Коммуникативное поведение в организации. Основные элементы процесса коммуникаций. Определения и функции общения

1. ОБЩЕНИЕ - многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями в совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

2. ОБЩЕНИЕ - осуществляемое знаковыми средствами взаимодействие субъектов, вызванное потребностями совместной деятельности и направленное на изменение в состоянии, поведении и личностно-смысловых образованиях партнера.

Не правда ли, оба определения апеллируют к деятельности как к значительной категории, с помощью которой можно объяснить, что такое общение. В то же время во втором определении более развернуты такие понятия, как знаковые средства, личностно-смысловые образования.

Имеется несколько классификаций функций общения. В одной из них предложено различать шесть функций: коммуникативную, информационную, когнитивную, эмотивную, конативную и креативную.

Суть коммуникативной функции - осуществление взаимосвязи людей на уровне индивидуального, группового и общественного взаимодействия.

Когнитивная функция состоит в осмыслении значений на основе представлений, воображения и фантазии.

Эмотивная функция общения проявляется в эмоциональной связи индивида с действительностью.

Конативная функция состоит в управлении и коррекции взаимных позиций коммуникантов. Уточняются цели, мотивы и программы поведения, взаимная стимуляция и взаимный контроль поведения коммуникантов.

Креативная функция общения состоит в развитии людей и формировании новых отношений между ними. В ней проявляются механизмы взаимовлияния: подражание, эмоциональное заражение, внушение, убеждение.

Общение страдает, если нарушена или отсутствует хотя бы одна из перечисленных функций. При анализе реальных процессов общения полезно провести диагностику< представленности этих функций, а затем принять меры для их коррекции

Понимание человека человеком связано с установлением и сохранением коммуникации.

Формы психического отражения являются регулятором общения.

Устойчивость стремления к коммуникации и пониманию людей является залогом успешной профессиональной деятельности менеджера.

Общение - сложное переплетение отношений людей друг к другу, к совместной деятельности, ее результатам и к самим себе, показатель умения понять и оценить друг друга.

Источники информации в общении

- сигналы непосредственно от другого человека,

- сигналы от собственных сенсорно-перцептивных систем,

- информация о внешних по отношению к общению условиях,

- информация об итогах деятельности,

- информация от внутреннего опыта,

- информация о вероятном будущем.

В зависимости от требований момента на передний план выступают разные источники информации и разное их содержание.

Сигналы выступают в осведомительной и регулятивной функциях. Чем меньше опыт общения, тем ограниченнее поток воспринимаемой и оцениваемой коммуникантом осведомительной информации.

Виды осведомительной информации:

- общеосведомительная: информация о внешних и внутренних устойчивых особенностях партнера, накапливаемая длительное время,

- конкретная информация о способности другого к общению и деятельности конкретного рода,

- оперативно-регулятивная: информация о сиюминутном состоянии другого.

Так как в чувствительности восприятия значительную роль играет личность воспринимающего - понимание другого может иметь психодиагностическую функцию.
Например, известно, что в возрасте 11 - 13 лет наблюдается временный регресс в распознавании ряда чувств.
Больные шизофренией с нарушениями коммуникации распознают чувства других со значительными ошибками.

Экстраверты при интерпретации выражений лиц больше опираются на их экспрессию и меньше на контекст ситуации. У интровертов все обстоит наоборот: сначала ситуация, затем экспрессия: экстраверты смотрят, интроверты - думают.

Г. Олпорт считал, что устойчивые состояния выражаются двумя - тремя способами экспрессии: выражением глаз, движениями рук, изменениями в походке и позе, интонациями голоса.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между отдельными людьми или группой лиц. Основная цель коммуникационного процесса - это обеспечение понимания посланного сообщения. В процессе обмена информацией есть четыре основных обязательных элемента:

· отправитель, лицо, собирающее информацию и передающее ее;

· сообщение, сама информация, представленная в той или иной форме;

· канал, или средства передачи информации;

· получатель, или лицо, которому предназначена информация и который интерпретирует ее.

Однако сам процесс коммуникации состоит из большего числа элементов и этапов.

У отправителя изначально должна зародиться идея, или это можно сформулировать как "сначала думай, а потом говори". Должно быть продумано, какую мысль собираются донести до получателя, почему и каким образом это должно быть воспринято. Например, если передается информация о представлении нового товара потребителю, то определяется, что ему надо знать о товаре, почему ему нужен этот товар и каким образом этот товар принесет наибольшую пользу.

Таким образом, обрабатывая идею "под получателя", рождается информация, которую необходимо представить в каком-либо виде или, иначе говоря, произвести кодирование. Кодировка - это перевод информации в слова, символы, интонацию, жесты (язык тела). Кодирование во многом зависит от того, какой канал или средство передачи будет выбрано: устная речь, письменное обращение, знак, плакат, канал электронной коммуникации (компьютерная связь) и т. д. Если канал не соответствует идее, появившейся на начальном этапе, обмен информацией будет неэффективен. Например, если нужно объяснить, как работает новое оборудование, можно сделать это либо устно, либо написав определенную инструкцию. Если процесс работы сложный, то второй канал коммуникации будет более эффективным, особенно если он подкреплен наглядной информацией (рисунками и графиками).

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или более средств коммуникации в сочетании. Это может усилить эффект восприятия и исправить недостатки какого-то одного канала.

Важным фактором, влияющим на коммуникационный процесс, является организационный аспект, а именно конфигурация коммуникационных сетей.

Сети - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационных процессах индивидов или элементов с помощью информационных потоков.

Централизованные информационные потоки (тип "колесо", радиальная). Характеризуется тем, что один из членов группы всегда находится на пересечении всех направлений общения.

Понимание этих типов коммуникационных сетей важно при определении властных полномочий и социальных позиций в группе.

Выбор на практике той или иной сети коммуникаций определяется целями и задачами, стоящими перед группой. Если необходимо совершенствование системы коммуникаций, то целесообразно начать с анализа коммуникационных сетей.

Передача информации получателю - это физическое доведение информации до получателя, которую часто принимают за весь процесс коммуникации. Фактически это процесс организации доступности информации или информационного сообщения. В организации этот процесс обеспечивается секретарями, посыльными или электронными средствами. Получатель (например, исполнитель или начальник) должен увидеть, услышать и понять то, что ему сообщают.

Понимание зависит от того, как происходит декодирование информационного сообщения. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Чем точнее символы выбраны, тем точнее они будут декодированы. Каждый руководитель должен подбирать такие выражения своих мыслей, которые соответствуют уровню восприятия подчиненного.

Весь процесс передачи информации был бы неполным без получения (контроля) и интерпретации обратной связи. После получения сообщения у получателя возникает реакция, которая характеризует то, как было понято сообщение. Получатель производит действие, которое также должно быть декодировано, но уже самим отправителем. Возникает обратная связь, которая позволяет контролировать и корректировать процесс передачи информации. Обратная связь повышает эффективность всего коммуникационного процесса и позволяет компенсировать шум в канале. Шумом называют то, что искажает смысл передаваемой информации. Это может быть чисто механическая неисправность (например, плохое качество печати), разница в образовании участников процесса (люди не понимают терминологию или понимают ее по-своему), разница в восприятии и т. д. Шум присутствует, практически, всегда. Поэтому руководителю нужно знать возможные источники шумов и способы их устранения.

9 1 Понятие команды. Методы формирования команд. Развитие команды: от традиционного контроля к самоуправлению.

Команда – коллектив единомышленников. 2 и более человека взаимодействующих и взаимосвязанных, объединяющихся для достижения общих целей. Человек чувствует себя в безопасности, самовыражается, общается, гордиться общими достижениями.

Способы создания команд

1. Социометрический метод. Среди сотрудников проводят опрос-анкету, где отмечают желание или нежелание работать с кем-либо. Кому отдается больше голосов становиться членом команды.

2. Параметрический. Задаются критерии, которым должен соответствовать член команды. И подбирают подходящего человека.

3. Экспериментальный. Группе поручается задание, во время выполнения группа мобилизуется и превращается в команду.

Принципы работы в команде:

- все хорошо представляют цели, функции, способности, максимальная информированность

- орг. структура соответствует целям

- самодисциплина, ответственность

- новаторство, инициатива, творчество

- групповое решение

- руководитель-катализатор сотрудничества, консультант

Типы команд:

1. рабочие. Проектируют, производят, доставляют товары и услуги. Рядовые сотрудники

2. команда повышения эффективности. Дают рекомендации по повышению качества, снижения издержек, времени поставки

3. интегрирующие. Координируют работу, связывают команды.

Стадии становления команды

1. Формирование. Руководитель ставит четкую цель. Знакомит членов команды, вовлекает их в разработку плана, уточняет роли

2. Преодоление шторма. Столкновения, обвинения, образование подгрупп. Распределение власти и полномочий

3. Возвращение к норме. Осознание, что сила в единстве. Руководитель должен создать атмосферу взаимоуважения

4. Прорыв. Уверенность благодаря совместным успехам

5. Заключение. Для временных групп – расформирование

В высокоэффективных организациях отношения между руководителями и подчиненными меняются. Традиционные роли (мастер, контроллер) трансформируются

Некоторые обязанности традиционно принадлежавшие менеджерам перешли к команде: определение времени отдыха, отбор и увольнение членов, контроль качества, проведение собраний

Переход от традиционного контроля к самоуправлению

1. Начинающая команда. Входят формальные контролеры (руководитель)

2. Команда переходного периода. Руководитель все больше занимается координацией и все меньше контролем

3. опытная команда. Члены берут полную ответственность. Руководитель ведет несколько команд

4. Зрелая. Самоорганизующаяся. Несут полную ответственность. К руководителю обращаются по запросу

Дата добавления: 2015-04-24