Документи та інші носії інформації у менеджменті.

У процесі комунікації важливе місце належить документам, які є носіями інформації. Під документами розуміють спеціально створені предмети для передачі та збереження інформації. Документи класифікуються за рядом ознак.

Процес, пов'язаний із складанням документів, їхнім зберіганням називають діловодством. У його функції входить розгляд і облік документів, контроль виконання, транспортування, вдосконалення документообігу.

Виділяють такі системи діловодства:

* централізовану, при якій вся документація скеровується в один центр організації (канцелярію);

* децентралізовану, при якій документи надходять лі призначенням у відділи, підрозділи тощо,

* змішану,

В організаціях є спеціальні служби, які призначені для роботи з документацією (архів, канцелярія, довідкове бюро).

До інших носіїв інформації відносять електронну пошту, радіо, персональні комп'ютери, телебачення тощо.

У комунікаціях необхідне постійне їхнє вдосконалення, яке полягає у створенні умов для ефективного розвитку міжособової та організаційної їх складових.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.

Ознаки класифікації	Групи документів
За спеціалізацією	Загальні, з адміністративних питань, спеціалізовані з фінансових, комерційних питань
За призначенням	Організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів
За походженням	Внутрішні та зовнішні
За напрямом	Вхідні та вихідні
За джерелами виникнення	Первинні та вторинні
За формою	Стандартні та індивідуальні
За технікою відтворення	Рукописні та відтворені механічним способом
За таємністю	Для службового користування, таємні, цілком таємні
За терміном виконання	Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові
За складністю	Односкладні та складні
За стадіями створення	Оригінали та копії
За терміном зберігання	Постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років), тимчасового зберігання (до10 років)

Документи розрізняють ще й за структурними ознаками, вони можуть бути стандартними й нестандартними, що залежить від багатьох об'єктивних та суб'єктивних факторів.

Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Слід зауважити, що в роботі інженерів, конструкторів, керівників виробництва багато часу відводиться вивченню, аналізу та складанню різної документації. Це — конструкторська, технологічна, експлуатаційно-ремонтна документація; організаційно-розпорядчі, інформаційні, рекламні та інші документи.

Часто буває, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією.

Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом.

Щоб не марнувати часу в процесі складання і використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість.

Дата добавления: 2017-02-01