Заявки на командировку

Этапы подготовки, предварительного расчета стоимости командировки и согласования проводятся в электронном виде в СЭД.

Согласование ЗОС и оплата командировки проводятся в DAX.

Инициатор заявки (командируемый) создает карточку командировки в СЭД. Указывает всю информацию по планируемой командировке:

· ФИО командируемого сотрудника;

· страну и город назначения;

· название принимающей организации;

· даты командировки;

· количество календарных дней командировки (рассчитывается автоматически);

· номер договора;

· номер проекта в DAX;

· место оформления командировки: ЦО или РПК;

· предпочитаемый вид транспорта, при наличии – пожелания по рейсам, времени вылета, аэропорту вылета;

· необходимость проживания, при наличии – пожелания к расположению отеля;

· необходимость оформления визы.

Инициатор заявки отправляет РК командировки на согласование по СЭД.

Согласование РК командировки производится в электронном виде. Процесс согласования описан ниже (см. п. 5.12). Для согласования командировки должен использоваться «жесткий» маршрут согласования, при котором инициатор согласования не имеет возможности изменить маршрут согласования. Список маршрутов согласования, которые могут использоваться для заявки на командировку в СЭД, будет указан в Спецификации.

В процессе согласования РК командировки, СЭД рассчитывает сумму суточных, необходимых для перечисления командируемому до начала командировки. Сумма суточных отображается на РК командировки.

Стоимость билетов, отеля и прочих расходов вносится на РК командировки сотрудником, ответственным за оформление командировки. Ответственный сотрудник должен иметь возможность указать формы оплаты по каждой категории расходов (перечисление на карту, банк). Общая предварительная сумма расходов по командировке отображается на РК командировки.

Формирование печатных форм служебного задания, командировочного удостоверения, а также приказов о направлении в командировку, о продлении командировки, об отмене командировки должно обеспечиваться средствами СЭД[1].

Подписание служебного задания, командировочного удостоверения и приказа о направлении в командировку проводится вне СЭД.

После получения подписанных экземпляров документов сотрудник, ответственный за оформление командировки, ставит в РК командировки отметку о подписании.

Сотрудник, ответственный за оформление командировки, должен иметь возможность прикрепить к карточке командировки в СЭД отсканированные образы документов. Например, для хранения электронных образов подписанного служебного задания, командировочного удостоверения, приказа о направлении в командировку и т.п.

После того, как РК командировки согласована, СЭД в автоматизированном режиме должна отправить информацию по командировке в DAX, для создания в DAX ЗОС на выплату средств, указанных к перечислению на карту.

При необходимости отправки запроса на утверждение увеличения затрат по командировке руководителю проекта, в связи с превышением лимитов (нет билетов необходимого класса или отелей требуемой ценовой категории), сотрудник, ответственный за оформление командировки, отправляет запрос через СЭД. Если увеличение затрат по командировке связано с продлением или другими изменениями первоначальной заявки, запрос на утверждение данных затрат отправляет инициатор командировки руководителю проекта через СЭД.

СЭД должна обеспечивать возможность отправки запроса для создания ЗОС в DAX из РК командировки для оплаты услуг поставщиков туруслуг. Должна быть возможность отправить запрос для создания ЗОС по каждой категории расходов, указанной на РК командировки.

СЭД должна обеспечивать ведение реестра командировок.

В реестре командировок должна быть возможность фильтрации списка командировок по проектам, городам, ФИО командируемых работников.

Для продления командировки инициатор командировки должен иметь возможность создать РК новой командировки из РК продлеваемой командировки, сохраненной в СЭД. При этом должна автоматически устанавливаться связь между РК новой командировки и РК продлеваемой.

Для отмены командировки сотрудник, ответственный за оформление командировки, должен иметь возможность перевести РК отменяемой командировки в состояние «Отменена» и прикрепить отсканированный образ приказа об отмене командировки к РК командировке в СЭД. СЭД должна обеспечивать возможность отправки запроса для создания ЗОС в DAX из РК командировки в состоянии «Отменена».

Рис.19 Заявка на командировку

Дата добавления: 2015-07-13