в Access2000

Описание структуры таблицы и других ее характеристик

Создание таблиц

Создание новой базы данных

Если вы создаете новую базу данных, то надо после запуска Access выбрать позиции меню Файл/Создать базу данных и в появившемся окне “Создание” выбрать позицию “База данных” (рис. 1.1)

Рис. 1.1. Создание новой базы данных (экран 1)

В появившемся окне “Файл новой базы данных” (рис. 1.2) надо задать имя создаваемого файла БД и определить место, где он будет храниться, после чего, нажать кнопку “Создать”. В нашем примере для файла базы данных задано имя «Демонстрационная» и он хранится в папке «Базы данных»

Рис. 1.2. Создание новой базы данных (экран 2 - задание имени базы дан-ных)

После выполнения этих шагов появится экран “[название]:база данных” (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Начальный вид окна базы данных

Далее в этой главе мы будем рассматривать только те вопросы, ко-торые традиционно относятся к созданию баз данных, а именно созда-ние таблиц и установление связей между ними.

Создание базы данных начинается с создания таблиц, в которых и хранится информация о предметной области. База данных обычно вклю-чает несколько взаимосвязанных таблиц. Для создания новой таблицы в окне “ Базы данных ” надо выбрать закладку “Таблица” и нажать кноп-ку “Создать”, в результате чего появится окно “Новая таблица”.

Рис. 1.4. Выбор способа создания таблицы

Создать таблицу можно в разных режимах: режиме таблицы, кон-структора, мастера таблиц, импорта таблиц и связи с таблицами. Начнем рассмотрение возможностей создания таблиц с режима конструктора, как наиболее часто используемого. Для этого в появившемся окне выбе-рите режим создания нового объекта – “ Конструктор ”.

После чего появится окно для описания структуры таблицы и дру-гих ее характеристик (рис.1.5).

Рис. 1.5. Вид экрана при описании таблицы

В табличной форме надо последовательно описать все поля созда-ваемой таблицы. Сначала задается имя поля. Access допускает задание длинных имен с пробелами на русском языке.

В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей:

• имя должно содержать не более 64 символов;

• имя может включать любую комбинацию букв, цифр, про-белов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (`) и прямых скобок ([ ]);

• имя не должно начинаться с символа пробела;

• имя не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31).

Хотя пробелы внутри имен полей и являются допустимыми, они могут при некоторых обстоятельствах вызывать конфликты при работе с

другими системами. Поэтому их не рекомендуется использовать.1 Во-обще к заданию длинных имен на русском языке надо относиться с ос-торожностью, особенно, если есть вероятность, что создаваемое прило-жение будет в дальнейшем использоваться в распределенных гетероген-ных системах.

При задании имен не допускайте их совпадения с зарезервирован-ными словами. Например, не следует давать полю имя Count, Name и т. п.

Имя поля должно быть уникальным в пределах таблицы. И хотя система не запрещает использование одинаковых имен полей в разных таблицах, избегайте использования одинаковых имен для обозначения разных по смыслу атрибутов. Имя должно быть понятно не только в контексте данной конкретной таблицы. Так, например, если в таблице “СОТРУДНИК” есть поле “Код”, и такое же поле есть в таблице “КА-ФЕДРА”, то в первом случае это будет код сотрудника, а во втором – код кафедры. Многие системы (и Access в том числе) автоматически связывают таблицы по полям, которые имеют одинаковые имя, тип и длину. Если имена даны непродуманно, то могут либо возникнуть не-правильные связи, либо процесс задания связей будет несколько слож-нее, чем при правильном задании имен.

После задания имени надо выбрать тип поля. Если щелкнуть мышкой по свободной ячейке графы “Тип поля”, то высветится список допустимых типов полей (см. Рис. 1.5 ), из которого и следует выбрать подходящий для описываемого поля тип. Имя и тип поля должны зада-ваться обязательно. Графа “Описание” может не заполняться. Эта графа используется в целях документирования проекта.

Допустимые типы полей в Access2000 и их краткая характеристи-ка приведены в таблице 1.1.

1 В данном учебном пособии длинные имена с пробелами даются исключительно с целью достижения большей наглядности излагаемого материала.

Таблица 1.1
Тип данных	Содержимое поля	Размер
Текстовый	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов, коды и т. п...	Максимальное число символов – 255.
Поле МЕМО	Длинный текст или комбинация текста и чисел.	До 65535 симво-лов.
Числовой	Числовые данные, используемые для проведения расчетов.	1, 2, 4 или 8 байт
Дата/время	Даты и время, относящиеся к го-дам с 100 по 9999 включительно.	8 байт.
Денежный	Специальный формат для пред-ставления числовых данных. Точность – до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.	8 байт
Счетчик	Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случай-ные числа, автоматически вво-дящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.	4 байт
Логический	Поля, которые могут содержать одно из двух возможных значе-ний (True/False, Да/Нет).	1 бит
Поле объекта OLE	Объект, связанный или внедрен-ный в таблицу Microsoft Access.	До 1 Гбайт (огра-ничивается объе-мом диска).
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст – текст, выво-димый в поле или в элементе управления; адрес – путь к файлу (в формате пути UNC) или стра-нице (адрес URL) дополнитель-ный адрес – смещение внутри файла или страницы.	Каждая из трех частей в типе Ги-перссылка может содержать до 2048 символов.

В списке допустимых типов полей (см. Рис. 1.5) имеется строка “ Мастер подстановок ”. При его использовании можно создать поле, содержание которого формируется путем выбора значений из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таб-лицы/запроса. Если источником для подстановки выбран столбец другой

таблицы, то тип и длина поля, созданного таким способом, будет опре-деляться типом и длиной элементов, служащих источником для подста-новки значений.

Выбор типа поля является важным шагом при проектировании БД. Принятое решение оказывает влияние на выполняемый при вводе кон-троль правильности данных, на допустимые операции над данными и особенности их выполнения, требуемый объем памяти, скорость выпол-нения операций, совместимость разных частей БД при работе в гетеро-генной среде.

Предположим, что мы создаем таблицу, содержащую сведения о профессорско-преподавательском составе. Состав и тип полей создавае-мой таблицы представлены на рис. 1.6.

Рис. 1.6. Состав полей таблицы "СОТРУДНИК"

Введите описания всех полей.

Обратим внимание на поле «Должность». Для выбранной катего-рии сотрудников имеется всего четыре возможные должности: асси-стент, старший преподаватель, доцент и профессор. Хорошо было бы заменить ввод этих значений выбором их из списка. В ранних версиях Access задавать домен (либо путем прямого ввода списка значений, либо путем связи с файлом подстановки) можно было только при создании запроса или экранной формы. В последних версиях (начиная с Access’7) стало возможным задать его и при описании таблицы.

Используем “ Мастер подстановок ” при определении типа данных поля “Должность”,

Для этого можно либо при выборе типа указать “ Мастер подста-новок ” (см. последнюю строку в ниспадающем списке типов полей на рис. 1.5), либо выбрать позицию “ Поле подстановки ” в меню “ Встав-ка ”.

Последовательность шагов при создании поля подстановки изо-бражены на рис 1.7-1.9. При создании поля с помощью мастера подста-новок имя поля можно не задавать, а сразу перейти к столбцу “Тип дан-ных” и выбрать в списке строку “ Мастер подстановок ”. Имя поля бу-дет задано позже в процессе создания поля с помощью мастера.

Рис. 1.7. Создание столбца подстановки. Начальный экран

Так как список создаваемый в рассматриваемом случае короткий и стабильный, то создадим столбец подстановки с фиксированным набо-ром значений (рис. 1.7). В появившемся далее окне введем требуемые значения (рис. 1.8).

Рис. 1.8. Создание столбца подстановки. Столбец с введенным списком значений

Далее зададим имя этого поля (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Создание столбца подстановки. Задание имени столбца

При создании поля таким способом его тип будет “текстовый” и длина – 50. После создания поля с использованием мастера подстановок с фиксированным набором значений его тип и длину можно скорректи-ровать.

При вводе данных в таблицу значения полей подстановки можно не вводить с клавиатуры, а выбирать из заданного списка. Чтобы нельзя было ввести значения, отсутствующие в списке, надо в свойствах поля на вкладке “ Подстановка ” в позиции “ Ограничиться списком ” задать значение “ Да ”. В этом случае использование поля подстановки обеспе-чит не только более эффективный ввод данных, но и более жесткий кон-троль целостности базы данных.

Если число значений поля подстановки достаточно велико, и они могут меняться со временем, то следует использовать вторую альтерна-тиву – использовать значения из другой таблицы/запроса (рис. 1.10-1.12). Эта возможность используется в нашем примере для поля «КОД_КАФЕДРЫ», значения которого будут браться из таблицы «КА-ФЕДРА». Естественно, что таблица «КАФЕДРА» должна быть предва-рительно создана.2

Для создания поля подстановки, источником для которого служит другая таблица, лучше сначала создавать основную таблицу (в паре “КАФЕДРА”-“СОТРУДНИК” основной будет таблица “КАФЕДРА”), а затем создавать поле подстановки (в нашем случае это поле “Код_кафедры” в таблице “СОТРУДНИК”). Если поле уже было создано (как в нашем случае), то его можно скорректировать, выбрав в столбце “Тип данных” позицию “Мастер подстановки” (рис. 1.10) и далее вы-полнить те шаги, которые описаны ниже.

2 Если вы изучаете данное пособие, выполняя на компьютере описываемые дейст-вия, то временно отложите выполнение шагов по созданию поля подстановки из другой таблицы. Завершите создание таблицы СОТРУДНИК как описано далее; за-тем создайте таблицу КАФЕДРЫ, свяжите эти таблицы. После этого откройте таб-лицу СОТРУДНИК в режиме «конструктор» и выполните описанные здесь шаги.

Рис. 1.10. Создание поля подстановки (шаг 1)

В окне «Создание подстановки» выбираем альтернативу «Стол-бец подстановки использует значения из таблицы или запроса» (рис. 1.11).

Рис. 1.11. Создание поля подстановки (шаг 2)

После этого надо выбрать таблицу/запрос, которая будет являться источником данных для описываемого поля (рис. 1.12)

Рис. 1.12. Выбор таблицы/запроса источника для поля подстановки

Далее надо определить колонку таблицы-источника, значения из которой будут подставляться в описываемую колонку (рис. 1.13). В на-шем примере таким полем является «КОД_КАФЕДРЫ». Но так как пользователь вряд ли помнит коды, то желательно, чтобы при выборе нужного значения высвечивались названия кафедр. Для этого в окно «Выбранные поля» следует перенести еще и поле «НАИМЕНОВА-НИЕ_КАФЕДРЫ_ПОЛНОЕ» или

«НАИМЕНОВАНИЕ_КАФЕДРЫ_КРАТКОЕ».

Рис. 1.13. Выбор колонки-источника для поля подстановки

В появившемся далее окне (рис.1.14) можно не только задать ши-рину столбцов (позиционировавшись на границу столбца и перетащив ее в нужном направлении), но и определить, сколько столбцов будет выво-диться на экран при вводе значения в это поле: если оставить знак «v» в позиции «Скрыть ключевой столбец», то в нашем примере будет вы-водиться только «НАИМЕНОВАНИЕ_КАФЕДРЫ_ПОЛНОЕ». Если эту «галочку» убрать, то будут выводиться оба поля: «КОД_КАФЕДРЫ» и

«НАИМЕНОВАНИЕ_КАФЕДРЫ_ПОЛНОЕ».

Рис. 1.14. Создание поля подстановки. Задание ширины столбцов

Дата добавления: 2017-01-14