Контроль, как функция управления

Тема 10: Функция контроля и измерения деятельности в менеджменте.

Лекция 13 (04.12.2012).

Тема 9.

Лекция 12 (27.11.2012).

Предпосылки возникновения этой функции:

1) На организацию влияют факторы внешней среды, а также внутренней среды, которые никогда нельзя полностью учесть, выявить в моменте планирования или даже начале деятельности.

2) Планы не всегда выполняются так, как было задумано по причине человеческого фактора.

3) Сами руководители допускают ошибки и в принципе без специальных усилий не знают, в какой степени достигнуты запланированные результаты.

Контроль, как функция менеджмента, - это вид управленческой деятельности, целью которой является удержание Организации на выбранной траектории развития, посредством сравнения показателей деятельности с выбранными стандартами и принятия необходимых мер при отклонении контролируемых параметров от этих нормативов. Именно на стадии контроля выявляется, проверяется насколько проведение различных мероприятий, функций, процессов позволило решить поставленные задачи. Контроль, как процесс (деятельность), всегда включает следующие основные элементы:

· Устанавливает стандарты производительности системы, подлежащие проверке.

· Способы измерения достигнутых результатов и сравнение их с ожидаемыми результатами.

· Корректировка тех процессов, которые по контролируемым параметрам сильно отличаются от установленных стандартов.

Если говорить о первой составляющей процессе контроля, о стандартах, то эта составляющая в наибольшей степени отражает взаимосвязь между планированием и контролем. Стандарты – это желаемый результат конкретной цели, который поддаются измерению и который явным способ следует из процесса планирования. Чем отчётливее связь между целями организации и стандартами, применяемыми для контроля, тем более вероятно, что процесс контроля будет принят, понят, даже будет саморегулироваться. Хороший стандарт системы контроля состоит в том, что в нём продуманы единицы измерения, содержатся реалистичные допуски параметров цели. К стандартам, как к нормативам, предъявляются следующие требования:

Ø Они должны объективно отражать реальные условия.

Ø Они должны быть выполнимыми в обычных условиях.

Ø Стандарты должны быть гибкими, т.е. регулироваться и пересматриваться при изменении внутренних и внешних условий функционирования организации.

Ø Они должны отражать основные стороны работы организации.

В качестве стандартов могут быть использованы определённые нормы и нормативы, как в части использования ресурсов, так и для отражения результатов работы. В качестве таких показателей нормативных могут использоваться:

§ натуральные показатели (количество бензина на 100 км обслуживаемой трассы; время на обслуживание оборудования);

§ стоимостные показатели (себестоимость 100 единиц продукции услуг);

§ условно-натуральные показатели (канало-киллометры магистралей).

Очень большие трудности при нормировании возникают тогда, когда результаты работы трудно поддаются оценке, непосредственному измерению.

Вторая составляющая процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с принятыми стандартами. Эта деятельность зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля и заключается в определении масштаба отклонения от намеченных результатов и оценки последствий. Этот этап часто самый затратный, поэтому важно оптимизировать затраты на систему контроля, используя определённые приёмы:

1) Установление масштабов допустимых отклонений. Задача: по настоящему важные параметры и уровень отклонения.

2) Разработка системы измерений, соответствующей тому виду деятельности, которая подвергается контролю.

3) Согласование скорости и точности измерений с деятельностью, подлежащей контролю.

4) Доведения до сведения работающего персонала организации, как установленных статистических характеристик (нормативов), так и информации о фактическом состоянии дел.

5) Выявление и решение проблем, возникающих в процессе сбора и распространения контрольной информации.

6) Проведение оценки информации о полученных результатах для принятия решения о корректировки деятельности.

7) Принятие решения о корректирующих мерах. Корректирующие действия принимают одну из трёх форм.

a) Поддержка текущего состояния дел;

b) Изменение целей, включая нормативы, цели в планах и т.д.

c) Внести изменения, скорректировать текущие процессы, в том числе в самой системе контроля.

Любая организация, кроме внутреннего контроля, подвергается и внешнему контролю. При этом, под таким контролем понимают деятельность, осуществляемую с использованием особых организационных форм и средств, прописанных законодательно руками государственных (налоговые) органов, а также негосударственных (аудиторы).

Дата добавления: 2014-01-06