Відкритість

Модульність

Розподіленість

Масштабованість

Основні вимоги до систем електронного документообігу

Бажано, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів з здатність системи нарощувати потужність визнача­лась тільки потужністю відповідного програмного забезпечення.

Архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіально-розподілених організаціях

Система повинна складатись з окремих модулів, інтегрованих між собою, на випадок, якщо користувачу системи не потрібно одразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, або спектр завдань організації вужчий, ніж весь спектр завдань документообігу.

Система повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання і інтеграції з іншими системами.

Автоматизація документообігу здійснюється на основі окре­мих автоматизованих функцій, поєднаних за своїм призначенням у типові функціональні комплекси:

— комплекс підготовки документів комп'ютерними засобами;

— комплекс реєстрації та введення електронних документів в оперативний електронний архів;

— комплекс ведення електронного архіву, підтримки паперо­вого архіву та організації доступу до його інформації;

— комплекс контролю виконавчої діяльності;

— комплекс проектування маршрутів руху документів;

— комплекс обміну даними;

— комплекс підтримки формування аналітично-статистичної звітності та оперативного аналізу;

— комплекс ведення нормативно-довідкової інформації;

— комплекс адміністрування;

— комплекс «уніфіковане клієнтське місце».

Для забезпечення обміну електронними документами та по­відомленнями з дотриманням вимог «Типового порядку здійс­нення електронного документообігу в органах виконавчої вла­ди», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453, розроблено технічні умови «Система електронного документообігу органу виконавчої влади. Технічні умови» ТУ У 30.0-33240054-001:2005.

Дотримання технічних умов забезпечує можливість:

— уніфікації форматів обміну інформацією між органами ви­конавчої влади;

— інтеграції СЕДО в єдину загальнодержавну систему елект­ронного документообігу органів виконавчої влади.

Система електронного документообігу (СЕДО) повинна фун­кціонувати з дотриманням вимог «Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади», за­твердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 28 жов­тня 2004 р. № 1453 та «Примірної інструкції з діловодства в міні­стерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах вико­навчої влади», затвердженою постановою КМУ № 1153 від 17 жовтня 1997 року.

В СЕДО повинна забезпечуватися можливість:

— одночасної роботи групи користувачів;

— перевірки електронних документів на зараження вірусом та регулярне оновлення антивірусної бази даних;

— використання надійних засобів електронного цифрового підпису;

— візуального подання (у тому числі й друк на папері) елект­ронних документів;

— використання систем розпізнавання документів на папері та перевірки правопису.

В СЕДО повинні забезпечуватися:

— простота і зручність її використання працівниками, що пройшли навчання (далі — користувачі);

— виконання користувачами своїх службових обов'язків щодо діловодства в електронній формі;

— захист від помилкового видалення даних, можливість зво­ротних дій користувача;

— автоматичне заповнення полів форм для прискорення про­цесу введення інформації;

— аудит введеної інформації;

— надання засобів для відстеження (моніторингу) руху електронних документів між підрозділами органу виконавчої влади в процесі діловодства.

Функціонування СЕДО здійснюється з обов'язковим викорис­танням інформації з довідників:

— довідник видів електронних документів та повідомлень;

— довідник органів виконавчої влади, які є учасниками обмі­ну електронними документами та повідомленнями;

— довідник фізичних осіб, які є учасниками обміну електро­нними документами та повідомленнями між органами виконавчої влади.

За необхідності СЕДО доповнюється довідниками та/або кла­сифікаторами із загальносистемною або іншою інформацією, не­обхідною для її функціонування.

В процесі функціонування СЕДО забезпечується коректна взаємодія її програмних компонент з іншим інформаційно-телекомунікаційними системним, прикладним та інструменталь­ним програмним забезпеченням робочих місць та серверів без порушення їх функціонування.

Програмні продукти, які використовуються для створення СЕДО, повинні мати експертний висновок або сертифікат відпо­відності вимогам нормативних документів з технічного захисту інформації.

Органи виконавчої влади, які здійснюють обмін електронними документами і повідомленнями через свої СЕДО, виступають відправниками або одержувачами таких документів і повідом­лень.

В процесі обміну електронними документами і повідомлення­ми взаємодія СЕДО з системами електронного документообігу органів виконавчої влади здійснюється через спеціальні телеко­мунікаційні мережі, у яких забезпечується безпека конфіденцій­ної інформації, що є власністю держави.

В СЕДО не накладаються обмеження на структуру та зміст електронного документа.

В СЕДО забезпечується обмін такою інформацією:

— електронні документи;

— реєстраційні дані в електронній формі про електронний до­кумент та його зміст;

— повідомлення для відправника про прийняття (відхилення) вхідних електронного документа службою діловодства одержу­вача.

Інтерфейс між користувачем і СЕДО дає змогу забезпечити:

— ергономічність взаємодії користувача з СЕДО;

— взаємодію користувача з програмними компонентами СЕ­ДО на основі прозорого та інтуїтивно зрозумілого діалогового графічного віконного інтерфейсу, з використанням піктограм функцій, режимів та операцій;

— можливість для користувача оперувати професійно-орієн­тованими поняттями предметної галузі діловодства державною мовою;

— можливість зворотності дій користувача, а також обов'я­зкове підтвердження ним потенційно руйнівних дій з модифікації та відновлення даних;

— можливість одержання користувачем довідкових даних про функціональні характеристики СЕДО (зокрема, отримання на ек­рані монітора контекстнозалежних підказок щодо виконання операцій, функцій тощо).

В СЕДО може застосовуватися система управління базами да­них, в якій забезпечується надійне зберігання інформації в різно­манітних форматах — як текстових, так і графічних чи мульти­медійних, надання швидкого доступу до інформаційних ресурсів різноманітним прикладним системам з підтримкою достатньої продуктивності при підключенні запланованої кількості користу­вачів.

На ринку представлених досить широкий спектр систем елек­тронного документообігу. Розглянемо кілька з найбільш розпо­всюджених систем.

«БОСС-Референт» www.it.ru

Система орієнтована на спільну роботу багатьох користува­чів і створює всередині організації єдиний інформаційний про­стір.

Система БОСС-Референт побудована на платформі IBM Lotus Domino/Notes і характеризується такими властивостями:

— засоби створення єдиного інформаційно-управлінського простру для організацій будь-якої складності: розподілених, ба­гаторівневих, та ін..

— підтримка складних маршрутів узгодження доку­ментів;

— швидка автоматизація бізнес-процесів завдяки наявності вбудованих процесів опрацювання документів, які настроюються

та модифікуються у відповідності з вимогами специфіки діяльно­сті замовника;

— зручність адміністрування, масштабування, Web-доступ;

— наявність засобів захисту інформації;

— простота освоєння користувачами.

—

«ДЕЛО» http://www.eos.ru, http://www.eos.com.ua

«ДЕЛО» повною мірою підтримує вітчизняні традиції діло­водства та повний життєвий цикл документа. Система може ви­користовуватись і невеликими організаціями — для автоматиза­ції паперового документообігу, і великими підприємствами — для організації електронного документообігу.

Основні функції системи:

— забезпечує повний життєвий цикл документа в організації від створення проекту документа до списання у справу і передачу в архів;

— формування доручень за документами;

— управління проходженням документів із множиною рішень;

— передавання завізованих документів співробітникам на озна­йомлення та виконання;

— контроль проходження і виконання документів;

— забезпечення інформаційної безпеки.

«Евфрат-документооборот» www.evfrat.ru

Система з своїми функціональними можливостями рекомен­дована широкому колу організацій. На сайті компанії зазначаєть­ся, що система може використовуватись для підприємств малого і середнього бізнесу. «Евфрат» побудований у парадигмі «Робо­чого стола» з папками. Документи розкладаються у папки, які можуть мати будь-який ступінь вкладеності.

На сайті надано можливість одержати демо-версію програм­ного продукту.

Система дає змогу виконувати такі завдання:

— автоматизація канцелярії;

— електронний архів документів;

— корпоративний электронный документооборот (work­flow).

OPTiMA-WorkFlow http://www.optima-workflow.com, http://www.onix.ru Функціональні можливості системи OPTiMA-WorkFlow

— повнофунціональна маршрутизація і засоби опису сценаріїв руху документів;

— контроль додержання вимог технології роботи з докумен­тами;

— контроль виконання доручень; динамічна модифікація фо­рми і змісту облікових даних і процедури реєстрації;

— повноцінний контроль версій документа;

— робота з будь-якими електронними об'єктами;

— робота в розподілених корпоративних мережах;

— індивідуальне налаштування інтерфейсу робочого місця користувача.

«Megapolis.floKyMeHToo6opoT» www.softIine.kiev.ua

«Megapolis.Документооборот» є комплексним програмним рішенням для створення систем управління документами та ав­томатизації ділових процесів. Система охоплює всі етапи життє­вого циклу документів. Система має модулі, орієнтовані на авто­матизацію традиційних вітчизняних процесів діловодства та контролю виконавської дисципліни, характеризується відкритіс­тю, високим рівнем розширення, адаптації і може використовува­тись у різних структурах — від комерційних компаній до органів державної влади.

Система «Megapolis. Дoкyмeнтообopoт» призначена для вирі­шення таких завдань:

— забезпечення автоматизації ділових процесів (work­flow);

— організація спільного інформаційного простору для органі­зації з розподіленою структурою;

— автоматизація завдань діловодства і контролю виконавської дисципліни — функцій підготовки проектів документів, реєстра­ції, формування резолюцій, доведення документів до виконавців, фіксація перебігу виконання, контроль виконання, автоматизація функцій ведення паперового архіву;

— організація роботи із зверненнями громадян;

— формування різних видів статистичної та аналітичної звіт­ності.

Дата добавления: 2015-05-26