Нормативно-методическая и правовая база деятельности кадровой службы

В данном параграфе изучается правовая и нормативно-методическая база по кадровому делопроизводству в Российской Федерации.

Нормативно-методическая база – это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. [25].

В Российской Федерации работа с кадровой документацией в современный период в основном базируется на сложившихся, традиционных правилах, передающихся на практике от одного специалиста кадровой службы к другому. Ранее порядок ведения кадрового делопроизводства устанавливался в основном отраслевыми нормативными актами, утверждавшимися соответствующими министерствами и ведомствами. Специального комплекса нормативно-методических документов, четко регламентирующих организацию и ведение кадрового делопроизводства, не было создано ни в прошлый период, ни в последние годы.

Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании кадрового делопроизводства – это формирование достаточной базы нормативных документов. По нашему мнению документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы. К первой группе отнесем законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы труда. Эти документы обязательны для исполнения.

Для начала отметим, что основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом» [2].

Первоочередным правовым актом для кадровых служб РФ является Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) от 30 декабря 2001 № 197 ФЗ (ред. от 02.04.2014, с изм. от 31.12.2014). Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист. Нормы ТК РФ регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций [3].

Основной закон для кадровиков Российской Федерации – это Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152 ФЗ «О персональных данных» (ред. 23.07.2013). Данный закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, иными муниципальными органами, юридическими лицами и физическими лицами [4].

Следующий закон обязательный для исполнения – Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 02.07.2013 N 187-ФЗ). Данный Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации. На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том,

каким образом будет обрабатываться, и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу [5].

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» [7].

Федеральный закон от 17.07.1999 N 181-ФЗ (ред. от 09.05.2005, с изм. от 26.12.2005) «Об основах охраны труда в Российской Федерации» (17 июля 1999 г.). Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. Здоровые и безопасные условия работы – это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками[6].

Документация, отражающая трудовые отношения работника с работодателем, не может произвольно уничтожаться: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов по личному составу [ 9].

Ко второй группе отнесем документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно стандартам. По нашему мнению в данном разделе можно выделить несколько основных методических документов:

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный

стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов [11].

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, данный перечень является приложением к приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы [14].

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ – это упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [12].

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, там же даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена

типовая форма первичных учетных документов, то работодатель вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам. Работодатель имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации[15].

Таким образом, даже краткий анализ нормативной базы, регламентирующей кадровое делопроизводство, показывает, что вместо системы взаимосвязанных нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в разные годы Правительством РФ, министерствами и ведомствами были приняты и продолжают действовать нормативные правовые акты и методические документы, не связанные друг с другом и регулирующие отдельные вопросы документирования работы с кадрами и организации деятельности структурных подразделений, обеспечивающих управление персоналом и учет кадров.

В действующих нормативных актах, регламентирующих оформление документов и ведение делопроизводства, все еще остаются нерешенными многие актуальные для кадровых служб вопросы. При этом наличие ранее принятых нормативных актов в ряде случаев не только не помогает вести кадровую документацию, но нередко усложняет эту работу и приводит к противоречивым толкованиям тех или иных фактов и ситуаций[25].

В настоящее время ввиду отсутствия единого законодательно закрепленного порядка регламентация кадрового делопроизводства осуществляется в основном на локальном уровне. Отсутствие полноценной правовой регламентации работы с кадровыми документами закономерно приводит к негативным примерам ведения работодателями кадрового делопроизводства. В итоге работодатель может с этим столкнуться при проверках, проводимых Государственной инспекцией труда, или при возникновении трудовых споров и обращении работников, в том числе бывших, в суд.

Важное практическое значение имеет вопрос о порядке составления и оформления кадровых документов. Мы уже знаем что, документация по личному составу регламентируется двумя разными ведомствами, Госстандартом РФ и Госкомстатом РФ, к разным системам документации: унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД). Благодаря включению в эти системы, как мы выяснили, ряд кадровых документов имеет унифицированные бланки (протоколы, акты, должностные инструкции, служебные записки и др.) и типовые формы (штатное расписание, некоторые виды приказов, график отпусков, учетные карточки, табель учета рабочего времени, и др.). Отсюда видим, что данные системы позволяют значительно ускорить составление документов, уменьшить трудозатраты на работу с документами и избежать ошибок в их оформлении[25].

Вместе с тем мы выявили, что несмотря на наличие двух одновременно действующих унифицированных систем кадровой документации, многие кадровые документы остаются не унифицированными. Например, отдельные виды приказов, могут оформляться по-разному в организации и, в результате, эти документы теряют юридическую силу.

В случае, когда приказы по личному составу имеют унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, выяснили, что они оформляются в соответствии с Указаниями по заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, являющимися составной частью названного постановления.

При издании приказов, не имеющих унифицированных форм (например, об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий, о совмещении профессий и др.) используются бланки, на которых оформляются приказы по основной деятельности, а текст этих приказов составляется в произвольной текстовой форме[25].

Определили, что решение всех названных вопросов невозможно без создания научно обоснованной нормативно-методической базы кадрового делопроизводства и прежде всего определения состава обязательных документов, регламентирующих ведение кадрового делопроизводства (инструкция по кадровому делопроизводству, табель форм документов, альбом унифицированных форм, график документооборота кадровой документации).

Из сказанного выше делаем вывод: необходимо упорядочить имеющийся на сегодняшний день нормативный массив, регламентирующий кадровое делопроизводство, восполнить имеющиеся в нем пробелы, устранить проявившиеся в правоприменительной практике внутренние противоречия и несоответствия. При этом считаем необходимым учесть специфику законодательно закрепленного статуса различных видов работодателей, а также возможность реализации тех или иных регламентирующих кадровое дело положений на практике.

Дата добавления: 2015-08-31