Інструкції. Інструкція – це правовий акт, що видається органом управління (або затверджується його керівником) з метою встановлення правил

Інструкція – це правовий акт, що видається органом управління (або затверджується його керівником) з метою встановлення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), посадових осіб і громадян. Інструкції видаються також в цілях роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів (наприклад, наказів).

Заголовок інструкції повинен чітко окреслювати коло питань, об'єктів і осіб, на яких розповсюджуються її вимоги (наприклад, «Інструкція з ведення діловодства в апараті райдержадміністрації Іванівського району Одеської області», «Посадова інструкція секретаря-референта»).

Текст інструкції ділиться на розділи, пункти і підпункти. Як правило, інструкція починається з розділу «Загальні положення», в якому вказують мету її видання, область розповсюдження, порядок її застосування та інші відомості загального характеру. Інструкція є документом постійної або тривалої дії (до заміни її новою).

Оскільки текст інструкції носить характер вказівки, в ній рекомендується використовувати чіткі формулювання із словами, які мають розпорядче значення по типу «має», «слідує», «необхідно» і т.д. Текст інструкції викладається від третьої особи (наприклад,: «Керівники або за їх дорученням інші посадові особи державних органів, підприємств, установ і організацій повинні систематично аналізувати, узагальнювати пропозиції, заяви, скарги громадян, практичні зауваження, що в них містяться...») або в безособовій формі («Повторним зверненням громадян при їх надходженні привласнюється черговий реєстраційний номер, у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки вказуються реєстраційні номери першої пропозиції, заяви, скарги...»).

Інструкція оформляється на загальному бланку. Вона затверджується спеціальним розпорядчим актом або безпосередньо керівником. На інструкції може бути зроблена позначка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) в ньому встановлюється термін введення інструкції в дію, перераховуються необхідні організаційні заходи, вказується відповідальні виконавці. Якщо в тексті розпорядчого документу не вказаний термін введення інструкції, таким вважається день підписання і реєстрації документа.

Інструкція з діловодства встановлює вимоги до документування управлін-ської діяльності та організації роботи з документами. В інструкцію включають наступні розділи:

- правила оформлення документів (відповідно до Типової інструкції по діловод-ству в органах виконавчої влади);

- порядок підготовки правових актів;

- порядок підготовки інших видів документів;

- організація роботи з документами, що поступають і відправляються;

- здійснення контролю за термінами виконання документів;

- особливості роботи з документами, що містять службову інформацію обме-женого розповсюдження;

- систематизація і забезпечення збереження документів.

Дата добавления: 2013-12-14