Управленческий и операционный документооборот

Эффективность организационных изменений

По следующим

Анализа

Социологического

С детального

Начинать

Работу нужно

И деликатную

Эту сложность

Времени.

Длительного

И в течение

Очень аккуратно

Проводить

Необходимо

Организации

Культуры

Изменение

Организационной культуры

Эффективные средства формирования

Установление культурных цен-

ностей и убеждений у работни-

ков, которые следует изменить

направлениям:

Выявление

хранителей

культуры

в организации,

чья поддержка

может оказаться

решающей

при внедрении

новой

оргкультуры

(ветеранов,

известных

и заслуженных

работников)

Определение

того, какая часть

хранителей

старой культуры

организации

сможет оказать

решающее

влияние

на победу

новой культуры

Разработка плана

оказания влияния

на хранителей

культуры для то-

го, чтобы они по-

няли необходи-

мость перемен и

начали помогать

внедрять новое

Создание систе-

мы контроля

для поддержки

процесса__

Краткосрочные

критерии оценки

эффективности

Среднесрочные

критерии оценки

эффективности

организационных

изменений

Статья поступила в редакцию Интернет-журнала 20 декабря 2009 г.

Под организационными изменениями понимают разработку и

реализацию любых изменений в организации, в том числе осуществ-

ляемых на основе оргпроектирования

Главной целью организационных изменений является рост резуль-

тативности организации, повышение её эффективности и соответственно

выживаемости в конкурентной борьбе

Эффективность деятельности организации, а также эф-

фективность организационных изменений, происходящих в

ней, оцениваются как степень достижения организацией

своих целей при рациональном использовании всех имею-

щихся у неё ресурсов.

Б. З. Мильнер считает, что эффективность представляет

собой ряд видов деятельности в цикле «затраты – процесс –

выход продукции» и адаптацию организации к внешней сре-

де, оцениваемых по критериям:

• Производство

• Производительность

• Удовлетворение

• Адаптивность

• Развитие

ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ

Как таковое, слово документооборот, говорит само за себя - документы в движении.

А если добавить к слову документооборот слово Управленческий, можно заметить, как возрастает
его важность! Если добавить слово операционный, так же можно заметить, как возрастает в нашем понимании его точность, своевременность, надежность!

Итак, современные требования к документообороту не хитрые, но для бизнеса ОЧЕНЬ ВАЖНЫЕ:

• 1. Структурность (уникальность непосредственно для вашего бизнеса).
• 2. Надежность (сохранение конфиденциальности – секретности, формирование электронных и бумажных архивов).
• 3. Гибкость (способность без ущерба для бизнеса адаптироваться к внешним и внутренним факторам).
• 4. Оперативность (возможность управлять временем при внутренних согласованиях, используя настраиваемую систему как последовательного, так и параллельного согласования).
• 5. Позитивность (полное удовлетворение клиента от организованности и порядка).
• 6. Комфортность (автоматизированность, простота в использовании и обучении).
• 7. Подконтрольность (прозрачность движения и исполнения документов).
• 8. Экономия времени, денег.

Заказав услугу создания нового документооборота, приведения в порядок уже существующего, Вы, безусловно, сэкономите немалое количество своих финансов, времени, сил, повысите качество работы Вашего бизнеса!

Методология внедрения СЭД:

Методология ведения проекта создания и внедрения СЭД

Важно отметить, что успешный проект невозможен без полноценного участия Заказчика на всех этапах реализации системы. Назначение проекта

Назначение проекта определяется положениями технических требований, и, как правило, основным назначением проекта является создание единой ведомственной СЭД, предназначенной для:

повышения эффективности управления путем совершенствования организации документационного обеспечения управления с применением современных информационных технологий;

создания системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами в процессе деятельности организации;

ведения единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности на всех уровнях, в том числе и при распределенной структуре организации, наличии множественных удаленных структур.

Цели и задачи проекта

Целью осуществления проекта является создание совокупности средств и видов обеспечения СЭД и внедрение ее на объектах автоматизации. Для достижения этой цели в ходе работ решаются следующие основные задачи:

проведение обследования объектов автоматизации зоны внедрения СЭД, в том числе:

изучение законодательной и нормативной базы, регламентирующей ведение делопроизводства;

сбор и анализ сведений об используемых в организации средствах и технологиях автоматизации делопроизводства;

подготовка предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления, включая предложения по совершенствованию организационно-распорядительных документов организации;

определение необходимости информационного взаимодействия создаваемой СЭД с иными программными комплексами и информационными системами, имеющимися в организации и возможности для его реализации;

уточнение и формализация по результатам обследования требований к СЭД, включая определение и классификацию видов обрабатываемых в ней документов;

проведение тематических исследований в части состава и методов использования в СЭД средств криптографической защиты информации (СКЗИ);

подготовка технических требований для закупки необходимого оборудования и лицензий для внедрения СЭД;

разработка архитектуры, функционально-методических и технических принципов построения СЭД;

разработка функционального и информационного обеспечения (моделей процессов и процедур, методик, входных и выходных форм, словарей и классификаторов) СЭД, подготовка формализованного описания автоматизируемых процессов и процедур, формирование библиотеки унифицированных форм документов, используемых в электронном документообороте организации;

разработка программного обеспечения СЭД в соответствии с предъявляемыми к ней требованиями;

интеграция СЭД с ведомственной электронной почтой, удостоверяющими центрами и системами защиты информации, применяемыми в организации;

разработка, в случае необходимости, средств конвертирования информации из ранее эксплуатирующих систем в СЭД, а также программы их параллельной эксплуатации;

формирование и оформление необходимой проектной, программной и эксплуатационной документации СЭД;

разработка программ и методик обучения, проведение обучения пользователей и эксплуатационного персонала работе с СЭД;

§

проведение опытной эксплуатации и внедрение СЭД на объектах организации.

Ожидаемые результаты

Основные результаты, ожидаемые от реализации проекта по разработке и внедрению СЭД:

организация и ведение единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности организации;

автоматизация процедур учета и контроля исполнения документов, документооборота с использованием электронной цифровой подписи, ведения архивных документов при традиционной «бумажной» технологии работы;

создание необходимых условий для поэтапного перехода к работе с электронными аналогами документов, т.е. к «безбумажной» технологии;

снижение зависимости качества делопроизводства и документооборота от подготовленности пользователей, за счет автоматического исполнения большинства формальных процедур;

объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, а при необходимости и удаленных подразделений.

Достижением проекта должно стать значительное повышение эффективности работы подразделений организации в сфере документационного обеспечения управления, за счет:

эффективного контроля над ходом исполнения документов;

упрощения маршрутов прохождения документов;

повышения оперативности и качества работы исполнителей с документами;

исключения дублирования при вводе информации в процессе работы с документами;

сокращения временных и материальных затрат при исполнении и прохождении документов;

повышения скорости поиска информации о документах, находящихся в текущем делопроизводстве и передаваемых на архивное хранение;

обеспечения достоверности документов, обрабатываемых в СЭД в электронном виде, оперативности доведения их до исполнителей;

повышения оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов.

Допущения и ограничения

Как и любая автоматизированная система, СЭД является организованной в «целое» совокупностью частей и представляет собой комплекс различных видов обеспечения, в том числе, организационного, информационного, программного и технического. Создание СЭД по существу, сводится к разработке перечисленных видов обеспечения и к объединению их в целостную и согласованную общность.

Создание программного обеспечения СЭД, как одно из наиболее важных и трудоемких составляющих проекта, может быть реализовано либо за счет разработки нового специализированного прикладного программного обеспечения, либо за счет выбора и адаптации соответствующего программного продукта из представленных на рынке программных решений.

Первый вариант представляет собой дорогостоящий, длительный и достаточно рискованный процесс в связи с высокой вероятностью получения на финише неудовлетворительных результатов. 134 Всероссийский Профессиональный форум ИНФОДОКУМ-2011 «Эффективный документооборот власти и информационное общество» 27-29 апреля 2011 года, Москва Гильдия Управляющих Документацией Более предпочтительным является второй вариант – создание СЭД на базе настройки, адаптации и небольших доработок одного из лидирующих на рынке программных продуктов, созданных компаниями, специализирующимися на разработке прикладного программного обеспечения.

Использование тиражного программного обеспечения системы управления документами подразумевает наличие готового комплекта программной и эксплуатационной документации СЭД, методикам подготовки пользователей к работе с СЭД, реально функционирующей службы технической поддержки и обслуживания СЭД в ходе ее эксплуатации. В этом случае, можно с большей долей вероятности ожидать, что будут выдержаны сроки реализации проекта и уменьшатся риски при достижении требуемых результатов проекта.

Ограничениями для успешного внедрения СЭД может стать недостаточное участие в реализации проекта специалистов Заказчика, а также неготовность смежных информационных систем, обеспечивающих деятельность организации, например, систем электронной почты, удостоверяющих центров, на функционирование которых опирается применение ЭЦП, систем обеспечения информационной безопасности и др.

Организация проекта

Организационная структура проекта

Проект, как временное организационное образование, должен иметь четкую структуру, обеспечивающую эффективную работу всех специалистов, занятых в проекте, рациональное использование ресурсов, отлаженный процесс коммуникации и регламентированное взаимодействие в ходе реализации проекта.

Пример модели организационной структуры проекта СЭД, приведенный на рисунке, как показывает опыт, достаточно эффективно работает на достижение целей проекта.

Управление изменениями

Причинами, по которым выполнение проектных работ может не укладываться в заранее оговоренные временные рамки, как правило, являются непредвиденные изменения, касающиеся функциональных рамок проекта, организационной структуры проекта и проектных процедур.

Для того, чтобы проект был успешным, данные изменения не должны реализовываться без проведения детальной оценки возможных последствий (включая сроки и бюджет) и согласовании их Координационным советом. Для принятия решения о внесении изменений в проект необходимо, чтобы предлагаемые изменения были понятными и сопровождались расчетами финансовых и временных затрат и способствовали целям проекта.

Уточненный график реализации и перечень результатов проекта

Состав и содержание работ по проекту

Решение задач, осуществляемых в рамках создания СЭД, должно базироваться на методологических принципах, изложенных в действующих нормативных документах, в частности в ГОСТ 34.601-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания». В соответствии с этими принципами проект делится на ряд последовательных стадий. Каждая стадия проекта обеспечивает получение конкретных результатов и реализуется по отдельному, уточненному по итогам предшествующей стадии, плану работ. При этом подходе каждая стадия завершается достижением результата, являющегося целостным и самодостаточным продуктом, обладающим определенными товарными свойствами.

Состав работ месяцев с начала работ 1 2 3 4 5 6 7 до 18

Стадия «Формирование требований»

Начальная фаза

Фаза планирования

Фаза обследования

Стадия «Техническое задание»

Стадия «Эскизное проектирование»

Стадия «Техно-рабочее проектирование»

Фаза реализации

Фаза тестирования

Стадия «Ввод в действие»

Фаза предварительной приемки

Фаза опытной эксплуатации

Фаза приемочных испытаний

Порядок проведения приемки результатов проекта

Виды, состав, объем и методы испытаний СЭД

Основной метод приемки результатов проекта – это их испытания.

Испытания СЭД должны проводиться в соответствии с требованиями ГОСТ 34.603-92 «Информационная технология. Автоматизированные системы. Виды испытаний автоматизированных систем».

Для СЭД должны быть установлены следующие основные виды испытаний: предварительные, опытная эксплуатация, приемочные.

Испытания должны представлять собой процесс определения и проверки соответствия характеристик СЭД требованиям технического задания (ТЗ), выявления и устранения недостатков в функционировании средств СЭД, а также в разработанной программной и эксплуатационной документации.

Все виды испытаний проводятся в соответствии с Программами и методиками испытаний, которые должны устанавливать необходимый и достаточный объем испытаний, обеспечивающий необходимый уровень достоверности получаемых результатов.

Предварительные испытания

Предварительные испытания СЭД проводят в рамках тестовой эксплуатации для определения ее работоспособности и соответствия требованиям ТЗ.

Предварительные испытания заканчиваются подписанием акта о приеме СЭД в опытную эксплуатацию.

Опытная эксплуатация

Опытная эксплуатация СЭД проводится с целью определения фактических значений количественных и качественных характеристик средств СЭД, определения их фактической эффективности.

Опытная эксплуатация заканчивается подписанием акта о завершении опытной эксплуатации и допуске СЭД к приемочным испытаниям, при необходимости к акту прикладывается перечень с указанием необходимых доработок и сроков их выполнения.

Приемочные испытания

Приемочные испытания проводят с целью определения соответствия СЭД требованиям технического задания, оценки качества опытной эксплуатации и приемки СЭД в постоянную эксплуатацию.

Приемочные испытания завершаются оформлением акта о приемке СЭД в постоянную эксплуатацию.

После проведения испытаний программное обеспечение и документация СЭД передаются Заказчику.

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Общие сведения

Управление электронными документами это сложная, требующая широкого спектра функциональности и высокого уровня внедрения задача.

Внедрение СЭД должно сопровождаться организационными мероприятиями и политикам управления.

Система электронного документооборота, создаваемая, как ведомственная комплексная информационная система, должна являться организованной в единое целое совокупностью частей, т.е. представлять собой комплекс различных видов обеспечения. Одним из основных видов обеспечения и является организационное обеспечение.

Требования к организационному обеспечению

В процессе создания организационного (организационно-методического) обеспечения СЭД долж организационно-распорядительных, нормативных и инструктивно-методических документов, определяющих:

изменения в организационно-штатной структуре организации;

регламенты (должностные инструкции) для различных категорий пользователей и технического персонала по обеспечению сопровождения, обслуживания и использования СЭД;

инструкции по эксплуатации СЭД (для каждой категории персонала), содержащие сведения о назначении, функциях, регламентах использования и режимах работы системы, о порядке работы и проверки правильности функционирования программно-технических средств, о правилах технической эксплуатации и информационной безопасности, о действиях при авариях и сбоях;

требования к составу и квалификации персонала, порядку проверки его знаний и допуска к работе.

Методической основой в области документационного обеспечения управления, на которой должна базироваться разработка моделей процессов, перечня автоматизируемых функций, форм выходных данных СЭД должны являться:

инструкция по делопроизводству, применяемая в организации;

административные регламенты организации;

перечни документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов;

порядок применения электронно-цифровой подписи;

инструкция о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.

Дата добавления: 2014-01-07