Електронний архів як складова системи електронного документообігу

Визначення 28

Метою створення електронного архіву є забезпечення опера­тивного і повноцінного доступу до всіх документів, які зберіга­ються і надходять до системи управління. Для цього необхідно вирішити два основні завдання: ввести масив наявних у архіві документів і забезпечити можливість оперативного повнотексто-вого доступу до електронних документів.

З цією метою організується високопродуктивна мережа, яка включає графічні робочі станції і потужні сервери введення і об­робки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низької якості використовуються сканери потокового введення і відповідні програмні засоби.

Система забезпечує ефективне індексування і повнотекстовий пошук неструктурованої інформації великого обсягу.

Основні функції корпоративного електронного архіву:

— сканування;

— розпізнавання і корегування помилок;

— створення і міграція електронних документів і образів;

— індексування документів;

— оперативний пошук і відображення документів;

— аналіз документів;

—управління функціонуванням системи.

Для реалізації цих функцій у корпоративному електронно­му архіві повинні бути підсистеми введення, зберігання, інде­ксування, пошуку і відображення інформації, аналізу, управ­ління потоками, адміністрування і науково-технічного супро­водження.

Електронний архів оптимально вирішує завдання поточно­го збереження документів, коли найбільшого значення набу­ває оперативність доступу до інформації та наявність можли­вості одночасного використання документа кількома співробіт­никами.

Таблиця 11

Запитання для самоперевірки

1. З яких забезпечуючих підсистем складається структура інформаційної системи?

2. Дати визначення поняття «система електронного документообігу».

3. Назвати приклади систем електронного документообігу та їх основні функціональні можливості.

4. Дати визначення технології workflow.

5. Назвати складові технології workflow.

6. Дати визначення поняття «електронний архів».

7. Які основні завдання створення електронного архіву?

8. Які основні функції мають виконуватись у електронному архіві?

9. Які основні вимоги висуваються до електронного архіву?

Рекомендована література

1. Шеян И. Электронное развитие документооборота // Computer-world. — 2003.—№ 18.

2. Філіпова Л. Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології, організації, технології (зарубіжний до­свід) // Вісник Книжкової палати. — 2001. — № 4. — С 15—18.

3. Гончарова Η. I. Документаційне забезпечення менеджменту: На­вчальний посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с

4. Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структу­ра, методи // Вісник Книжкової палати. — 2004. — № 5. — С. 32—36.

5. Асєєв Г. Методологія корпоративного документообігу: технологі­чність управління та опрацювання даних // Вісник Книжкової пала­ти. — 2006. — № 9. — С 26—30.

6. Асєєв Г. Концептуальні підходи до проблем управління докумен­тацією // Вісник Книжкової палати. — 2006. — № 11. — С 25—28.

7. Система електронного документообігу органу виконавчої влади. Технічні умови ТУ У 30.0-33240054-001:2005 [Електрон, ресурс].— Спосіб доступу: URL: http://www.stc.gov.ua. — Загол. з екрану.

8. Глушков В. М. Основы безбумажной информатики— Μ.: Наука. Главная редакция физ.-мат. литературы, 1982. — 552 с.

9. Ларин М. В. Электронный документооборот: проблемы разработ­ки и внедрения [Електрон, ресурс]. — Спосіб доступу: URL:http:// www.cryptography.ru. — Загол. з екрану.

10.Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традицион­ного к электронному. — М.: Изд-во МЭИ, 2004. — 172 с.

11.Бобылева М. П. Вопросы анализа документооборота организа­ции в условиях использования автоматизированных систем // Делопро­изводство 2001. — № 1.

12.Бобылева М. П. На пути к информационному менеджменту (во­просы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопро­изводство 1999. —№ 1.

13.Круковский М. Ю. Оценка эффективности систем Workflow // Корпоративные системы. — 2007. — № 1. — С. 14—18.

Дата добавления: 2015-05-26