Понятие, свойства и признаки документа

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения как научной дисциплины и в практике делопроизводства.

На международном уровне признано определение документа как записанной информации, кото­рая может быть использована как единица в документационном процессе.(Международная организация по стандартизации - ИСО)[i].

Мы под документом будем, как и договаривались, понимать определение, содержащееся в ГОСТе Р51141-98: документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Свойства документа

1. Дуальность, т.е. документ имеет двуединую природу, две стороны:

· идеальное содержание (информация)

· материальную форму (ма­териальную форму, носитель.

2. Функциональность документа - это его предназначен­ность, функциональное назначение, главное в котором - передача информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т. е. он выполня­ет множество функций.

3.Структурность документа. Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов, информационной и мате­риальной составляющей.

Признаки документа

К отличительным признакам документа относятся:

1)наличие смыслового семантического содержания,

2) знаковая и вещественная форма,

3) предназначенность для использования в социальной коммуникации,

4) наличие идентифицирующих его реквизитов.

1. Документ – это всегда носитель смысла, содержания, значения.

2.Смысл, содержание документа всегда передается знаками, той или иной знаковой системой /совокупностью знаков/, которые является его обя­зательным признаком. Документная информация всегда носит еще и вещественную форму.

3. Документный статус имеют лишь те источ­ники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Докумен­ты — это специально созданные человеком для коммуника­ционных целей носители информации.

4. Реквизиты документа - это совокупность обязательных дан­ных о документе, установленных стандартом или принятым положени­ем. Наличие реквизитов позволяет идентифицировать объект в социальной коммуникации. Кроме того, реквизиты документа помогают потребителю ориентироваться в потоке до­кументной информации, а профессионалу — правильно ее отбирать, обрабатывать, хранить, рекламировать.

2. Структура и функции документа

Структура - это внутреннее устройство чего-либо, его строение, определенная взаимосвязь составных частей, элементов какого-то объекта, напр., того же документа[ii].

Структура документа — это скоординиро­ванное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грамплас­тинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т. п., т. е. идентифицировать каж­дый тип и вид документа.

Документ должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из подсистем и элементов документа регламентированы положениями, инструкциями и т. п.

Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр - необходимые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформ­лению документа и совокупности его реквизитов.

Каждый документ нуждается в том или ином оформлении. Оформление документа - это придании ему закончен­ной внешней и внутренней форм, включающее установление формата, выбор шрифта, подготовку иллюстраций. Оформле­ние документа — это его внутренняя и внешняя структура (конструкция).

Внутренняя структура документа - это его внутреннее строение, набор взаимосвязанных элементов и частей, позво­ляющих более эффективно искать, воспринимать и исполь­зовать содержащуюся в нем информацию. Она объединяет документ в единое целое, подчиняет его внутренние компо­ненты друг другу и целому.

Внешняя структура документа (конструкция) - это его внешняя форма, позволяющая идентифицировать его как вид документа.

Функции документа

Документ создается людьми и социально ценен прежде всего потому, что он востребован обществом и выполняет необходи­мые ему функции. Функция документа - это его общественная роль, соци­альное назначение, задача.

Документы выполняют ряд важных функций:

• информационную: являются носителем и источником информации;
• управленческую / или организационную: позволяют организовывать, регулировать, контролировать производственные процессы (устав организации, приказы, распоряжения, циркуляры, предписания)
• правовую / или юридическую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
• коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
• культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции.

Кроме этих функций в литературе по делопроизводству и документоведению можно найти и другие функции:

· учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

· историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох;

· воспитательную функцию, поскольку дисциплинирует исполнителя, требует повышения уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус;

· познавательную или когнитивную; образовательную и др.

Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и адресное (для кого создан документ — для детей, взрос­лых, специалистов, студентов и т. д.) назначение документа с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенци­альные возможности. От целевого и адресного назначе­ния документа зависит характер информации, содержащей­ся я нем, тип и вид документа.

Дата добавления: 2017-01-13