Создание списка

Работа со списками

Списком в Excel называют однотабличную базу данных. В этом списке столбцы называются полями, а строки – записями. В Excel понятия список и база данных взаимозаменяемы.

Список должен удовлетворять следующим условиям:

- на рабочем листе должен находиться только список и не должно быть других данных;

- первая строка списка должна содержать неповторяющиеся имена полей (названия столбцов), которые могут состоять из нескольких слов;

- количество полей в каждой записи – одинаково;

- перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку;

- данные одного поля должны принадлежать к одному типу, то есть только цифры или только текст.

Данные, представленные в виде списка можно сортировать, осуществлять выборку по условию, анализировать и представлять результаты в нужном виде.

Средствами электронной таблицы можно успешно решать относительно небольшие и несложные задачи по обработке списков.

Для создания списка необходимо сформировать структуру таблицы для чего в одну строку таблицы вводят названия полей. Во второй строке должна располагаться первая запись списка. Оставлять пустую строку между строкой с названиями полей и данными не нужно. Название каждого поля – уникально и не должно превышать 255 символов, но в то же время, в названии поля должен отражаться смысл его содержимого. Поэтому, лучше выбирать короткие, лаконичные названия.

Второй шаг в создании списка – ввод данных в каждую ячейку записи, начиная со строки, находящейся непосредственно под заголовком таблицы.

На рисунке 37 приведен пример списка “Расходы предприятия АО “Орь”.

Рисунок 37 – Пример списка

Записи списка (базы данных) добавляются и редактируются путем ввода данных непосредственно в ячейки, а удаляются из списка (базы данных) путем их выделения и выполнения команды Правка → Удалить.

Дата добавления: 2014-11-07