Подготовка к телеконференции

Организация телеконференций

Несколько рекомендаций, как с помощью новых технологий повысить эффективность рабочего совещания

Технология конференц-связи

Компьютерные технологии для проведения рабочих совещаний

Рабочие совещания, которые не требуют, чтобы участники совершали поездки, обходятся намного дешевле. Конечно, организация видеоконференции может обойтись организации в кругленькую сумму, но это все равно значительно дешевле, чем оплачивать проезд участников встречи туда и обратно (принимая во внимание то как дорого обходится компании время, проведенное сотрудниками на собрании и прямые расходы).

Технология конференц-связи удобна тем, что все участники, оставаясь на своем привычном рабочем месте, одновременно присутствуют на собрании. А такие программы, как Microsoft Net Meeting (собрание через Интернет), позволяют обмениваться документами и заявками.

Используя виртуальное пространство для проведения собраний, вы сможете избежать проблем, связанных с корпоративными IТ-системами - брандмауэрами и пр. Такое пространство дает возможность при помощи WEB-обозревателя проводить рабочее совещание в режиме on-line, обеспечивая защиту посредством пароля, Во время таких совещаний вы можете достаточно быстро обменяться заявками, документами и иногда аудиоматериалами.

· Для планирования виртуального рабочего совещания можно использовать программу Outlook Lotus или другие, с помощью которых вы можете узнать о готовности сотрудников к совещанию. Это сэкономит время, так как вам не придется их обзванивать

· Вы можете вести протокол или конспект на ноутбуке. Может быть, это и отвлекает, но зато потом вам не придется тратить время, если кто то захочет получить данные

· Если вопрос можно решить по телефону, проводить собрание не стоит

· Сделайте презентацию, например, в программе PowerPoint Так будет гораздо лучше, чем раздавать сотрудникам кипы бумаги Это поможет удерживать внимание людей и быстрее получать от них обратную связь, вносить изменения и согласовывать их с коллективом

Помните: технологии должны упрощать вашу работу, а не усложнять!

Телеконференция - это не страшно. Следуя простым правилам, приведенным ниже, вы блестяще справитесь с ее организацией

· Заранее запланируйте конференцию и точно определите время. Потом изменить что либо будет весьма сложно, и это потребует дополнительных затрат

· Заранее разошлите все бумажные или электронные документы повестку дня, исходные данные и т. Д.

· Сделайте акцент на том, насколько важно будет начать рабочее совещание вовремя, чтобы одни участники не потеряли время, ожидая подключения других

Дата добавления: 2017-01-13