Организация бюджетирования

Организация бюджетирования включает в себя два аспекта: содержательный - формализацию процедур постановки бюджетирования, установление взаимосвязи основных бюджетов и состава бюджетных статей, и организационный - разработку бюджетного регламента, утверждение состава бюджетного комитета и регламента его работы для обеспечения эффективности бюджетного процесса.

Системы бюджетирования в различных организациях по степени их разработанности и количеству вовлеченных людей будут сильно различаться в зависимости от четырех основных факторов:

1) масштаба организации;

2) готовности руководства организации к внедрению системы бюджетирования;

3) традиций организации;

4) особенностей выпускаемой продукции.

Рассмотрим влияние: каждого отдельного фактора на процесс бюджетирования. Чем крупнее фирма, чем сложнее и разветвленнее у нее организационная структура, тем более важной оказывается координация работы между ее сегментами. Без формализованной системы обмена плановой и контрольной информацией между различными подразделениями и центрами ответственности обеспечить слаженную работу всей организации практически невозможно.

Второй фактор - готовность руководства организации к внедрению определенных процедур информационного обмена и поддержанию их постоянно в актуальном состоянии. До тех пор, пока руководители организации не осознают, что внедрение системы хотя бы краткосрочного планирования отвечает жизненным интересам организации и обеспечивает нормальное ее функционирование, бюджетирования не будет.

Третий фактор организации системы бюджетирования - традиции организации. Разумеется, начав с нуля, невозможно сразу же наладить и внедрить полную систему бюджетов. Да это скорее всего и не нужно. Компания с традициями участия сотрудников в управлении, возможно, и не нуждается в столь формализованной системе бюджетирования, как это необходимо в компаниях с жестким стилем управления.

Влияют на организацию системы бюджетирования и особенности выпускаемой продукции, которые определяют и организационную структуру компании. Компания, выпускающая уникальную продукцию единичными экземплярами, очевидно, требует других подходов к планированию, чем та, которая выпускает массовые серийные изделия. Система бюджетов линейно-функциональной организации будет отличаться от бюджета холдинга.

Бюджет малого предприятия, возможно, формирует его руководитель единолично или с помощью одного-двух сотрудников. Бюджет организации, средней по масштабам деятельности, разрабатывает группа руководителей подразделений (центров ответственности), а координирует чаще всего руководитель финансовой службы. В крупных компаниях с разветвленной организационной структурой функционирование системы бюджетирования поддерживается бюджетным комитетом - коллегиальным органом, состоящим из представителей всех (или нескольких) бюджетных центров, т.е. организационных единиц или функциональных структур, для которых разрабатываются самостоятельные бюджеты.

Поскольку наиболее работоспособным является комитет, состоящий не более чем из десяти членов, на практике зачастую именно такое число бюджетных центров делегирует своих представителей в состав бюджетного комитета. Это делается как для сохранения работоспособности этой группы, так и для более четкого определения полномочий ее членов.

Особенности деятельности бюджетных комитетов зависят от особенностей самих организаций, однако их основные функции будут общими для всех:

• конверсия стратегических бюджетов в операционные;

• организация и проведение рабочих совещаний;

• утверждение функциональных бюджетов и их консолидация в генеральный бюджет организации;

• рассмотрение отчетов о выполнении бюджетов и анализ существенных отклонений;

• разрешение конфликтов, возникающих в процесс е функционирования бюджетной системы.

Поскольку стратегические цели формируются лишь узким кругом высших руководителей организации, именно бюджетный комитет (в котором представлено наряду с руководителями подразделений и высшее руководство) должен стать органом, трансформирующим стратегические цели в серию операционных бюджетов. Здесь организуется и обратный поток информации: бюджетный комитет организует представление высшему руководству оперативных и тактических данных, которые необходимы для осуществления стратегического планирования. Речь идет об информации, касающейся производственных возможностей организации, ее конкурентных преимуществ на настоящий момент и перспективах создания новых видов продукции и услуг.

В функции бюджетного комитета входит и организация рабочих совещаний, касающихся функционирования системы бюджетирования; разработки форматов плановых и отчетных документов; системы персональной ответственности за разработку и выполнение планов; усовершенствования старых и введения новых форм документов; структуры бюджетных центров ответственности; пересмотра положения о бюджетах и т.п.

Разрешение конфликтов, возникающих в процессе функционирования бюджетной системы, является одной из наиболее важных функций, однако часто недооценивается руководителями организаций. Зачастую организации забываю, отметить необходимость рассмотрения конфликтных ситуаций в своих бюджетных регламентах, хотя такие вопросы встают постоянно. Проблемы могут касаться:

• распределения персональной ответственности менеджеров в случаях, когда какая-либо область бюджетной ответственности окажется в сфере их совместной ответственности;

• невозможности определить результат деятельности некоторых подразделений или их менеджеров в денежных единицах (например, как оценить усилия по созданию положительного имиджа компании);

• реальности и выполнимости нормативов;

• одновременного существования «разнонаправленных и даже несовместимых (на первый взгляд) друг с другом целей организации.

Во главе бюджетного комитета обычно стоит руководитель организации, а взаимодействие между различными участниками и функциями бюджетного комитета осуществляет координатор. Обычно на эту должность назначают одного из сотрудников финансовой службы, занимающегося управленческим учетом и компетентного в вопросах планирования. Заседания бюджетного комитета могут проводиться регулярно либо по заранее утвержденному расписанию, в соответствии с этапами бюджетного цикла.

Одной из функций бюджетного комитета является выработка специального документа, регламентирующего бюджетный процесс в организации. Документ может называться: «Положение о бюджетах», «Бюджетный меморандум», «Бюджетный регламент», «Руководство по составлению бюджетов» или как-нибудь иначе. В любом случае документ этот должен включать в себя:

• описание системы бюджетирования;

• состав и регламент работы бюджетного комитета:

• список функций его членов;

• список плановых документов (бюджетов подразделений, функциональных бюджетов и т.п.);

• сроки их подготовки и представления;

• ответственных за подготовку и выполнение бюджетов;

• механизм текущей корректировки; показателей;

• форматы плановых документов и отчетов об их исполнении;

• сроки и формы представления отчетов;

• другую информацию, касающуюся функционирования системы бюджетирования организации.

Формализация процедур бюджетирования и утверждение специальным распоряжением руководства организации форматов плановых и отчетных документов способствует как повышению дисциплинированности сотрудников, вовлеченных в выполнение бюджетов, так и общей эффективности информационного обмена в рамках системы бюджетирования.

Дата добавления: 2014-11-29