Некоторые виды деловых писем и особенности их оформления

3.1. Письма-просьбы.

Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьбаможет излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа «Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: («Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие слово сочетания:

«Просим...», «...Вас проверить качество изготовления станков», «...выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу», «...включить в план изобретений», «Прошу...»

«...принять меры...», «...сообщить данные о сроках поставки...», «...направить нам договор...»,

«...подтвердить по телефаксу получение документов».

3.2. Письма-ответы (отказы).

Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2) обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

3) констатация отказа.

Варианты текстов писем-отказов могут быть такими: «Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре».

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: «Ваше предложение отклонено по следующим причинам...», «Считаем нужным сообщить Вам...», «Предлагаемые Вами сроки проведения...», «Ваше предложение не получило поддержки».

3.3. Сопроводительные письма.

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов.

Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов. Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата Л5. Варианты формулировок текста сопроводительных писем могут быть следующими: «Направляем заявку на... необходимых Вашему заводу в 2000 г. для...», «Высылаем наложенным платежом...», «Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями...», «Представляю на утверждение проект плана...», «Направляем протоколы испытания... Испытание показало следующие результаты...», «В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...»,

3.4. Договорные письма.

Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.

3.5. Письмо-напоминание.

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «Вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

«Напоминаем, что...», «...по проекту совместного строительства Вы должны...», «...в соответствии с... Вы должны...». «Напоминаем Вам, что...», «...Ваша задолженность по оплате... составляет...», «...срок представления условий договора истекает...». «Несмотря на неоднократные напоминания...», «...Ваша фирма до сих пор не представила...», «...мы до сих пор не получили...».

3.6. Информационные письма.

Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

3.7. Письма-приглашения.

Письма-приглашениямогут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого числа людей в настоящее время

используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

3.8. Письма-предложения.

Письмо-предложениеможет представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.

3.9. Письма-разрешения.

Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы. Приведем примеры текстов писем-разрешений:

«[Наименование организации] разрешает вывоз в... строительного леса для... в количестве... в счет обязательных поставок по межобластному обмену.

«[Наименование организации [рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации».

«[Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы

3.10. Письма-подтверждения.

Письмо-подтверждениесодержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания: «Подтверждаем...», «получение документов на...», «Ваши условия поставки оборудования...». «С благодарностью подтверждаем...», «получение Вашего письма от...», «получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...».

4. Международные письма.

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988 и др.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

• форматы бумага, используемой для документов (ИСО216:1975);

• межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);

• формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в ГОСТ Р 6.30-2003 приводятся требования к размещению и оформлению 20 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12.

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле — 20 мм; верхнее — 10 мм, текстовая область для формата А4 — 183 х 280, для формата А5L— 183 х 131 мм. По российскому стандарту левое ноле должно быть размером не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм.

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм; исходный горизонтальный шаг письма — 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2,54 мм - 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field).

В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.

Существует список реквизитов международных писем, которых следует придерживаться.

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости — подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

[1] Следует обратить внимание, что наряду со структурными, математическими моделями коммуникации в науке выработаны и другие модели, в том числе семиотические, мифологические и др.

[2] Из кн. Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью. Теория и практика. М., 2003.

[i] Со­гласно ИСО, информация может быть записана любым способом

фиксирования каких-либо сведений: помощью знаков письма, изображения, звука и т. п. Такое определение слишком широко и не дает четкого понятия документа.

[ii] Например, книга: ее структурными элементами являются: обложка, которая сама по себе есть сложное художественное целое; типографское оформле­ние книги, которое образуют специально подо­бранный шрифт, титульный лист, строки заглавия, гармони­рующие с содержанием, напечатанные иллюстрации; содержание книги, которое состоит из разделов (введение, основная часть, заключение и др.), глав и т.д. Значит, документ как целое есть единство составляющих его элементов и компонентов.

Дата добавления: 2017-01-13