Деловое письмо и правила его оформления

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, теле­графа, факса, модемной связи и т.п., официальное письмо было и остается одним из важнейших каналов связи пред­приятия, организации, учреждения с внешним миром, и объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Через пись­ма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровож­дают материальные ценности в пути и т.д. Однако диапазон управлен­ческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой класси­фикации. Огромное количество писем при однотипности управ­ленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

Официальные письма пишутся на бланках для писем. Требования к бланкам подробно были рассмотрены выше. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков для писем;

• уменьшить стоимость машинописных работ;

• сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

• облегчить визуальный поиск необходимой информации;

• расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) Государственный герб РФ (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации).

2) Код организации.

3) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

4) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

5) Наименование организации.

6) Справочные данные об организации.

7) Дата документа.

8) Регистрационный номер документа.

9) Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

10) Адресат.

11) Заголовок к тексту.

12) Текст документа.

13) Отметка о наличии приложения.

14) Подпись.

15) Отметка об исполнителе.

16) Идентификатор электронной копии документа.

17) Резолюция.

18) Отметка о контроле.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида.

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («Об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац. Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции или прокуратуру.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Дата добавления: 2017-01-13