Деловое письмо как средство деловой коммуникации

Классификация документов

Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основании некоторых общих признаков, оснований, например, по виду документа (приказ, письмо или листок по учету кадров), по средствам фиксации (рукописные, машинописные или графические), по форме и т.д. Классификация документов позволяет выработать определенные правила составления и оформ­ления документов, формы и методы работы с ними, закрепить их в инструкциях, повысить эффективность делопроизводства.

Классификация документов производится по самым различным признакам /или основаниям, критериям. Мы возьмем десять наиболее часто упоминаемых признаков:

1. по видам:

· организационно-распорядительные (приказы, указания, поста­новления);

· справочно-информационные (письма, докладные записки, справки, протоколы);

· по личному составу (приказы по личному составу, заявления, автобиография, личный листок по учету кадров);

2.по форме:

· индивидуальные — разрабатываются конкретными организа­циями для внутреннего пользования;

· типовые — разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями; но­сят обязательный характер;

· табличные;

· текстовые;

· трафаретные — последние четыре вида документов;

3. по происхождению:

· официальные — отражают работу учреждения по основной деятельности;

· личные (именные) — удостоверяют личность;

4. по месту происхождения:

· внешние — делятся на присылаемые из других учреждений или от частных лиц и направляемые в адрес других учреждений или частных лиц;

· внутренние — документы, которые издаются в учреждении и не выходят за его пределы;

5. по срокам хранения:

· постоянного срока хранения;

· временного (свыше 10 лет);

· временного (до 10 лет включительно);

4. по гласности:

· секретные (дсп, секретно, конфиденциально);

· несекретные;

7. по средствам фиксации:

· рукописные — при их создании знаки письма наносят от руки;

· машинописные — при их создании знаки письма наносят тех­ническими средствами;

· графические — изобразительные документы, в которых изобра­жение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

· звуковые — содержат звуковую информацию, зафиксирован­ную системой звукозаписи;

· фотокинодокументы — изобразительные документы, содер­жание которых передается с помощью соответствующей аппара­туры;

8. по стадиям создания:

· оригиналы (подлинники) — первые или единичные экземп­ляры официальных документов;

· черновики — предварительные редакции документа;

· копии — полностью воспроизводят информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их: не имеют юридической силы;

· выписки — копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу (выписка из приказа, выписка из протокола);

· отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в уч­реждении;

· дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

9. по срочности:

· срочные — телеграммы, документы с пометкой «срочно»;

· несрочные — документы, которые имеют типовой срок испол­нения, устанавливаемый соответствующими правовыми актами, или индивидуальный, который может быть указан в резолюции;

10. по наименованию: приказы, акты, служебные письма, докладные записки, договоры, справки и т. д.

Существуют и другие классификации:

Ø по форме изложения: выделяют документы индивидуальные; трафаретные; типовые;

Ø по юридической силе или значимости различают подлинные и подложные документы.

Ø по роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.

Вопросы

1. Деловое письмо и правила его оформления

2. Некоторые виды деловых писем и особенности их

оформления.

3. Международные деловые письма.

****

Дата добавления: 2017-01-13