Включение полей в запрос

Удаление таблицы из запроса

Добавление таблиц в запрос

Создание запросов

После описания таблиц и заполнения их данными к базе данных можно формулировать разнообразные запросы. Для задания запроса в Access следует перейти к закладке «Запрос» в окне базы данных. Для создания нового запроса следует нажать кнопку «Создать», в результате чего появится окно «Новый запрос » (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Окно « Новый запрос»

Существует несколько способов создания запросов. Чаще всего используется возможность создания запроса с помощью «Конструкто-ра».

Первым шагом при создании запроса является определение таб-лиц, которые содержат исходную информацию. Допускается также соз-дание запроса на основании других запросов или одновременно и таб-лиц, и запросов. Использование предварительно созданных запросов при создании нового запроса может помочь сделать сложный запрос, содер-жащий большое число взаимосвязанных таблиц и много разнообразных

условий отбора, более простым для его формулирования. В некоторых случаях без разбиения запроса на несколько последовательно выпол-няемых шагов нельзя обойтись.

Если позиционироваться на строку «Конструктор » в окне нового запроса, то появиться окно «Добавление таблицы» (рис. 2.2), позво-ляющее выбрать таблицы/запросы, являющиеся источником данных для создаваемого запроса. Для того чтобы указать, на чем будет базировать-ся создаваемый запрос (таблице, запросе или том и другом одновремен-но), надо просто выбрать соответствующую закладку.

Рис. 2.2. Выбор источника запроса.

Установив в появившемся списке доступных таблиц/запросов ука-затель на имя добавляемой таблицы или запроса, надо или выполнить двойной щелчок “мышью” или нажать клавишу “ Ввод ”.

Допускается одновременное добавление в запрос нескольких таб-лиц или запросов. Для этого следует, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выбрать имена добавляемых таблиц или запросов и нажать кнопку " До-бавить ".

В верхней части окна запроса выводится список полей добавлен-ной таблицы или запроса (рис.2.2).

Возможно использование еще нескольких способов включения в запрос таблиц, на которых базируется запрос.

Во-первых, для добавления таблицы можно в режиме конструкто-ра запроса нажать кнопку «Добавить таблицу» () на панели инстру-ментов или выбрать в меню «Запрос» команду «Добавить таблицу». При этом открывается окно диалога «Добавление таблицы».

Пользователь имеет также возможность добавить в запрос таблицу или запрос, выбрав их имена в окне базы данных и переместив их с по-мощью мыши в верхнюю часть окна запроса.

Кроме того, можно позиционироваться на свободное место в верхней части окна запроса, нажать правую кнопку мыши и в появив-шемся ниспадающем меню выбрать позицию «Добавить таблицу».

Для добавления в запрос таблицы из другой базы данных или дру-гого приложения следует сначала присоединить эту таблицу к активной базе данных.

Это присоединение выполняется путем использования команды «Присоединить таблицу» (Меню Файл).

Если Вы ошибочно включили какую-то таблицу в запрос или по каким-либо иным причинам Вам надо удалить ранее включенную таб-лицу из запроса, то это легко можно сделать. Существует несколько спо-собов удаления таблицы из запроса:

- Выбрать имя удаляемой таблицы или запроса в соответствую-щем списке и нажать клавишу Del или выбрать в меню “ За-прос ” команду “ Удалить таблицу ”.

- Двойным щелчком мыши выделить нужную таблицу в соответ-ствующей зоне экрана и затем нажать клавишу Del.

Имена полей удаленной таблицы или запроса удаляются из бланка запроса QBE. Удаление из запроса таблицы или запроса, на которых он базируется, не приводит к их удалению из базы данных.

После того, как Вы определили исходные таблицы/запросы, надо выбрать поля, используемые в создаваемом запросе. Существует не-сколько способов переноса поля в бланк запроса: “буксировка” с помо-щью мыши, двойной щелчок мышью на имени соответствующего поля в списке полей, выбор поля в раскрывающемся списке полей, который по-является, если нажать на знак «стрелки» в строке «Поле » бланка запро-са.

Можно переносить в бланк запроса не по одному полю, а сразу требуемую совокупность полей. Выделение полей, подлежащих перено-су, осуществляется стандартным для Windows-систем способом (нажать клавишу SHIFT для выделения полей, расположенных друг за другом, и,

удерживая ее, выбрать первое и последнее поле набора; выбирать поля при нажатой клавише CTRL для полей, располагающихся в произволь-ном порядке не подряд друг за другом).

Не все поля, которые используются при формировании запроса, должны обязательно отражаться в ответе. Так, например, поле может быть необходимо для задания условия отбора, но надобность в его появ-лении в ответе отсутствует.

Поля, выводимые в ответ, указываются в строке конструктора запроса “ Вывод на экран ”. В соответствующих колонках этой строки указывается знак вхождения поля в ответ (“v” - “галочка”).

Можно перенести в бланк запроса одновременно все поля. Для этого надо установить указатель на заголовок списка полей и дважды щелкнуть кнопкой мыши или установить указатель на символ звездочки (*) и нажать кнопку мыши.

Рис. 2.3. Использование «*» в запросе

Есть разница, как поля были введены в запрос. При использовании символа звездочки в запрос автоматически включаются все поля, добав-ленные в базовую таблицу/запрос после создания данного запроса. Все удаленные поля будут автоматически удаляться из запроса. С одной сто-роны – это хорошо, с другой – может случиться, что пользователь в от-вет на один и тот же запрос будет получать разный ответ, и, вполне мо-жет быть, не тот, который он ожидает. Так, например, если в таблице “СОТРУДНИК” первоначально фиксировались только основные данные по сотруднику, а затем было введено много других полей, то совсем не обязательно, что пользователь захочет видеть все эти данные, в ответ на свой запрос.

Если же поле, включенное в запрос явным способом, было впо-следствии удалено из таблицы, то запрос может выполняться не совсем корректно.

Так как поля, включенные в запрос путем использования “*”, в яв-ном виде в бланке запроса не высвечиваются, то те поля, которые ис-пользуются в условии отбора, надо дополнительно включить в бланк за-проса. Чтобы эти поля дважды не выводились в ответ, надо у этих полей снять флажок «Вывод на экран» (рис. 2.3). Изображенный на рис. 2.3 запрос реализует вывод всех данных, содержащихся в таблице «СО-ТРУДНИК», по сотруднику Диго С.М., причем поле "ФИО" выводится в ответе только один раз, так как снят флажок "v" в колонке «ФИО». Изображенный на рис. 2.3 запрос реализует вывод всех данных, содер-жащихся в таблице «СОТРУДНИК», по сотруднику Диго С.М., причем поле "ФИО" выводится в ответе только один раз, так как снят флажок "v" в колонке «ФИО».

Обобщая выше сказанное можно сделать вывод: поля включаются в бланк запроса в том случае, если они нужны в ответе, либо если они используются для задания условий отбора. В последнем случае они мо-гут включаться, а могут и не включаться в ответ.

Дата добавления: 2017-01-14