Создание групп по совершенствованию систем и процессов

Групповой подход - это усилия двух или более лиц в решении возникшей проблемы. Существует четыре типа групп:

1) группы по совершенствованию деятельности подразделений;

2) кружки качества;

3) группы совершенствования процессов;

4) целевые группы.

Руководство должно принимать участие в деятельности групп и иметь возможность утверждения выработанного решения. Без направляющей роли руководства работники не смогут выявить первоочередные проблемы и определить, какова роль коллектива в решении этих проблем.

Группы по совершенствованию деятельности подразделений состоят из работников этих подразделений. В их задачу входит выработка средств и направлений, с помощью которых подразделение может достичь более высокого качественного уровня, повысит эффективность своей работы. Руководитель подразделения, как правило, является председателем группы, но со временем группу может возглавить хорошо подготовленный работник, не относящийся к аппарату управления. После выявления проблем, влияющих на качество работы подразделения, разрабатываются и выполняются корректирующие мероприятия. Группа несет ответственность за качество поставленных целей по совершенствованию деятельности в рамках данного подразделения.

Группа по совершенствованию деятельности подразделения способствует правильному пониманию всеми работниками их роли в общем деле и подтверждает реальную заинтересованность руководства в процессе улучшения. Участники группы стараются подтянуть тех работников своего подразделения, кто портит общую картину, повысив тем самым качество и производительность труда.

Выгоды и преимущества деятельности групп:

1) все сотрудники активно участвуют в процессе улучшения деятельности;

2) работники, определяющие успех выполнения процесса, могут поощряться руководством;

3) вырабатываются черты характера, присущие лидеру;

4) разрабатываются методы решения проблем, формируются соответствующие навыки и решаются реальные проблемы;

5) руководитель подразделения сохраняет роль лидера;

6) у персонала подразделения повышается чувство собственного достоинства;

7) работники самостоятельно регулируют деятельность подразделения;

8) система деятельности позволяет разработать реалистичные требования к результатам труда, согласованные с "потребителями" и "поставщиками";

9) создается система критериев для оценки основных видов деятельности в рамках подразделения;

10) работники получают возможность увязывать свои цели с целями и задачами подразделения;

11) создается эффективная система передачи на более высокий уровень информации о тех проблемах, которые не могут быть решены в рамках подразделения;

12) улучшаются взаимоотношения рядовых работников и руководителей.

К недостаткам групп по совершенствованию деятельности подразделений относится то, что проведение заседание требует приостановки работы всего подразделения.

Одним из важных направлений в совершенствовании деятельности являются кружки качества. Кружок качества - это небольшая группа сотрудников (обычно от 6 до 12 человек), которые добровольно участвуют в решении проблем, связанных с их работой. В большинстве случаев руководителем кружка является рядовой сотрудник. Для кружков качества характерны следующие особенности:

- заседание кружков проводится регулярно;

- кружки основаны на принципе добровольного участия;

- на заседаниях кружков качества решаются проблемы, возникающие в результате трудовой деятельности;

- проблемы выявляются, исследуются и решаются силами членов кружка, после чего ими же проводится оценка полученных результатов.

К преимуществам кружков качества относятся следующие факторы:

1) добровольное участие в кружках качества не требует дополнительного материального стимулирования;

2) обучение в процессе деятельности кружков качества, позволяет расширить кругозор их участников;

3) работники рассматривают проблемы, в решении которых у них есть личная заинтересованность;

4) программа деятельности кружка качества помогает преодолеть сопротивление реформам.

К недостаткам кружков качества можно отнести следующее:

- в решении проблем не участвуют все работники подразделения;

- работники подразделения, не принимающие участия в деятельности кружков, могут относиться к принятию его решений с недоверием.

Группы по совершенствованию процесса создаются для повышения качества и эффективности процесса, охватывающего деятельность нескольких подразделений. Члены группы и ее руководитель назначаются администрацией организации. Перед группой ставится конкретная задача по совершенствованию процесса, а именно:

- оптимизация величины ожидаемой прибыли от процесса и повышение его рентабельности;

- обеспечение выполнения производственных графиков;

- сведение до минимума дефектов продукции.

Как правило, в состав группы входят опытные и квалифицированные специалисты различного профиля из всех подразделений организации, участвующих в выполнении данного процесса. К преимуществам групп по совершенствованию процессов относится следующее:

- обеспечивается комплексный причинно-следственный анализ;

- члены группы не требуют дополнительной подготовки;

- решения группы могут привести к повышению общей экономической эффективности;

- обеспечивается связь между функциональными подразделениями организации, находящимися в состоянии внутренней конкуренции;

- появляется возможность предотвратить возникновение проблем;

- члены группы получают представление об общей экономической деятельности организации.

Недостатки: работа в группе отнимает значительную часть рабочего времени у квалифицированных специалистов, участие которых в работе группы не всегда обязательно.

Целевые группы - это форма коллективного участия по совершенствованию деятельности; они создаются руководством высшего звена для изучения серьезной проблемы, требующей немедленного решения. В группу входят высококвалифицированные специалисты, временно освобождаемые от основной работы для решения проблемы. Результаты работы группы ежедневно обсуждаются совместно с высшим руководством.

Преимущества создания целевых групп:

- изучение проблемы высококвалифицированными специалистами;

- освобождение членов группы от другой работы;

- оперативное решение проблемы;

- тесное взаимодействие членов группы с работниками организации.

Недостатки:

- очень напряженный график работы;

- принятие окончательного решения не членами целевой группы.

Рассматривая все формы совершенствования деятельности, следует отметить, что любая форма связана с определяющей ролью руководства. Другими словами можно сказать, что коллективное участие возможно только в том случае, когда руководство всех уровней принимает активное участие в совершенствовании деятельности организации.

Дата добавления: 2015-05-10