КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Запрос на удалениеЗапрос на добавление Запрос на обновление Запрос этого типа используется при необходимости внесения изменений во множество записей БД, поэтому целесообразно сделать резервную копию таблицы. Выполняется этот вид запроса в два этапа: сначала проверяется правильность отбора обновляемых записей с помощью запроса на выборку, затем он преобразуется в запрос на обновление и выполняется повторно. При обновлении полей следует иметь в виду, что если при проектировании таблицы в свойствах поля было указано «Условие на значение», то при обновлении этого поля условие может быть нарушено, чего не допустит MS Access. Поэтому нужно: или изменить условие на значение, или удалить это условие в Конструкторе. Периодически убирая в архивные таблицы «старые» записи, можно увеличить быстродействие основных частей и улучшить обзорность БД. Кроме того, при необходимости добавить данные в таблицу БД из другой базы можно также использовать запросы на добавление. «Старые» или неиспользуемые записи таблиц можно удалить, но обязательно сначала произвести выборку и проверить ее. Целесообразно сделать копию. Формы в MS Access Для организации удобного интерфейса с БД используются формы. Форма позволяет вывести на экран одну запись в виде электронного бланка. Формы могут создаваться: 1) Автоматически: a) Вставка — Автоформа для выбранной таблицы; b) вкладка Форма — кнопка Создать — Автоформа различных видов для выбранной таблицы. 2) Полуавтоматически с помощью Мастера форм: a) вкладка Форма — Создать с помощью Мастера; b) кнопка Создать — Мастер форм; 3) Вручную с помощью Конструктора форм: a) вкладка Форма — Создать с помощью Конструктора; b) Вставка — Форма — Конструктор форм; c) кнопка Создать — Конструктор форм; d) приведенным инструментом Новый объект:автоформа. При создании формы в нее можно добавить объекты, улучшающие ее внешний вид и упрощающие работу с БД. К ним можно отнести поле ввода, надпись, кнопку, линии и прямоугольники. Большинство из них размещаются на Панели элементов. После выделения нужного элемента в панели его нужно растянуть на поле Формы. Макет формы состоит из разделов: область данных (содержит данные из источника), заголовок формы (верхняя часть первой страницы), примечание формы (нижняя часть последней страницы), верхний и нижний колонтитулы (при печати формы). При создании форм в режиме Конструктора можно использовать также вычисляемые поля иподчиненные формы. Подчиненная форма — это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной, а форма внутри формы — подчиненной формой. Подчиненная форма удобна для вывода из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим», «один-к-одному». Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один». Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму. Подчиненная форма может быть выведена в Режиме таблицы как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая. Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы двух уровней вложенности. Перед созданием подчиненных форм следует проверить наличие связи «один-ко-многим» между таблицами. Создать подчиненные формы можно двумя способами. Последовательность действий следующая: a) создать формы главную (отношение «один») и подчиненную (отношение «много») отдельно для каждой таблицы; b) открыть главную форму в режиме Конструктора.
Отчеты в MS Access Для конечного пользователя данные, хранимые в таблицах и запросах, могут быть оформлены в виде отчета. Отчет позволит представить информацию на печать в желаемом формате. Его можно дополнить рисунками и графиками, которые сделают данные привлекательными. В отчете легче всего группировать и сортировать данные. Создать новый отчет можно следующими способами: 1. Автоматически: a) Вставка — Автоотчет для выбранной таблицы; b) вкладка Отчет — кнопка Создать — Автоотчет различных видов; 2. Полуавтоматически с помощью Мастера отчетов: a) вкладка Отчеты — Создать с помощью Мастера; b) кнопка Создать — Мастер отчетов; 3. Вручную с помощью Конструктора отчетов: a) вкладка Отчет — Создать с помощью Конструктора; b) Вставка — Отчет — Конструктор отчетов; c) кнопка Создать — Конструктор отчетов; d) приведенным инструментом на панели инструментов. Существует два основных режима работы с отчетами: 1. Конструктор — для создания новых отчетов и изменения шествующих; 2. Предварительный просмотр — внешний вид отчета при печати. К разделам отчета относятся — область данных, где размещаются записи из источника данных, заголовок и примечание отчета, которые только однажды размещаются соответственно в начале и конце отчета. Дополнительные разделы Заголовок и Примечание группы связаны с группировкой записей. Количество этих разделов по числу уровней группировки. Группа — это набор записей, отобранных по определенному критерию. Группа состоит из заголовка, включенных в нее записей и примечания. Группировка позволяет разбить записи на логические группы и напечатать вводную и итоговую информацию для каждой. Группировка может быть: · для чисел — по десяткам, сотням и другим диапазонам значений, которые задаются в свойстве Интервал; · для текстовых полей — по первой букве, по двум первым буквам и т.д.; · для полей типа Дата — по годам, кварталам, месяцам и т.д. В отчетах, как и в формах, можно использовать поля, которые в режиме Мастера устанавливаются с кнопки Итоги, а в режиме Конструктора — кнопкой ab| Почтовые наклейки являются разновидностью отчета. Для их создания выполняется команда: вкладка Отчеты — кнопка Создать — Почтовые наклейки — выбрать источник и формат наклеек. Обмен данными с другими приложениями MS Access позволяет импортировать данные из других прикладных программ, таких, как MS Excel, dBase, MS FoxPro, Lotus 1-2-3, a также текстовые файлы. Для импортирования следует выполнить команду Файл — Внешние данные — Импорт. Запускаемый при этом Мастер импорта создаст на основе импортируемого файла таблицу в MS Access. Для сохранения объекта в файле другого приложения, например MS Word, нужно выделить объект и выполнить команду Сервис — Связи с Office — Публикация в MS Word. Если нужно использовать таблицу MS Access для создания составного документа с помощью функции слияния, то используется команда Сервис — Связи с Office — Слияние с MS Word. Экспорт таблиц MS Access можно осуществлять в текстовый файл, файл электронных таблиц или баз данных других форматов командами Файл — Экспорт — и указать тип файла, в который нужно преобразовать данные. Если есть необходимость экспортировать таблицу в формат MS Excel, то можно использовать команду Сервис — Связь с Office — Анализ данных в Microsoft Excel. При желании можно установить связь с таблицей из другой программы для просмотра и обработки имеющихся там данных (Файл — Внешние данные — Связать таблицы). Использование макросов MS Access предоставляет пользователям два средства автоматизации работы с БД: язык макросов и язык Visual Basic for Applications (VBA). Макрос — это часто повторяющаяся последовательность макрокоманд, объединенных в одну для автоматизации работы. Макросы могут использоваться: · при работе с формами (макрос связывается с кнопкой); · для управления запуском файла MS Access (макрос Autoexec); · при работе с отчетами (использование «горячих» Autokeys). Для создания макроса следует в окне БД выбрать вкладку Макросы — кнопка Создать. Окно создания макроса имеет две области: Макрокоманда раскрывающимся списком макрокоманд и Примечание. Для включения макрокоманды в макрос можно использовать два способа: 1-й способ: вызвать выпадающий список, например макрокоманда Открыть форму, указать имя формы, уточнить режим данных; 2-й способ: перетащить объект БД (конкретную форму) в область макрокоманд окна макроса, при этом имя объекта (формы) будет указано автоматически. Созданный макрос следует сохранить в файле БД как Файл — Сохранить — указать имя макроса. Запуск макроса можно осуществить следующими способами: · щелчок на кнопке Запуск на панели инструментов; · Сервис — Макрос — Запуск макроса; · выбрать макрос на вкладке Макросы окна БД и нажать кнопку Запуск или двойной щелчок мыши на имени макроса. При выполнении макроса возможна проверка различных условий.
Дата добавления: 2015-05-29; Просмотров: 732; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |