Факторы успеха в использовании системы хранения

Важность системы хранения информации

Один из лучших способов улучшения персональной продуктивности — это использование инструментов, которые вам нравятся.

Жизненно важным является наличие простой и функциональной персональной системы хранения информации. Прежде, чем начать работать в чьём-либо офисе, я оцениваю систему хранения. Как я говорил во 2-й главе, отсутствие хорошей системы хранения документов общей направленности может стать одной из самых крупных трудностей при создании личной системы управления, и многим менеджерам, которых я тренировал, ещё есть что улучшать в этой области. Частенько я ездил с клиентами в канцелярский магазин и покупал ящики и лотки для хранения, папки, аппараты для наклеивания этикеток, чтобы мы могли организовать подходящее место, в котором можно было бы разместить две трети того, что просто лежит на столе или поблизости на полках и даже на полу.

Если ваша система хранения не является быстрой, функциональной и классной, вы будете сопротивляться работе с ней.

Итак, цель данного этапа — создать систему ссылок общей направленности — отдельно от других систем хранения, посвящённых контрактам, финансовой информации и другим категориям данных, которым нужно выделить особое место и проиндексировать. Материалы общей направленности должны содержать статьи, брошюры, листки, записки, заметки, распечатки, факсы — всё, что вы хотите сохранить, потому что это интересно или полезно, и то, что не вписывается в вашу специализированную систему хранения, но и не должно валяться на полке само по себе (а вот огромные руководства по различным программам, а также подшивки с семинаров вполне для этого сойдут).

Если у вас есть надёжный ассистент или секретарь, который и занимается поддержкой этой системы для вас, то вы можете прилепить на документ листочек, написать там "Документ Икс" и отправить ему — пусть положит, куда следует. Но задайтесь вопросом, остался ли у вас интересный лично вам или конфиденциальный материал, который должен быть доступен в любое время, даже когда секретаря нет поблизости. Если это так, то вам всё-таки нужна будет ваша собственная система, либо на столе, либо где-то рядом.

Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. Вот цепочка действий, на которую вы должны тратить меньше минуты: достать из входящей корзины документ или распечатать какое-либо электронное письмо, решить, что пока никаких действий по нему совершать не надо, но оно имеет потенциальную ценность, поместить его в надёжную систему хранения. Если же у вас это занимает больше минуты — вам есть над чем поработать, так как иначе вы, скорее всего, начнёте просто складывать такие материалы в безликую стопку. Кроме быстроты, система должна обеспечивать удовольствие от работы с ней, быть простой и законченной. Иначе вы будете подсознательно противиться опустошению входящей корзинки, зная, что там есть что-то, что надо определить в систему хранения, и вы даже не захотите смотреть на бумаги. Поверьте мне на слово: я видел, как сортировка материалов превращалась для людей из каторги в настоящее удовольствие, стоило только создать и наладить систему хранения.

Вы должны чувствовать себя одинаково комфортно, когда кладёте любой документ, пусть это даже простой исписанный листок в отдельный полиэтиленовый файлик. Люди часто пренебрегают сортировкой информации такого рода, так как организация системы — это довольно трудоёмкий процесс, и они предпочитают либо совсем не хранить такие бумаги, либо набивать ими ящики и шкафы без всякого разбора.

Чтобы вам ни потребовалось сделать, чтобы наладить быструю и простую систему хранения — сделайте это. Система работает безупречно — это вам подтвердят многие, кто пользуется ею, и я крайне рекомендую следовать всем последующим правилам, чтобы сделать её по-настоящему автоматической.

Дата добавления: 2015-06-28