Расчет ожидаемого экономического результата от использования результатов проекта

Экономически результат от внедрения СЭД может включать как экономию на прямых затратах (экономия на расходных материалах (бумага), сэкономленное рабочее время сотрудников и т.д.) и косвенных (увеличение производительности труда, оптимизация бизнес процессов).

Посчитаем постоянные расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемых в месяц расходных материалов можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. Один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами. Предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на расходные материалы составят 21*25* P*N (кол-во сотрудников). Положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:

Расходы на расходные материалы = 21*25*1*200 = 105 000 руб. в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени складывается из следующих факторов:

· Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

· Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

· Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Переведем эти факторы в конкретные оценки. Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма велика. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Предположим что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 7% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 4% от их полного рабочего времени.

Ориентировочная экономия времени на поиск документа составляет 2,5% общего рабочего времени. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 6,5% (2,5%+4%).

Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Это еще около 5% экономии рабочего времени (по результатам независимых исследований)

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составляет величину около 11,5%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 40 000 руб. можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить:

Экономия = 40 000*200*0,115 = 920 000 руб. в месяц.

Итого общая экономия за месяц равна около 1 025 000 руб.

Дата добавления: 2015-07-13