Служебные записки

Протоколы совещаний

Секретарь совещания оформляет протокол совещания, визирует и передает на подписание председателю совещания в бумажном виде, без использования СЭД.

После подписания протокола председателем совещания, секретарь совещания создает РК протокола в СЭД, заполняет поля карточки в соответствии с документом.

Секретарь регистрирует протокол в СЭД с автоматическим присвоением регистрационного номера. Присвоенный номер проставляет на бумажном оригинале протокола.

После регистрации секретарь совещания сканирует и прикрепляет файл с отсканированным образом протокола к карточке документа в СЭД.

Секретарь проставляет номер дела на карточке протокола в СЭД.

При необходимости секретарь совещания может разослать протокол на ознакомление по СЭД.

По каждому распорядительному пункту протокола секретарь совещания создает задание на исполнение в СЭД. Контролером исполнения задания указывает себя.

Когда исполнение всех заданий завершено, секретарь совещания переводит протокол в состояние «Исполнен».

Рис.15. Протоколы совещаний

Этапы согласования, отправки адресату и исполнения служебных записок проводятся в электронном виде в СЭД.

Подписание служебной записки инициатором проводится вне СЭД.

При необходимости передать служебную записку на рассмотрение в бумажном виде, служебная записка должна распечатываться из СЭД помощником руководителя, получившего задачу по рассмотрению служебной записки по СЭД.

Ответственность за создание документа, размещение его в СЭД, а также контроль согласования документа возлагается на исполнителя документа в подразделении.

Исполнитель подготавливает служебную записку и передает на подписание непосредственному руководителю в бумажном виде, без использования СЭД.

После подписания служебной записки руководителем, исполнитель создает РК служебной записки в СЭД, заполняет поля карточки в соответствии с документом.

При необходимости проведения согласования по СЭД, исполнитель служебной записки указывает участников согласования на РК служебной записки и запускает согласование. После согласования служебной записки, либо в случае, если согласование не требуется, исполнитель регистрирует служебную записку в СЭД.

Регистрация служебных записок должна быть децентрализованной. Каждый исполнитель, после подготовки и подписания служебной записки у непосредственного руководителя должен зарегистрировать свою служебную записку в СЭД с автоматическим присвоением регистрационного номера. Присвоенный номер исполнитель проставляет на бумажном оригинале служебной записки.

После регистрации исполнитель сканирует и прикрепляет файл с отсканированным образом документа к карточке документа в СЭД.

Исполнитель отправляет служебную записку адресату по СЭД.

Адресату поступает задача по рассмотрению служебной записки по СЭД.

Руководитель-адресат (либо помощник руководителя в режиме замещения) рассматривает поступившую служебную записку в СЭД.

Адресат может отправить документ на исполнение и / или ознакомление.

При необходимости, руководитель может отметить служебную записку в СЭД, как требующую исполнения. В таком случае помощник руководителя вносит резолюцию от имени руководителя в СЭД и отправляет документ на исполнение по Docsvision.

Исполнение служебных записок происходит в электронном виде в СЭД.

Контроль исполнения резолюций по служебной записке ведет контролер, указанный в карточке резолюции. Контроль исполнения служебной записки в целом ведет инициатор (автор) служебной записки.

Когда исполнение служебной записки завершено инициатор служебной записки переводит документ в состояние «Исполнен» в СЭД.

Рис.16. Служебные записки

Дата добавления: 2015-07-13