Ежедневник. Вам понадобится много папок для бумаг (если можете, достаньте папки формата А5, а если необходимо — обычного А4)

Папки для бумаг

Вам понадобится много папок для бумаг (если можете, достаньте папки формата А5, а если необходимо — обычного А4). Возможно, вам понадобится и подходящее число держателей для этих папок в стиле фирмы Pendaflex, если этого потребует ваша система хранения информации. Прекрасно подойдут обычные одноцветные папки — система цветового кодирования слишком сложна и не стоит тех усилий, которые обычно в неё вкладываются. Ваша система хранения информации общей направленности должна представлять собой обыкновенную библиотеку.

Даже если вы и не используете ежедневник для записи незаконченных дел, вы обязательно столкнётесь с такими задачами, которые должны быть туда занесены. Как я уже говорил ранее, ежедневник не должен превращаться в список всех дел, которые нужно сделать, он должен лишь хранить "грубый ландшафт" вещей, которые должны быть выполнены в определённое время или в определённый день.

Сегодня большинство профессионалов уже наладили свои календарные системы: это или карманные блокноты с возможностью обзора целиком недели; или блокноты с планом на день, неделю, месяц или год с возможностью вставки и вынимания листов, а также компьютерные программы-органайзеры как индивидуальные, так и групповые, доступные для использования всеми в компании, например, Outlook или Lotus Notes.

Ежедневник часто является основным инструментом самоорганизации. И это на самом деле жизненно необходимый элемент управления некоторыми видами данных и напоминаниями о событиях, которые относятся к определённому времени и дате. У вас будет много напоминаний и некоторых данных, которые вы захотите внести в ваш ежедневник. Но не стоит на этом останавливаться: ваш ежедневник должен интегрироваться в более полную систему, которая слаженно заработает, как только вы начнёте применять наш метод.

Вам наверняка захочется выяснить, какой ежедневник будет оптимальным именно для вас, и я расскажу об этом подробнее в следующей главе. А сейчас просто продолжайте использовать тот, который у вас уже есть. Как только вы выработаете ваш индивидуальный системный подход, у вас будет больше оснований для выбора более подходящего инструмента организации.

Корзина для ненужных бумаг / Мусорка

Весьма вероятно, что вам придётся выкидывать гораздо больше, чем вы думаете, так что запаситесь большой корзиной для ненужных бумаг. Некоторые менеджеры, с которыми я работал, находили чрезвычайно удобным поставить большой мусорный бак прямо за дверями офиса!

Нужен ли вам органайзер?

Понадобится вам органайзер или нет, зависит от многих факторов. Вы уже привыкли им пользоваться? Как вы хотели бы видеть ваши напоминания о событиях, планах на день и проектах? Где и как часто вам надо будет пересматривать их? Ваша голова — это не склад для хранения подобных вещей, поэтому вам, очевидно, надо будет как-то управляться с ними по-другому. Можно по-старинке всё хранить на листах бумаги в папках; можно использовать блокнот или планировщик или же электронную версию этих инструментов. Либо вы можете как-то это всё скомбинировать.

Когда вы решили, как обработать свои материалы и что именно надо организовать, то всё, что вам осталось сделать — это составить списки и управлять ими.

Все вышеперечисленные низко-технологичные инструменты можно использовать и для сбора, и для обработки, и для организации. Например, вам понадобится лоток для всех бумаг на стадии сбора. В процессе обработки собранной во входящей корзинке информации, вы будете выполнять множество мелких дел, требующих меньше двух минут, а для них-то вам и понадобятся стэплер, клейкие листки и скрепки. Журналы, статьи и объёмные заметки, которые требуют больших временных затрат на чтение отправятся в другие лотки. Возможно, ещё несколько лотков будут служить только для хранения. Что у нас осталось — вопросы по проекту, календарные заметки и задачи, напоминания о текущих планах, записи порученных дел, выполнение которых вы ожидаете — всё это требует составления списков или обзорных группировок похожих пунктов.

Работать со списками можно по-старинке — просто пересматривая страницы в папке (например, отдельные страницы с именами людей, которым надо позвонить, в папке "Телефонные звонки"), либо можно использовать более продвинутый способ с блокнотом или планировщиком с возможностью вставки и удаления страниц (страница "Телефонные звонки" со списком имен). Этого же можно добиться высоко-технологичным способом, используя электронные версии бумажных списков (например, категорию "Телефонные звонки" в разделе "Задач" наладонника или программы Microsoft Outlook).

Кроме хранения адресно-телефонной информации, большинство органайзеров приспособлены ещё и для управления списками. (Ваш ежедневник — это в сущности список с определёнными по времени и по дням напоминаниями, расположенными в хронологическом порядке). С 1980-х годов на рынке, вероятно, были представлены тысячи моделей органайзеров, от раннего карманного Day-Timers до сегодняшних новомодных и высоко-технологичных наладонников и компьютерных программ вроде Microsoft Outlook и Lotus Notes.

Должны ли вы внедрять методику GTD, используя те инструменты, что у вас есть сейчас, или завести новые? Ответ: что на самом деле поможет вам изменить свое поведение — то и используйте. Фактор эффективности тоже является основанием для принятия решения по этому поводу. Получаете ли вы много электронной информации, которую было бы легче обрабатывать и отслеживать с помощью электронных же устройств? Нужно ли вам записывать все ваши встречи в бумажный ежедневник, чтобы на ходу можно было их создавать и изменять? Нужны ли вам напоминания о разных вещах, например, о телефонных звонках, при том, что вам неудобно носить с собой различные папки? И так далее. Есть также эстетический фактор и фактор получаемого удовольствия. Я сделал немало удачных планов и усовершенствований, когда просто просматривал наладонник Palm в ожидании обеда в ресторане!

Когда вы решаете приобретать ли и использовать ли органайзер, а если да, то какой, помните, что всё, что вам надо будет делать — это работать со списками. Вы должны будете уметь легко создавать список, и также легко регулярно просматривать его. Когда вы будете знать, что вносить в списки, и как эти списки потом использовать, инструмент становится уже не важен. Просто исходите из соображений простоты, скорости и удовольствия.

Дата добавления: 2015-06-28