Порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству 2 страница

Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы организации. В ООО ТК «Агаповский» действуют такие документы как:

организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности. В кадровой службе тепличного комбината используют унифицированную форму N Т-3 [15]. Эта форма носит рекомендательный характер, но несмотря на это, в работе кадровой службы используют именно ее, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

1. Положение об оплате труда – это локальный нормативный акт, утвержденный руководителем ООО ТК «Агаповский». Основная цель данного документа описать применяемые в организации механизмы расчетов и выплаты заработной платы. В кадровой службе тепличного комбината в данном положении указываются не только правила исчисления и выплаты заработной платы, но и применяемые в организации системы премирования.

2. Правила внутреннего трудового распорядка, еще один локальный нормативный акт ООО ТК «Агапоский», регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189,190 ТК РФ). Правила в кадровой службе тепличного комбината разработаны в соответствии с ТК РФ и распространяются на всех работников комбината (ст. 15, 56 ТК РФ).

3. График отпусков – это локальный нормативный акт, утвержденный руководителем тепличного комбината. График отпусков должен быть в организации обязательно, поскольку он прямо упомянут в статье 123 ТК РФ: «График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.»[3]. Оформление графика отпусков как документа происходит не в произвольной форме, а на унифицированном типовом бланке формы № Т-7 – шаблоне графика отпусков. Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять[15].

4. Положение о защите персональных данных является локальным нормативным актом, регламентирующим порядок обеспечения защиты персональных данных работников при их обработке в ООО ТК «Агаповский», в том числе защиты от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты.

5. Обязательство о неразглашении персональных данных работников – это локальный нормативный документ ООО ТК «Агаповский» в котором прописано, что человек предупрежден о том, что на период исполнения должностных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией ему предоставлен допуск к информации, содержащей персональные данные.

Из перечня документов которые необходимы для организации кадрового делопроизводства в отделе кадров ООО ТК «Агаповский» мы обнаружили, отнюдь, не весь список рекомендуемых документов. Действующая инструкция по кадровому делопроизводству ООО ТК «Агаповский» составлена не надлежащим образом с множеством ошибок и недоработок. Отсюда соответственно, многочисленные ошибки кадрового делопроизводства. Не налажена система кадрового делопроизводства, то есть система управления документами.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации[23].

Основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с кадровыми документами организации, который необходимо усовершенствовать – это инструкция по кадровому делопроизводству. Инструкция содержит технологию работы с кадровыми документами организации, образцы бланков документов, раскрывает основные термины и определения, используемые в делопроизводстве, а также закрепляет порядок передачи документов на архивное хранение.

Правовым основанием для разработки инструкции по кадровому делопроизводству являются:

- Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

- Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки обеспечения ими работодателя (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

- Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.).

- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв.постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477).

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.)

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)[23].

Несмотря на то, что законодательством не регламентировано обязательное требование к составлению инструкции по делопроизводству в организациях и учреждениях различной организационно-правовой формы, осознание необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у каждого руководителя. Уполномоченные органы вправе осуществлять контроль (надзор) за деятельностью юридических лиц, включая организацию делопроизводства. Общий порядок осуществления контроля регламентируется Федеральным Законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» и нормативно-правовыми актами соответствующих уполномоченных органов.

Проверку организации делопроизводства вправе осуществлять Федеральное архивное агентство (его территориальный орган). Одной из задач проверки является осуществление контроля за соблюдением работодателем законодательства об архивном деле, нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования к организации делопроизводства[1].

Анализ состояния работы с кадровой документацией в организации показал, что в кадровом делопроизводстве тепличного комбината наиболее распространены следующие ошибки:

- отсутствуют предусмотренные трудовым законодательством обязательные кадровые документы, в том числе локальные нормативные акты и первичные учетные документы по учету личного состава работников и рабочего времени;

- нарушается порядок разработки, ввода в действие, применения локальных нормативных актов и доведения их до сведения лиц, принимаемых на работу;

- содержание локальных нормативных актов нередко противоречит нормам трудового законодательства;

- от работников требуют предоставления или составления не предусмотренных действующим законодательством документов, несмотря на прямой запрет таких действий (ч.3 ст.65 ТК РФ);

- кадровые документы неправильно оформляются и не приобретают юридической силы из-за непонимания практиками юридического значения реквизитов документов и незнания порядка их оформления;

- кадровые документы не всегда регистрируются или регистрируются задним числом и нередко теряются;

- документы прошлых лет хранятся и уничтожаются с грубыми нарушениями норм архивного законодательства и правил работы архивов.

Следовательно, анализ нормативно-методической базы ООО ТК«Агаповский» доказывает необходимость проведения масштабных работ по совершенствованию инструкции по кадровому делопроизводству. Исходя из этого мы разработали главный норматив, регламентирующий работу с документами – инструкцию по кадровому делопроизводству ООО ТК «Агаповский».

2.3.Порядок совершенствования инструкции по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агаповский»

В данном параграфе описаны этапы внесения изменений и дополнений инструкции по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агагповский».

Основная задача организации документооборота в кадровой службе – это упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и кадровым ситуациям. Для того чтобы решить эту задачу, нужно создать инструкцию по кадровому делопроизводству, где будут представлены все создаваемые кадровой службой документы, сгруппированные по отдельным ситуациям[42].

Инструкция по кадровому делопроизводству должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения. В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов. При разработке инструкции по кадровому делопроизводству учитывается специфика организации. Эта специфика определяется сферой деятельности организации, организационной структурой и численностью сотрудников организации и особенностями кадрового делопроизводства[ Ошибка! Источник ссылки не найден. ].

В нашем случае такой документ уже существует в организации, нашей задачей является совершенствовать инструкцию, то есть доработать ее до «рабочего состояния». Наличие инструкции позволит исключить применение в кадровой службе видов и разновидностей документов, не соответствующих трудовому законодательству и правилам делопроизводства. Использование приложений к инструкции позволяет сократить рабочее время и трудозатраты работников организации при решении задач документирования управленческой деятельности [1].

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени[ Ошибка! Источник ссылки не найден. ].Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по кадровому делопроизводству.

Процедура разработки инструкции по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агаповский» включала в себя три этапа: сбор и анализ материала (предпроектное обследование); разработка инструкции (проектная стадия); внедрение инструкции.

На первом этапе разработки инструкции мы изучили:

1) структуру организации;

2) на основе Устава функции организации в целом;

3) функциональные обязанности инспектора отдела кадров;

4) состав документов (по видам, адресатам, тематике),

5) организацию регистрации и учета документов;

6) организацию контроля исполнения документов;

7) систему хранения документов и дел в организации;

8) организацию работы исполнителей с документами;

9) организацию работы с печатями, порядок использования, хранения;

Основные источники для получения названных сведений об организации работы с документами – это нормативные и информационно-справочные документы.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

1) виды документов, издаваемых кадровой службой; виды бланков документов, используемых в организации; порядок согласования документов; порядок подписания документов;

2) виды документов, утверждаемых руководителем, порядок утверждения документов;

3) виды и разновидности документов, заверяемых печатью кадровой службы;

4) место хранения печати и лица, ответственные за хранение и использование печатей.

5) регистрируемые и нерегистрируемые документы,

Собранные нами материалы, предоставили информацию, необходимую для разработки инструкции.

Так как в кадровой службе тепличного комбината уже есть инструкция наша задача ее совершенствовать. Мы наполним данную инструкцию дополнительными разделами, а также разработаем приложения к инструкции с необходимым справочно-иллюстративным материалом. Приложения к действующей инструкции на сегодняшний день отсутствуют, не смотря на то, что в тексте инструкции есть множество ссылок на приложения. Совершенствованная нами инструкция по кадровому делопроизводству состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.

Совершенствование инструкции по кадровому делопроизводству мы начали с определения структуры данного документа. Нормативные акты в области ДОУ не определяют структуру инструкции. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения. В инструкцию по кадровому делопроизводству ООО ТК «Агаповский» нами были включены следующие разделы:

1) Общие положения.

2) Нормативные ссылки.

3) Термины и определения.

4) Документирование кадрового делопроизводства.

5) Правила подготовки и оформления кадровых документов.

6) Документы по установлению трудовых отношений.

7) Документы по учету кадров.

8) Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив общества.

9) Приложения.

В первом разделе «Общие положения» объяснили цели и задачи инструкции, а также указали законодательные акты, послужившие основанием для ее составления. Также в этом разделе определили ответственность за несоблюдение установленных правил. Так как действующая инструкция содержит данный раздел, мы его оставили практически неизменным.

Второй раздел «Нормативные ссылки» содержит основные нормативно-правовые акты, на основании которых разработана инструкции по кадровому делопроизводству. Данный раздел будет нововведенным, потому как в предыдущей инструкции нормативные ссылки не были отражены.

Третий раздел «Термины и определения» включен в инструкцию по кадровому делопроизводству с целью равноценного смыслового понимания ее положений. В кадровом делопроизводстве, как и в любой другой узкой области знаний, есть термины понятные только специалистам их направления. Данный раздел ознакомит сотрудников с такими терминами и их определениями, а также позволит достичь максимального понимания в вопросах, касающихся документоведения и делопроизводства.

Четвертый раздел «Документирование кадрового делопроизводства» в нем названы системы и виды документов, используемых для документирования кадровой деятельности в виде организационных, распорядительных и информационно-справочных документов. Также в этом разделе инструкции мы закрепили требования к составлению и оформлению кадровых документов: состав реквизитов и правила их написания; виды бланков документов; особенности подготовки отдельных групп документов (организационных, информационно-справочных и др.); порядок придания документам юридической силы.

Пятый раздел «Правила подготовки и оформления кадровых документов» Документация кадровой службы включает большое число видов и разновидностей документов, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. Всю кадровую документацию ООО ТК «Агаповский» разделили на две большие группы.

Группа 1. Документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации.

В ООО ТК «Агаповский» разработаны трафаретные бланки для написания различных заявлений. Однако это неправильно. Часто работодателю необходимо иметь полноценное доказательство, что работник собственноручно, добровольно, без подсказок и принуждения изложил свое желание в заявлении. Поэтому в совершенствованной нами инструкции по кадровому делопроизводству мы закрепили порядок составления заявления работника от руки.

Группа 2. Документы, связанные с процедурами управления персоналом (планы, аналитические справки, анкеты, документация по вопросам мотивации труда, оценки персонала, повышения квалификации и переподготовки кадров и т. п.).

Шестой раздел «Документирование движения кадров» в нем указали последовательность оформления документов: при приеме на работу, при оформлении перевода, при предоставлении ежегодных отпусков, при оформлении работников в командировки.

Седьмой раздел «Документы по учету кадров» нами были задеты аспекты об ответственности работников кадровой службы за правильное заполнение и хранение трудовых книжек, порядка подписания и удостоверения, сроков внесения новых сведений, организации хранения, правил заполнения журнала трудовых книжек и журнала регистрации копий трудовых книжек.

Восьмой раздел «Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив общества» в нем указали общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая оформление дела, нумерацию листов дела, составление итоговой записи, внутренней описи, оформление обложки дела, закрепили требования к составлению описей документов постоянного срока хранения и описей документов по личному составу, устанавливается порядок передачи дел в архив.

В раздел «Приложения» включили справочно-иллюстративный материал, систематизированный в порядке расположения разделов. В каждом разделе по тексту, делали ссылки на приложения. Например, излагая в инструкции правила оформления протокола, в приложении приводят пример оформления этого документа. В приложение можно включать образцы бланков документов, оттисков печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, документов, подлежащих утверждению или заверяемых печатью, формы используемых в организации журналов, номенклатуры дел, описей, актов и др.

Образцы документов разместили в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции делали ссылки на приложения – указывая, какой документ где посмотреть. Это значительно упростит работу с инструкцией.

Когда проект инструкции составлен его необходимо согласовать, если процедура согласования была предусмотрена при планировании.

Реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «виза» включает: должность визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования.

Инструкция по кадровому делопроизводству (приложения к ней) подписывается разработчиком. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись с расшифровкой.

Согласованные со всеми заинтересованными должностными лицами и подписанные составителем документы утверждаются руководителем организации или иным лицом, наделенным соответствующими полномочиями. Для этой цели может быть издан приказ об утверждении инструкции.

Инструкция утверждается генеральным директором организации и вводится в действие его приказом. Для кадровой службы ООО ТК «Агаповский» она используется как нормативный документ, на основе которого инспектор отдела кадров должен составлять и оформлять документы.

Инструкция является документом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Это часто происходит, когда организация начинает активно развиваться, меняется как ее организационная структура, так и структура руководящих органов. Необходим пересмотр инструкции и в случаях коренных изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах [48].

ВЫВОДЫ ПО 2 ГЛАВЕ

Во второй главе нашей работы мы дали характеристику деятельности кадровой службы ООО ТК «Агаповский», проанализировали нормативно-методическую базу организации и описали порядок разработки инструкции по делопроизводству. Рассмотрели структурную схему предприятия.

В во втором параграфе данной главы мы проанализировали нормативно-методическую базу по кадровому делопроизводству а ООО ТК «Агаповский», выявили необходимость совершенствования уже имеющейся инструкции по кадровому делопроизводству.

В ходе нашей работы мы создали инструкцию по кадровому делопроизводству ООО ТК «Агаповский, этапы создания и ее особенности описаны в параграфе 2.3.

Процедура разработки инструкции по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агаповский» включала в себя три этапа: сбор и анализ материала; разработка инструкции и внедрение инструкции.

Анализируя документацию ООО ТК «Агаповский» мы сделали вывод о том, что раздел «Документирование движения кадров» нуждается в более подробной разработке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различных видов документов. Только в одной кадровой службе их огромное количество, и по тому, насколько умело и грамотно они оформляются, можно судить об эффективности работы данной службы. Приказы, акты, справки, заявления, договоры – все эти документы проходят через кадровую службу и эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определен основной порядок заполнения унифицированных форм, трудовых книжек, содержание трудового договора, но чтобы организовать работу с документами в организации, необходимо иметь инструкцию по кадровому делопроизводству, либо за неимением таковой ее разработать.

Поэтому вопрос о важности единства правил выполнения и оформления кадровых документов в наше время очень актуален. Разрабатывается множество законов, постановлений инструкций и рекомендаций, регулирующих различные аспекты кадрового делопроизводства.

В теоретической части работы мы изучили законодательную, учебную и методическую литературу по теме исследования, проанализировали понятийный аппарат, изучили порядок разработки инструкции по кадровому делопроизводству.

Ценность инструкции по кадровому делопроизводству в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников организации, но и особенностями кадрового делопроизводства. Закрепив особенности оформления кадровых документов в локальном акте, мы создадим условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы ООО ТК «Агаповский».

В практической части – дали характеристику деятельности, изучили должностные обязанности инспектора отдела кадров и провели анализ нормативно-методической базы ООО ТК «Агаповский».

Целью нашей работы было совершенствование нормативно-методической базы кадровой службы ООО ТК «Агаповский», этапы нашей плодотворной работы мы описали в последнем параграфе второй главы Порядок совершенствования инструкции по кадровому делопроизводству.

Считаем, что внедрение разработанного нами нормативно-методического документа позволит добиться существенного улучшения работы с кадровыми документами, содержащими персональные данные, обеспечит упорядоченное образование документов и сократит документооборот, позволит правильно и по единым правилам составлять и оформлять кадровые документы в организации, ускорит изготовление размножение документов, а так же исключит появление непредусмотренных форм документов.

Дата добавления: 2015-08-31