Пусть у вас будет много пустых папок

Алфавитная система

Держите материалы общей направленности под рукой

Размещение информации в системе хранения должно быть мгновенным и простым. Если вам понадобится каждый раз вставать, как только у вас неожиданно появится какой-нибудь документ или бумажка, которую надо бы сохранить, то вы начнёте складывать их в стопку вместо того, чтобы определять в систему хранения. Вас подсознательно будет тянуть проигнорировать весь процесс обработки содержимого входящей корзинки вообще (потому как вы знаете, что там может оказаться документ, который придётся помещать в систему хранения!). Многие из тех, с кем я работал, сделали в офисе перестановку так, чтобы четыре ящика с материалами общей направленности стояли в пределах досягаемости с рабочего места, и не надо было идти к ним через всю комнату.

Я пользуюсь всего одной системой, проиндексированной в алфавитном порядке. Люди тяготеют к использованию системы хранения в качестве системы самоорганизации, поэтому они и пытаются организовать её по проектам или областям интересов. Таким образом число возможных мест нахождения некогда забытого вами документа "икс" растет в геометрической прогрессии. В одной простой алфавитной системе можно распределить всю информацию по темам, проектам, персонам или компаниям, чтобы было только три или четыре варианта её местоположения, на случай, если вы забудете, куда её дели. Используйте только один уровень вложенности подтем на одну этикетку, например "Садоводство — горшки" и "Садоводство — идеи". Это будет храниться под буквой "С". Сейчас я держу четыре папки для данных общей тематики, и каждая из этих папок помечена буквами алфавита "А-Е", "Ж-М" и так далее — как только я поставил этикетку на какой-то документ — мне уже не надо задумываться, куда его определить.

Периодически по какой-то из тем накапливается такое огромное количество материалов, что для неё надо выделять отдельный ящик или шкафчик. Но если эти материалы не занимают и половины ящика, я всё-таки рекомендую оставить их в одной алфавитной системе хранения.

Прежде чем сесть за разбор содержимого корзинки входящей информации, я запасаюсь большим количеством новых пустых папок. Нет ничего хуже, чем ситуация, когда у вас есть что разложить, а некуда. Я предпочитаю всегда иметь в шкафу чуть ли не половину пустых папок. Практическое правило: реорганизуйте систему хранения, когда число пустых папок упало ниже сотни.

Дата добавления: 2015-06-28