Загальні принципи побудови системи електронного документообігу

ФУНКЦІОНАЛЬНІ МОЖЛИВОСТІ СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Функції	Зміст
Реєстрація документів	- реєстрація і облік документів; - ведення журналів реєстрації та обліку. - ведення номенклатури справ
Контроль виконання	— ведення контрольних завдань; — перенесення терміну виконання завдань; — ведення стану виконання; — зняття завдань з контролю згідно із звітами; — визначення результату виконання завдань; — підтримка завдань централізованого і децентралізованого рівня
Маршрутизація об'єктів документообігу (workflow підсистема)	— реєстраційних карток; — контрольних карток; — електронних версій документів; — звітів щодо виконання контрольних завдань
Колективна робота	— ведення електронних версій документів
Нормативно-довідкова інформація
Пошук	— атрибутивний пошук об'єктів документообігу, повнотекстовий пошук документів
Звітність	— журнали реєстрації та обліку; — контрольні картки; — аналіз виконання завдань; — аналітичні і статистичні довідки
Адміністрування	— розмежування повноважень; — управління технологічними процесами; — налагодження системи

1) в організаційному аспекті:

• забезпечення контролю цілісності документів, реєстрації до­кументів відповідно до регламенту роботи, виконання процесів обробки документів в залежності від ситуацій та подій, яких сто­суються документи;

• зведення до мінімуму змін в системі, що стосуються зв'язків з зовнішніми структурними підрозділами та установами в разі зміни організаційної структури ПП ПАС;

• забезпечення багатоваріантності зв'язків із зовнішніми у відношенні до ПП ПАС структурними підрозділами та установа­ми з метою збереження працездатності системи в разі втрати зв'язку з будь-яким зовнішнім структурним підрозділом.

2)в інформаційному аспекті:

• інтеграція даних, що підтримуються та використовуються структурними підрозділами та установами при їх взаємодії; мож­ливість виконувати основні функції в локальному режимі функ­ціонування системи;

• відповідність існуючим інформаційним технологіям, які розробляються і функціонують в ОДВ.

3) в алгоритмічному аспекті:

• алгоритми функціонування системи повинні відповідати вимогам, що узгоджені в межах ПП ПАС, міжнародним стандартам та рекомендаціям щодо побудови та використання інтерфейсів користувача, мережних засобів, систем управління базами даних та знань тощо

4) в технічному аспекті:

• забезпечення взаємозамінності та резервування технічних засобів системи з метою досягнення потрібної надійності її фун­кціонування;

• архітектура системи повинна дозволяти розширення про­грамно-технічних засобів без змін програмного і інформаційного забезпечення, дозволяти доповнення та оновлення функцій і складу системи без порушення її функціонування.

5) в технологічному аспекті:

• забезпечення побудови діловодних процесів пілот-проекту ПАС в рамках сучасної концепції Workflow таким чином, що управління та планування здійснюється відносно виробничих процесів (потоків робіт) взаємодії центральних та місцевих органів влади, в рамках яких створюються, оброблюються та надходять документи;

• забезпечення можливості легкого та швидкого переналаго­джуваний процесів відносно змін технологій обробки чи потреб кінцевих користувачів без суттєвого зниження продуктивності та надійності системи в цілому;

• при впровадженні ІСЕД режим праці спеціалістів не зміню­ється.

6) у нормативно-правовому аспекті:

• забезпечення дотримання нормативно-правових актів з питань застосування електронного документообігу і електронного цифрового підпису

Закони України:

— від 22.05.03 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»

— від 22.05.03 № 852-IV «Про електронний цифровий підпис» Постанови Кабінету Міністрів України:

— від 26 травня 2004 р. № 680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних да­них) на певний момент часу»

— від 28 жовтня 2004 р. №1451 «Про затвердження Поло­ження про центральний засвідчувальний орган»

— від 28 жовтня 2004 р. № 1452 «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами держав­ної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності»

— від 28 жовтня 2004 р. № 1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах ви­конавчої влади»

— від 28 жовтня 2004 р. № 1454 «Про затвердження Порядку обов'язкової передачі документованої інформації».

Принципи створення інформаційних систем документообігу і загальні вимоги до системи електронного документообігу ґрун­туються на принципах:

— системності — між структурними елементами системи встановлені такі зв'язки, які забезпечують її цілісність і взаємо­дію з іншими системами;

— відкритості — система створюється з урахуванням можли­вості поповнення і оновлення її функцій без порушення порядку функціонування;

— сумісності — при створенні системи використовуються ін­формаційно-технологічні інтерфейси, завдяки яким вона може взаємодіяти з іншими системами;

— стандартизації (уніфікації) — при створенні системи, по можливості, використовуються типові, уніфіковані і стандарти­зовані рішення;

— ефективності — в результаті розробки системи забезпечу­ється раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами.

Дата добавления: 2015-05-26