Стадії автоматизації документообігу

ПРИНЦИПИ ПОБУДОВИ ТА ФУНКЦІОНУВАННЯ СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Основною проблемою традиційної технології управління до­кументообігом є практична неможливість централізовано відслі­дковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Найбільш ефективними напрямами використання електронних технологій у традиційному діловодстві є:

— підготовка документів з використанням електронних тех­нологій — здійснюється за правилами і з використанням форм і бланків уніфікованих документів, на виході тексти переводяться на папір і набувають у відповідності з діючими правилами форми документів;

— електронна передача інформації використовується для при­скорення її доставки споживачам з подальшими виведенням до­кументів на папір; актуальним завданням є визначення місця фа­ксимільної передачі документа у системі традиційного діло­водства;

— електронна реєстрація надходження документів у систе­му — передбачає включення у єдину інформаційну систему всіх документів, які створюються в організації або надхо­дять до неї у будь-якій формі на основі єдиних правил реєст­рації. Не реєстраційному масиві ґрунтується облік, пошук, ко­нтроль виконання документів без створення інших реєстра­ційних форм.

Визначення 24

Системи управління документами мають функції зберігання, пошуку, контролю життєвого циклу документів.

У процесі автоматизації документообігу можні умовно виді­лити такі стадії: паперовий документообіг, паперовий докумен­тообіг з використанням автономних ПК, змішаний документообіг і безпаперовий документообіг.

При застосуванні паперового документообігу документ про­ходить всі етапи у паперовій формі: для реєстрації використову­ються журнали, картки.

Паперовий документообіг з використанням автономних ПК означає, що ПК використовується для підготовки і реєстрації документів. На даному етапі виникає поняття електронного до­кумента, тобто такого документа, який зберігається машинних носіях. За відсутності локальної мережі переваги паперового до­кумента не реалізуються. Передавання, узгодження та затвер­дження документів здійснюється у паперовому виді.

Змішаний документообіг означає, що комп'ютери, об'єднані у локальну мережу, використовуються для підготовки, переда­вання і зберігання документів, однак, юридичну силу документ має у паперовому виді. Узгодження і затвердження фінансових і юридичних документів здійснюється у паперовому виді.

Рис. 13. Змішаний документообіг

Підготовка проекту документа здійснюється у електронному виді (пункт 1), потім документ надходить секретарю, який його ре­єструє, роздруковує і надає керівництву на затвердження (пункт 2). Керівник вносить правки і віддає документ виконавцю на до­опрацювання (пункт 3). Після того, як документ затверджений, він розсилається локальною мережею всім виконавцям (пункт 4).

Визначення 25

Таблиця 9

Безпаперовий документообіг означає, що всі операції з до­кументами виконуються у електронному виді, юридична сила до­кумента засвідчується електронним цифровим підписом.

Інтегрована система електронного документообігу (ІСЕД) — інтегрована система управління організаційного типу, що забез­печує приймання, обробку, передачу та зберігання електронних документів в рамках корпоративної мережі та використовує сер­віси телекомунікаційної мережі.

Введення електронного документообігу дає змогу знизити кі­лькість служб, зайнятих роботою з документами.

Нижче (рис. 14) показано, наскільки зменшується час вико­нання окремих етапів роботи з документами при зміні «паперо­вого» процесу на електронний.

Рис. 14. Переваги електронного документообігу

Основними цілями впровадження електронного документообі­гу в організації є:

— підвищення ефективності управлінської діяльності;

— прискорення руху документів у організації;

— зменшення трудомісткості опрацювання документів.

Кардинальні, революційні підходи до автоматизації докумен­тообігу небезпечні, оскільки можуть призвести до серйозних проблем в управлінні і навіть дезорганізації діяльності.

Визначення 26

Основні технології, які забезпечують різні операції опрацю­вання документів:

— технології розпізнавання текстів, які трансформують паперові вхідні документи у електронну форму;

— електронний цифровий підпис;

— засоби передавання даних;

— засоби зберігання документів у електронній формі. Електронний документообіг дає змогу створити в організації

єдиний інформаційний простір, інтегруючи у інформаційний ву­зол всі документальні системи.

ВИДИ СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Проектування систем електронного документообігу здійсню­ється багатьма компаніями незалежно одна від одної, тому через неузгодженість роботи систем виникають проблеми при взаємо­дії систем документообігу різних виробників. Як правило, ці проблеми пов'язані із несумісністю форматів представлення да­них, відсутністю стандартизації систем, та підходів, використо­вуваних при проектуванні систем.

Визначення 27

Електронний документообіг обслуговується певним програм­ним забезпеченням (Enterprise Document Management Systems, EDMS).

З найважливіших характеристик систем електронного доку­ментообігу спеціалісти, як правило, виділяють такі:

— програмна платформа;

— типи документів, з якими працює система;

— можливості масштабування;

— максимальна кількість користувачів; загальна кількість та число рівнів структур, які відображають особливості внутрішньої організації підприємства;

— можливість роботи за «вільною» схемою, без жорсткої фік­сації маршрутів);

— засоби для визначення маршрутних схем проходження до­кументів;

— можливості контролю за проходженням документів; засоби повідомлення про порушення у регламенті проходження докуме­нтів, спосіб повідомлення посадових осіб;

— підтримка роботи з кількома версіями документа, можли­вість інтеграції з іншими додатками; особливості настроювання програмного продукту на потреби конкретного замовника;

— засоби регламентації доступу та криптографічного захисту. Системи з розвиненими засобами workflow (WF). Наведемо кілька найбільш відомих визначень Worklfow [13]:

— довільне завдання, виконуване послідовно або паралельно одним або більше учасниками робочої групи з метою досягнення спільної мети (IBM);

— повна або часткова автоматизація бізнес-процесу, при якій документи, інформація або завдання передаються від одного уча­сника до іншого для виконання узгоджених дій;

— координація людей, інформації, об'єктів та подій для вико­нання послідовності операцій і досягнення статусу, який призво­дить до досягнення встановлених цілей (Workflow Management Coalition).

Всі ці визначення включають бізнес-процеси, інформацію та персонал.

Технологія Workflow включає:

— технологію автоматизації управління потоками робіт;

— автоматизацію виконання ділових (бізнес) процесів;

— моделювання діяльності підприємства;

— організацію у управління взаємопов'язаною діяльністю всіх співробітників підприємства.

В основі технології Workflow лежать такі базові поняття:

— об'єкт— деякий об'єкт, використовуваний у бізнес-про-цесі (наприклад, документ, креслення, інструмент);

— подія — дія, виконана над об'єктом (напр., підписання до­кумента);

— операція — дія, виконувана у межах розглядуваного бізнес-процесу (напр., перевірка документа на правильність складання, внесення змін до документа);

— виконавець — посадова особа, відповідальна за виконання операції бізнес-процесу.

Кожна система класу Workflow забезпечує вирішення мінімум трьох завдань:

— опис бізнес-процесу;

— управління виконанням бізнес-процесу;

— моніторинг виконання бізнес-процесу.

Управління виконанням потоку робіт полягає:

— у перевірці умов переходу між операціями;

— у передаванні документів між виконавцями;

— повідомленні користувача про те, що він повинен зробити.

Функції системи електронного документообігу в інформа­ційному забезпеченні системи управління:

— підвищення якості підготовки документів;

— посилення виконавської дисципліни;

— прискорення обміну інформацією між організаціями;

— спрощення процедури прийняття рішень;

— скорочення кількості помилок і зловживань при роботі з громадянами і організаціями;

— підвищення авторитету державних інститутів у громадській думці;

— прискорення і спрощення інформаційних процесів;

— підвищення гнучкості й керованості процесів передавання інформації;

— забезпечення прозорості прийняття рішень і необхідного контролю суспільства за діяльністю державних органів;

— забезпечення внутрішньовідомчої взаємодії, а також взає­модії співробітників державних органів різних рівнів.

Проблеми впровадження систем електронного документообігу:

— консерватизм персоналу, недостатня освіченість в галузі інформаційних технологій, небажання навчатись і підвищувати

кваліфікацію, побоювання прозорості власної діяльності для ке­рівництва, яка виникає внаслідок впровадження системи елект­ронного документообігу;

— відставання нормативно-методичного забезпечення роботи з електронними документами від інформаційно-технологічного;

— різноманітність програмних засобів, які використовуються для автоматизації документообігу в органах державного управління;

— часті структурні зміни в організації, слабка формалізація бізнес-процесів;

— паралельне існування традиційних «паперових» систем до­кументообігу і систем електронного документообігу.

Таблиця 10

Дата добавления: 2015-05-26