Создание сложных отчетов

В категорию «Сложных» в Access отнесены: отчеты, включающие в своем составе подчиненные отчеты, перекрестные отчеты, и отчеты, печатающиеся в несколько колонок.

Рассмотрим первую из подкатегорий сложных отчетов. Подчи-ненным отчетом называют отчет, вставленный в другой отчет. При комбинировании отчетов один из отчетов является главным. Главный отчет может быть как присоединенным, так и свободным, т.е. не бази-рующимся на таблице, запросе или инструкции SQL.

Свободный главный отчет может служить контейнером несколь-ких не связанных между собой отчетов, которые требуется объединить. Например, вы создаете отчет о продажах за определенный период и хо-тите включить в него разделы, содержащие данные, сгруппированные по разным признакам: по территориальному, по продуктам, по сотрудни-кам. Эти разделы будут самостоятельными, несоподчиненными.

Главный отчет связывают с таблицей, запросом или инструкцией SQL в тех случаях, когда в него требуется вставить подчиненные отче-ты, в которых выводятся данные, связанные с данными в главном отче-те. Например, в главном отчете могут быть выведены записи о каждом сотруднике, а в подчиненном – данные о детях каждого сотрудника. В главный отчет наряду с подчиненными отчетами могут включаться так-же подчиненные формы, причем число таких подчиненных форм не ог-раничивается. Более того, главный отчет может содержать подчиненные формы или отчеты двух уровней вложенности. Например, в отчете мо-жет содержаться подчиненный отчет, который в свою очередь содержит подчиненную форму или подчиненный отчет.

Подчиненные отчеты могут создаваться либо путем создания под-чиненного отчета в существующем отчете, либо путем добавления су-ществующего отчета в другой существующий отчет. В последнем случае добавляемый отчет становится подчиненным.

Если подчиненный отчет должен быть связан с главным отчетом, то перед выполнением следующих действий убедитесь, что правильно установлены связи между соответствующими таблицами.

Создать отчет, включающий подчиненные, можно выполнив следующую последовательность действий:

1. Откройте отчет, который должен быть главным отчетом, в режиме конструктора.

2. Убедитесь, что кнопка Мастера на панели элементов нажата.

3. Нажмите кнопку Подчиненная форма/отчет на панели элементов ().

4. Установите указатель в отчете на том месте, куда требуется помес-тить подчиненный отчет, и нажмите кнопку мыши. В результате поя-виться диалоговое окно «Мастер подчиненных отчетов» (рис. 4.12).

5. В появившемся окне выберите таблицу/запрос, являющуюся источ-ником для подчиненного отчета или заранее созданный отчет, кото-рый должен быть включен в создаваемый отчет в качестве подчи-ненного.

Рис. 4.12. Создание подчиненного отчета

После нажатия кнопки «Готово» элемент управления «Подчинен-ная форма/отчет» будет вставлен в главный отчет. Кроме того, будет создан отдельный отчет, выводящийся как подчиненный отчет.

Создать отчет, включающий подчиненные, можно и другим спо-собом, а именно: после открытия отчета, который должен быть главным отчетом, в режиме конструктора, нажмите клавишу F11 для перехода в окно базы данных и переместите с помощью мыши отчет или таблицу из окна базы данных в тот раздел главного отчета, в который требуется по-местить подчиненный отчет.

Дата добавления: 2017-01-14