Основи організації бухгалтерського обліку в системі управління підприємством

Ведення обліку – це застосування бухгалтерською службою узгодженої з керівництвом підприємства методології та технології відображення в обліку фактів господарського життя за складання фінансової звітності за діючими стандартами обліку.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно вибирає форми його організації:

— введення в штат підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби, як самостійного структурного підрозділу, на чолі з головним бухгалтером;

—користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;

- ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;

—самостійне ведення бухгалтерського обліку і складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства.

Організація бухгалтерського обліку складається з трьох взаємопов’язаних етапів:

І Методологічний – здійснюється вибір системи певних способів та прийомів, на яких базуються документування, інвентаризація, використання синтетичних та аналітичних рахунків, застосування методу подвійного запису. Оцінка майна та зобов’язань, калькулювання, бухгалтерський баланс та звітність.

На цьому етапі здійснюється вибір конкретного застосування елементів методу бухгалтерського обліку:

1. Організація первинного документування: вибір об’єктів первинного документування та носіїв в первинної інформації складання переліку форм первинних документів, їх проектування, встановлення порядку та процедур запису в документах.

2. Встановлення строків та порядку проведення інвентаризації.

3. Вибір методу оцінки активів підприємства.

4. Вибір номенклатури статей витрат способу калькулювання собівартості.

5. Вибір номенклатури рахунків (робочого плану рахунків) бухгалтерського обліку і розробка структури субрахунків та аналітичних рахунків.

6. Вибір і затвердження переліку типових бухгалтерських проводок.

7. Визначення переліку форм та їх розробка для внутрішньої звітності і порядку їх заповнення.

Методологічне керівництво організацією бухгалтерського обліку в Україні здійснює Міністерство фінансів України, при якому створено Методологічну раду з бухгалтерського обліку, яка складається з висококваліфікованих наукових працівників, спеціалістів міністерств та інших центральних органів, органів виконавчої влади, підприємств, представників громадських організацій, бухгалтерів і аудиторів.

ІІ етап – Технічний – це вибір форм обліку, що найбільше відповідає галузі та розміру даного підприємства. Це вибір оптимальної форми бухгалтерського обліку, що найбільш повно відповідає галузі та масштабу підприємства. Він полягає у виборі способу оброблення облікових даних (вручну чи комп’ютеризовано), розробленні переліку і форм облікових регістрів, встановленні порядку здійснення і переносу записів в регістрах.

Цей етап передбачає:

1. Вибір способу обробки облікових даних (без комп’ютерного та комп’ютеризованого).

2. Розробка переліку і форм облікових регістрів.

3. Встановлення порядку здійснення записів в регістрах і перенос даних в регістри.

Якщо перший та другий етапи передбачають організацію ведення облікових записів, то третій етап – це організація роботи облікового апарату.

ІІІ етап – Організація управління в бухгалтерії:

1. Встановлення економічної системи обліку (централізований, децентралізований, або змішаний)

2. Визначення оптимальної структури облікового апарату (розподіл облікової праці за ділянками обліку)

3. Встановлення норм праці та часу, необхідного для виконання робіт і визначення оптимальної чисельності бухгалтерів

4. Набір кадрів та їх навчання

5. Організація робочих місць бухгалтерів

6. Розміщення облікового апарату (розташування поруч з оперативними підрозділами, працівниками, які часто взаємодіють з бухгалтерією)

7. Встановлення інформаційного зв’язку між окремими частинами бухгалтерії і оперативними підрозділами (встановлення належного діловодства та документообігу)

8. Організація матеріального, інформаційного і технічного забезпечення обліковців

9. Мотивація працівників бухгалтерії (оплата праці, інші види стимулювання)

10. Встановлення точного обліку роботи працівників та контролю за виконанням ними своїх функцій.

11. Організація активу бухгалтерських документів

12. Організація безпеки та захисту облікової інформації.

Організація бухгалтерського обліку включає такі складові:

- Положення про бухгалтерську службу

- Положення про головного бухгалтера

- Графіки документообігу

- Посадові інструкції виконавцям

- Організаційне, правове, методологічне забезпечення бухгалтерської служби

- Технічне забезпечення обліку

- Наукова організація праці

- Інші види робіт з організації обліку.

План організації бухгалтерського обліку можна представити блоками:

- план документообігу (графік руху документів з моменту їх випуску до передачі в архів)

- план проведення інвентаризації (термін проведення річних внутрішньорічних інвентаризацій)

- план звітності

- графік виконання облікових робіт

а) індивідуальний (які покладаються на кожного виконавця, терміни їх виконання)

б) структурний (перелік і терміни облікових робіт в підрозділах).

- план проведення ревізій та перевірок (характер перевірки (повна, часткова) час, терміни, виконавці та дати, розглядання результатів.

План звітності — це перелік форм встановленої звітності, строки її складання і подання. При цьому планується як зовнішня звітність, що подається відповідним органам, так і внутрішня. План зовнішньої звітності ґрунтується на нормативно-правових актах держави та її уповноважених органів. Форми і строки складання внутрішньої звітності, необхідної для управління і контролю, визначаються керівником підприємства і головним бухгалтером.

Зміст звітності, порядок її складання і подання є вихідною базою при плануванні всієї облікової роботи і значною мірою визначають організацію поточного, фінансового й управлінського обліку. Складання відповідних форм звітності й оперативно-аналітичної інформації закріплюються в плані за конкретними виконавцями.

План документації і документообігу складається на підставі переліку типових і спеціалізованих форм документів, встановлених для підприємств відповідної галузі. Основне завдання плану полягає у визначенні порядку документального оформлення господарських операцій найзручнішими для підприємства документами з урахуванням специфіки його діяльності, а також визначення послідовності проходження документів за всіма стадіями облікового опрацювання.

План рахунків та типова їх кореспонденція. Відповідно до типового Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобовязань і господарських операцій на підприємстві складають власний план рахунків бухгалтерського обліку, з урахуванням особливостей діяльності і отримання необхідної інформації для управління та звітності. Враховуючи те, що при відображенні ряду господарських операцій можливі різні алгоритми, затверджуються також єдині алгоритми відображення однорідних господарських операцій. При цьому має передбачатись можливість прямого вибору інформації для податкових розрахунків за даними бухгалтерського обліку.

План інвентаризації передбачає строки і порядок проведення інвентаризації матеріальних цінностей, грошових коштів та інших активів підприємства, а також зобовязань за розрахунками з різними дебіторами і кредиторами. Цим планом передбачаються як повні інвентаризації, так і часткові, визначаються орієнтовні строки і порядок проведення раптових інвентаризацій. При цьому строки раптових інвентаризацій не повинні бути завчасно відомі матеріально відповідальним особам. План інвентаризації повинен бути складений так, щоб інвентаризація в одній ланці господарства не спричиняла порушення нормальної роботи інших його ланок. При складанні плану інвентаризації керуються Інструкцією щодо інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.09.1994 № 69.

План технічного оформлення обліку передбачає детальну характеристику форми, за якою має вестися бухгалтерський облік на підприємстві, перелік і порядок ведення облікових регістрів, а також заходи щодо раціональної організації облікового процесу, і в першу чергу, — за рахунок забезпечення й ефективного використання сучасних засобів обчислювальної техніки.

3. Зміст та основи передумови раціональної організації обліку на підприємстві

Організація обліку підприємства залежить від обсягу облікових робіт, наявності комп’ютерної техніки, інших умов, а також від облікової політики, яку веде підприємство.

Раціональна організація обліку – це така система практичного застосування прийомів і способів відображення господарських операцій на рахунках синтетичного і аналітичного обліку, яка забезпечує дієвий контроль і всебічний аналіз стану справ підприємства при мінімальних затратах праці і коштів на ведення обліку.

Завдання раціональної організації обліку передбачають:

1)налагодження чіткого порядку документообігу і контролю за ним;

2)забезпечення дотримання загальних вимог щодо бухгалтерського обліку та фінансової звітності в підприємстві;

3)створення умов для поєднання всіх видів господарського обліку без їх дублювання і пропусків інформації;

4)підготовка альбомів робочих форм первинних документів, облікових реєстрів, звітності, контрольно-розрахункових і аналітичних таблиць та інструкцій до них;

5)забезпечення умов праці і відпочинку для підвищення продуктивності праці осіб, зайнятих обліковим, контрольним і аналітичним процесами;

6)оптимізація планування, управління та регулювання обліком, контролем й аналізом на всіх стадіях і ділянках;

7)систематичний нагляд за обліковим, контрольним і аналітичним процесами з метою їх поліпшення та скорочення витрат на них.

Для ефективного ведення обліку в підприємстві потрібно створити певні передумови:

1)прийняти на посаду головного бухгалтера кваліфікованого спеціаліста з відповідними діловими якостями (вища облікова освіта; стаж роботи за спеціальністю не менше 2—3 роки; знання і вміння користуватись обліковими комп'ютерними програмами; знання і розуміння основ права, оподаткування; глибокі знання з економічного контролю й аналізу; організаторські здібності; високий рівень культури, моралі та поведінки і т- а.);

2)визначення видів форм і способів ведення обліку, обсягів та термінів подання облікових, звітних, контрольних і аналітичних відомостей зовнішнім і внутрішнім користувачам;

3)встановлення певної мережі зв'язків облікової служби з іншими структурними підрозділами й службами підприємства, а також зовнішніх зв'язків;

4)створення оптимальної системи планування розвитку, управління та регулювання обліком;

5)належне організаційне, інформаційне, технічне, ергономічне та соціальне забезпечення облікового процесу.

Раціональна організація обліку передбачається на підприємствах, які мають високо кваліфікованого з діловими якостями головного бухгалтера. Оскільки ця робота – це прямий обов’язок головного бухгалтера, що зафіксований у Положенні про організацію обліку і звітності в Україні.

Головний бухгалтер повинен знати:

- достатній досвід і високу теоретичну підготовку;

- економіку і організацію підприємств галузі;

- досконало володіти технікою обліку;

- бути в курсі найновіших досягнень облікової системи.

Перш ніж приступити до організації обліку на підприємстві головний бухгалтер повинен:

1. Вивчити галузеві інструкції та вказівки щодо організації, методології і техніки обліку

2. Вивчити саме підприємство: його структуру, технологію виробництва, методологію і техніку планування, організацію та системи оплати праці, джерела й умови постачання, порядок збуту продукції, взаємовідносини з державним бюджетом та податковою системою, порядок фінансування та кредитування.

3. Повинен володіти спеціальною культурою, яку можна умовно поділити на кілька складових:

- організаційна культура передбачає знання і вміння моделювати структуру апарату бухгалтерії і технологію обліково-аналітичного процесу, добирати і розставляти кадри облікового апарату, розподіляти функції, права й відповідальність між працівниками, довіреного йому підрозділу, ефективно контролювати виконання рішень;

- економічна культура полягає в оволодінні теоретичними знаннями в галузі економічних наук і практичному застосуванню;

- правова культура – це рівень знань головного бухгалтера з основ господарства, уміння застосувати правові норми в практичні й діяльності при вирішенні економічних і трудових питань;

- економіко-математична культура передбачає застосування економіко-математичний метод при вирішенні обліково-аналітичних знань господарської діяльності;

- планова культура відображає обсяг знань у галузі теорії і практики планування та регулювання обліково-аналітичних робіт, застосування графічних методів побудови аналітичних, облікових і контрольних процесів, моделювання і стандартизації.

- Морально-психологічна культура передбачає особистий приклад, уміле керування підлеглими, здійснення організаторських і виховних функцій.

Раціональна організація обліку повинна забезпечувати:

1. Чіткий порядок документації господарських операцій з попереднім і наступним контролем документів;

2. Повноту та ясність відображення операцій в документах і реєстрах обліку;

3. Взаємне узгодження всіх видів обліку (бухгалтерського, статистичного, оперативно-технічного) без їх дублювання;

4. Побудову облікових і аналітичних форм для задоволення вимог аналізу господарської діяльності підприємства;

5. Підвищення продуктивності праці осіб, зайнятих обліком через впровадження наукової праці, чіткий розподіл обов’язків (з урахуванням рівномірності навантаження), формування облікових робіт, підвищення кваліфікації облікових кадрів і зростання їх професійного рівня, комп’ютерізація облікового процесу;

6. Планування облікового та аналітичного процесів на всіх стадіях і ділянках;

7. Систематичний контроль за сходом облікової праці з метою удосконалення, підвищення її ролі в управлінні господарською діяльності виявлення резервів зниження витрат на її організацію і ведення.

Дата добавления: 2015-05-10