Методы ана­литического учёта материалов

Учёт материалов на складах и в бухгалтерии.

Со склада

Документальное оформление отпуска материалов

Материалы могут отпускать со склада на производственные, хозяй­ственные нужды, в переработку, на другие цели предприятия, для реали­зации на сторону, для безвозмездной передачи другим предприятиям.

Для оформления отпуска материалов используют: лимитно-заборные карты (форма № М-8), требования-накладные (форма № М-11), наклад­ные на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Лимитно-заборная карта применяется при наличии лимита отпуска материалов для оформления систематического отпуска материалов на производственные нужды, а также для контроля за соблюдением уста­новленных лимитов отпуска. Составляется лимитно-заборная карта в двух экземплярах на одно наименование материала отделом маркетинга. Один экземпляр до начала месяца передаётся структурному подразделе­нию – получателю материалов, второй – складу. При отпуске материа­лов кладовщик в обоих экземплярах делает отметки об отпуске (дату и количество отпущенных материалов), после этого выводит по этой стро­ке остаток лимита. Затем в лимитно-заборной карте цеха-получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – пред­ставитель цеха-получателя. Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускаются только по разрешению руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных. Отпуск ма­териальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. В бухгалтерию карты сдаются после исполь­зования лимита.

Сверхлимитный отпуск материалов оформляется требованием-накладной, составляемой в двух экземплярах. Этим же документом оформляют и операции по сдаче на склад остатков из производства не­израсходованных материалов, а также сдача отходов и брака. Подписы­вают документ материально-ответственные лица, соответственно сдат­чика и получателя, и сдают в бухгалтерию для учёта движения материа­лов.

Накладная на отпуск материалов на сторону применяется для учёта отпуска материальных ценностей на сторону. Выписывают накладную в двух экземплярах на основании договоров и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получе­ние ценностей.

На основании первичных документов по движению материалов, ма­териально-ответственное лицо осуществляет складской учёт материалов.

Для обеспечения сохранности материальных ценностей предприятие организует складское хозяйство. Склады бывают центральные, а также находящиеся в подразделениях предприятия, бывают специализирован­ные и общего назначения. На предприятиях, далеко расположенных от железнодорожных станций или водных путей сообщения, могут быть экспедиторские склады, на которые поступают грузы со станций желез­ной дороги или пристани.

На общих складах хранятся материалы, не требующие особых усло­вий хранения. Специализированные склады предназначены для хране­ния специфических материалов. Например, нефтесклады должны быть оборудованы соответствующими емкостями, расположены на опреде­лённом расстоянии от производственных и жилых зданий. Для хране­ния, например, запасных частей на складе должны быть оборудованы стеллажи, на которых хранятся запасные части по их прейскурантным номерам. На предприятиях службы быта при организации складского хозяйства следует учитывать отраслевые особенности. Так, склад для хранения тканей должен быть оборудован не только стеллажами, но и иметь промеренный стол, метровую линейку, ножницы. Склад для хра­нения пряжи должен быть сухим, хорошо проветриваемым (впрочем, это условие характерно для складов с любыми видами материалов), т.к. пряжа имеет особенность впитывать влагу, в результате при отпуске ув­лажнённой ткани увеличивается её вес. Кроме того, склады должны иметь хорошо налаженное весовое хозяйство, необходимый инвентарь.

Все складские помещения должны быть оборудованы противопо­жарными средствами.

Во всех случаях материальные ценности передаются под ответствен­ность кладовщикам, заведующим склада и другим, специально выделен­ным, материально-ответственным лицам, которые назначаются руково­дителями предприятия. Они должны быть специально проинструктиро­ваны по поводу своих обязанностей и ответственности. Инструктаж должен проводить главный бухгалтер предприятия.

Во всех местах хранения учёт движения материалов ведётся матери­ально-ответственным лицом в карточках учёта материалов (форма № М- 17). Карточки открывают по каждому виду и сорту материалов. При этом учёт ведётся только в натуральных измерителях.

Карточки открывает бухгалтерия на каждый номенклатурный номер материалов в соответствии с действующей на предприятии номенклату­рой-ценником. В заготовке карточек бухгалтер проставляет номер скла­да, карточки, наименование материала, сорт, размер, марку, артикул, номенклатурный номер, единицу измерения, учётную цену и норму за­пасов. В основной части карточки, так называемой рабочей части, ста­вится порядковый номер карточки и количество остатка материала на дату открытия карточки. После этого карточки выдаются материально-ответственному лицу под расписку.

Получив карточки, материально-ответственное лицо отмечает в них место хранения материалов (номер стеллажа, ячейки и др.). Записи в карточке он ведет на основании первичных документов на оприходова­ние или выдачу материалов. После каждой записи о поступлении и рас­ходовании материалов в карточках учета материалов выводится остаток. Это позволяет вести оперативный контроль за наличием материалов и соблюдением установленных норм запасов. Исключения составляют за­писи по лимитно-заборным картам. По ним расход материалов в карточ­ках может быть записан по мере закрытия лимитно-заборных карт, т.е. в конце месяца общим итогом (но не позднее первого числа следующего за отчетным месяцем).

Контроль за ведением складского учета осуществляет бухгалтерия. В установленные дни (не реже одного раза в неделю или декаду) работник бухгалтерии, ведущий учет материалов, проверяет на складе в присутст­вии материально-ответственного лица оформление приходно-расходных документов и записи в карточках, правильность которых подтверждает своей подписью.

Ежемесячно материально-ответственное лицо отчитывается перед бухгалтерией, т.е. не позднее третьего числа следующего за отчетным месяца составляет и представляет в бухгалтерию материальный отчет вместе с приложенными к нему приходно-расходными документами, либо составляет реестр сдачи документов склада, которые составляется отдельно на приход и расход. К реестрам прилагаются приходно-расходные документы, подобранные по учетным группам и номенкла­турным номерам материалов.

Помимо этого в конце каждого месяца заведующий складом (кла­довщик) переносит из карточек учета количественные остатки материа­лов по каждому номенклатурному номеру в книгу остатков материалов (форма № М-20). Книга открывается в бухгалтерии на год по каждому материальному складу и синтетическому счету отдельно. Она необхо­дима для ежемесячной сверки данных складского учета материалов с бухгалтерскими данными. Остатки в книге выводятся и по тем материа­лам, по которым не было движения. После переноса остатков в книгу материально-ответственное лицо передает ее в бухгалтерию.

В установленные сроки бухгалтерия получает от материально-ответственных лиц первичные документы по движению материалов. Сроки сдачи документов устанавливает бухгалтерия. В практике разные предприятия устанавливают разные сроки сдачи документов: один раз в неделю (декаду), один раз в 15 дней, один раз в месяц. Наилучшим вари­антом будет сдача документов один раз в неделю (декаду), что позволит бухгалтеру обрабатывать документы постепенно и не допускать ошибок.

В зависимости от порядка, установленного на предприятии, матери­ально-ответственное лицо может сдавать в бухгалтерию первичные до­кументы при реестрах сдачи документов на приход и расход (если доку­менты сдают чаще одного раза в месяц), либо при материальном отчете (если документы сдают один раз в месяц). Полученные от материально-ответственных лиц первичные документы бухгалтерия проверяет и так­сирует (умножает количество на цену за единицу). Протаксированные приходно-расходные документы склада бухгалтерия группирует и ис­пользует для отражения операций учета поступления и расходования материалов, а также для контроля за их сохранностью по видам мате­риалов, по местам их хранения, использования и в разрезе материально-ответственных лиц.

Порядок учета материалов в бухгалтерии зависит от метода учета материалов, который предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей. Известны следующие методы учета материа­лов в бухгалтерии:

- количественно-суммовой;

- оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

При любом методе учета материалов на складе ведут карточки учета материалов в натуральных измерителях.

Количественно-суммовой метод учета материалов имеет две моди­фикации (два варианта).

При первом варианте в бухгалтерии, также как и на складе, на каж­дый вид и сорт материалов открывают карточки аналитического учета материалов. Но если на складе в карточках отражают на основании пер­вичных приходно-расходных документов операции по поступлению и расходу материалов только в натуральных измерителях, то в бухгалте­рии учет материалов в карточках ведут еще и в денежном выражении. В конце месяца по данным карточек составляют сортовые оборотные ве­домости в натуральном и денежном выражении.

Итоги количественно-суммовых оборотных ведомостей сверяют с оборотами и остатками в карточках складского учета материалов, а так­же с данными синтетического счета по учету материалов.

При втором варианте в бухгалтерии не открывают карточки анали­тического учета материалов. Вместо этого все приходно-расходные до­кументы группируют по номенклатурным номерам. В дальнейшем тоже составляют оборотные ведомости в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе субсчетов, открытых к счету ма­териалов. Если предприятие имеет большой перечень наименований ма­териалов, то оборотную ведомость следует строить с использованием вкладных листов.

Оба варианта количественно-суммового метода учета материалов трудоемки. Наиболее удобным считается оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод, при котором в бухгалтерии не ведутся карточки ана­литического учета материалов, а оборотные ведомости ведут только в денежном выражении, что является достоинством данного метода учета материалов. Сущность этого метода заключается в том, что при сальдо­вом методе складской и бухгалтерский учет объединяются в единый оперативно-бухгалтерский. При этом количественный сортовой учет ма­териалов ведется на складах в карточках (книгах) учета материалов, ко­торые используются как регистры аналитического учета. В конце месяца количественные остатки материалов на первое число месяца из карточек переносятся материально-ответственным лицом в книгу (ведомость) ос­татков материалов. Книга (ведомость) остатков материалов вместе с первичными приходно-расходными документами при реестрах сдачи документов по приходу и расходу сдаются в бухгалтерию для проверки и таксировки по твердым учетным ценам. После этого на основании реестров сдачи и приходно-расходных документов бухгалтерия составляет накопительные ведомости по приходу и расходу материалов в денежной оценке по каждому складу отдельно. Накопительные ведомости состав­ляют в разрезе синтетических счетов, субсчетов и учетных групп мате­риалов. В таком же разрезе составляют па основании накопительных ве­домостей групповые оборотные ведомости в суммовом выражении. Подсчитанные в оборотной ведомости остатки материалов по каждому складу сверяются с остатками материалов в книге остатков по этим же складам.

Для учета наличия и движения материалов предназначен активный счет № 10 "Материалы", к которому открывается 9 субсчетов.

Учёт приобретения (заготовления) материалов можно вести с приме­нением счетов 15 "Заготовление и приобретение материалов" 16 "От­клонение в стоимости материалов".

Отпуск материалов осуществляется на производственные нужды, на непроизводственные нужды, на нужды капитального строительства, в реализацию, списание пришедших в негодность материалов, а также вследствие недостачи, выявленной в ходе инвентаризации и на другие цели. Любой случай выбытия материалов отражается по кредиту счёта 10 "Материалы".

В зависимости от каналов поступления и выбытия материалов синте­тический учёт поступивших и выбывших материалов ведётся в разных журналах-ордерах.

Дата добавления: 2014-11-18