Ввод данных в базу данных

Индексированное поле

Маска ввода

Предположим, Вы вводите в таблицу имена сотрудников. Для со-ответствующего поля можно задать маску ввода, которая позволит ис-пользовать только буквы при вводе, обеспечит преобразование первого символа в верхний регистр, всех остальных - в нижний, и допускающую использование не менее двух букв (считаем, что имен, состоящих из од-ной буквы, нет).

В Access такая маска ввода будет выглядеть следующим образом:

>L<L???????????????????????????

Символ “L” в маске обозначает, что в данную позицию должна быть введена буква, символ “?” обозначает, что в данную позицию мо-жет быть введена буква. Символ “>” преобразует все символы, распо-ложенные правее этого знака, к верхнему регистру, символ “<”преобра-зует все символы, расположенные правее этого знака, к нижнему реги-стру.

Все символы, которые могут быть использованы в масках, и их на-значение можно посмотреть в “Справочной системе” Access.

Использование подобных масок ввода не только обеспечивает контроль использования допустимых символов, но и облегчает процесс ввода данных.

Индексированное поле можно использовать для контроля на уни-кальность. В Access, как и во многих других системах, при определении для индексированного поля значения свойства “ уникальный индекс ” в это поле не допускается ввод повторяющихся значений.

В тех СУБД, которые поддерживают концепцию ключа (в том числе и в Microsoft Access), после того как в таблице определяется ключ, по этому полю производится индексирование и запрещается ввод повто-ряющихся или пустых значений ключа.

Как отмечалось выше, при задании связи между таблицами в Access можно установить флажок “ Поддержание целостности дан-ных ”, и в этом случае система будет автоматически поддерживать огра-ничения целостности связи.

При удалении основной записи, связанной с несколькими подчи-ненными, могут быть выбраны разные стратегии обновления:

• запретить удалять основную запись, если имеются подчиненные

• удалить вместе с основной записью и все подчиненные (каскадное удаление).

В Access, например, при поддержании целостности связи автома-тически принимается первая стратегия. Чтобы отменить ее для данной связи надо установить флажок “ Каскадное удаление связанных запи-сей ”.

Для задания сложных условий можно использовать макросы или модули.

После того как завершено проектирование структуры базы дан-ных, БД описана, можно приступать к вводу данных. Это можно сделать как сразу по окончании описания структуры таблицы, так и потом.

Ввод и корректировка данных в режиме "Таблица"

Как отмечалось выше, чтобы сразу после описания структуры таб-лицы вводить данные в эту таблицу надо щелкнуть по кнопке “ Вид ” и выбрать “ режим таблицы ”. После сохранения описания таблицы, она высвечивается на экране в табличном виде (первая строка этой таблицы содержит имена полей таблицы, вторая – пустая, в которую и вводятся данные).

Для того чтобы попасть в режим ” Таблица ” для ввода данных в уже существующую таблицу надо в окне базы данных на вкладке “ Таб-лицы ” позиционироваться на строке, соответствующей названию тре-буемой таблицы, и нажать кнопку “ Открыть ”. Каждая таблица содер-жит пустую запись, которая следует за последней существующей запи-сью и предназначена для ввода новых данных (эта запись отмечена слева символом “звездочка” (*)). Позиционироваться на эту запись можно разными способами, например, нажав соответствующую кнопку в инст-рументальном меню или просто мышью. После чего следует ввести тре-буемые данные с клавиатуры.

В Access для рационализации процесса ввода данных в БД можно использовать свойство поля «Значение по умолчанию». Свойство «Значение по умолчанию» позволяет указать значение, которое будет автоматически вводится в поле при создании новой записи. В качестве значения по умолчанию чаще всего выбирается то значение, которое чаще всего встречается в записях БД. Например, для значения поля «Должность» в таблице, содержащей сведения о сотрудниках вуза, это будет «доцент».

Обычно в качестве значения по умолчанию указывается постоян-ное значение, однако, можно использовать и выражение. Например: для ввода текущей даты можно ввести выражение

=Date(),

использующее функцию «Date()», выводящую текущую дату.

Если функция используется в выражении по умолчанию, то значе-ние соответствующего поля может быть в последствии изменено вруч-ную.

Выражения, которые используются в качестве значений по умол-чанию, не должны содержать ссылки на элементы управления и другие поля, а также функции, определенные пользователем.

Выражения могут записываться непосредственно или строиться с помощью " Построителя выражений ".

Надо с осторожностью относится к использованию значений по умолчанию.

Дата добавления: 2017-01-14