Запитання. Завдання

І

Кластерний ланцюжок

Простий ланцюжок

(один співробітник передає інформацію багатьом)

(кілька осіб передають інформацію кільком іншим)

Рис. 2.8. Різні схеми «виноградної лози»

У простому ланцюжку одна людина повідомляє якісь новини багатьом іншим. У кластерному (лат. сіавзіз — розряд, група) ланцюжку інформацію передають декілька осіб. Чим менша кількість «передавальних ланок», тим точніша інформація.

Часто менеджери негативно ставляться до мереж «виноградної лози», вважаючи, що вони поширюють неправдиві чутки. Але це помилкове уявлення. Чутки поширюються тоді, коли офіційні канали комунікації закриті. Отже, вище керівництво мусить розумно керувати комунікаціями, особливо у кризові періоди, щоб «лозу» не сприймали як єдине джерело достовірної інформації.

Застосування технічних засобів у комунікаціях

Складність і мінливість зовнішнього середовища потребують відповідної швидкості оброблення інформаційних сигналів. Для цього застосовують технічні засоби, які допомагають менеджерам скоротити витрати часу на технічні операції опрацювання інформації і тим самим збільшують їх ресурси на творчі процеси, роблять управлінську працю інтенсивнішою та результативнішою.

Технічні засоби управління дають змогу:

— механізувати окремі операції;

— механізувати групи операцій і процедур управління;

— створити систему комплексної механізації і автоматизації процесів реалізації всіх функцій управління.

Механізації насамперед підлягають бухгалтерський облік, оперативне управління, планові розрахунки, діловодство, облік кадрів тощо.

Технічні засоби механізації операцій та процедур управління поділяють на такі групи:

— засоби виготовлення документів (засоби комп'ютеризованого набору, диктофони тощо);

— засоби копіювання та розмноження документів (копіювальна техніка, мікрофільмування, комп'ютерні засоби оброблення та зберігання інформації);

— засоби оброблення інформації (засоби автоматизації збору й аналізу даних — комп'ютерні системи та спеціалізовані АСУ);

— засоби зберігання, групування і пошуку документів (стелажі, папки, каталоги, комп'ютерні системи — масиви, бази даних);

Технологія менеджменту

— засоби передавання інформації (радіо- і телефонні засоби, автовідповідачі, селектори і комп'ютеризовані засоби інформації — комп'ютерні мережі);

— засоби обчислювальної техніки (механічні та електронні обчислювальні машини та системи різного рівня складності).

Найпростіші засоби організаційної техніки, призначені для роботи з паперовим документообігом, застосовують досить широко (копіювальна техніка, різних видів папки і файли, степлери, каталоги та ін.). Однак паперова система документообігу не зменшує витрат на управління і не сприяє його ефективності (хоча певна частина паперової системи документообігу є необхідною — зовнішній документообіг: платіжні доручення, договори, контракти, акти тощо.

Останнім часом поряд із простими пристроями, що полегшують управлінську працю, та засобами оргтехніки, які використовують для складання документів, їх розмноження, оброблення, зберігання, пошуку та передавання, особливої популярності набули електронні комунікаційні системи і технології. Для їх створення використовують комп'ютери, комп'ютерні мережі, телефони та інше устаткування, а також засоби програмного забезпечення, які дають змогу автоматизувати більшість рутинних операцій.

Створення системи комплексної механізації та автоматизації процесів реалізації всіх функцій управління можна здійснювати у двох напрямах:

1) впровадження електронно-обчислювальних систем, розроблення економіко-математичних методів і моделей та використання їх на основі АСУ;

2) застосування організаційної техніки та розроблених на її основі організаційних проектів і систем комплексної механізації та автоматизації управлінської праці.

Застосування технічних засобів управління передбачає комплексний підхід, глибокий аналіз техніко-еко-номічних показників керованої системи. Проблеми щодо використання технічних засобів в управлінні в наш час зумовлені такими чинниками:

— апарат управління недостатньо використовує організаційну техніку, що призводить до надмірної кількості управлінських працівників;

— придбання невиправдано потужної техніки спричиняє значне збільшення умовно-постійних витрат і негативно позначається на собівартості товару;

Комунікації у менеджменті

— недостатня кваліфікація персоналу або відсутність комплексного підходу унеможливлюють використання придбаних технічних засобів управління на повну потужність та за своїм призначенням.

Отже, завдання організації полягає в створенні такої моделі інформаційного забезпечення управлінської діяльності, яка б, з одного боку, зменшила витрати часу менеджерів на здійснення рутинних операцій, а з іншого — відповідала вимогам економічної доцільності, тобто оптимізуваласпіввідношення «результати/витрати».

Підходи до розроблення систем інформаційного забезпечення. На основі принципу, за яким відбувається накопичення, опрацювання і використання інформації, виділяють два підходи — функціональний та інтегрований.

Функціональний підхід. Є найпоширенішим на сучасному етапі. Відповідно до нього кожен підрозділ самостійно організовує всі операції зі збору та опрацювання інформації, спираючись на власний документообіг, методи формування інформації, канали зв'язку й архіви. Цей підхід зумовлений існуванням нерозривного зв'язку процесу підготовки та опрацювання інформації і процесів виробництва та управління. Менеджери самі збирають інформацію, опрацьовують її, аналізують результати і готують проекти управлінських рішень.

Системи інформаційного забезпечення, побудовані на основі функціонального підходу, називають організаційно-функціональними (рис. 2.9).

Керівник організації

1---------------1--------

Плановий ВІДДІЛ

Виробничий відділ

в • •

Бухгалтерія

» • • •

Дільниця

•»

Дільниця

Дільниця

Функціональні підрозділи

Виробничі

підрозділи

Рис. 2.9. Схема організаційно-функціональної системи інформаційного забезпечення

Перевага функціонального підходу в тому, що при його створенні можуть бути використані стандартні програмні засоби, що здешевлює саму систему.

Технологія менеджменту

Недоліками цього підходу є:

— значне дублювання інформації, що призводить до заповнення багатьох зайвих форм документів і, як наслідок, спричиняє додаткові витрати праці управлінських працівників;

— недостатня гнучкість системи, що ускладнює використання можливостей обчислювальної техніки;

— високе навантаження на управлінські ланки і канали зв'язку;

— відсутність горизонтальних зв'язків між виробничими і функціональними підрозділами.

Інтегрований підхід. Згідно з ним система інформаційного забезпечення проектується не під кожну функцію, а під комплекс функцій управління, пов'язаних між собою послідовними і паралельними зв'язками на основі єдиних даних. Використання цього підходу можливе тільки завдяки відокремленню процесів накопичення, опрацювання і передавання інформації від процесів виробництва і управління. Управлінський процес за цих умов поділяється на творчі й технічні роботи (технічні роботи виконують технічні управлінські працівники).

Інтегрований підхід сприяє централізації роботи з накопичення, опрацювання, збереження і передавання користувачу інформації, використовуючи при цьому таку її властивість, як багатократність. Системи інформаційного забезпечення, побудовані на основі такого підходу, називаються інтегрованими (рис. 2.10).

				Виробничи відділ
Плановий			Л і
ВІДДІЛ		к
		1 і
		Банк даних,
		комп'ютери
		і
			Дільниця
її	ільниця 1			І

Запит на первинні дані

Первинні дані

Запит на вихідні дані

Вихідні дані

Командні приписи

Дані про відхилення Виробничі підрозділи

Рис. 2.10. Схема інтегрованої системи інформаційного забезпечення

Комунікації у менеджменті

Інтегрована система передбачає надходження запитів на вихідні і первинні дані з виробничих і функціональних підрозділів, завдяки чому усуваються недоліки функціонального підходу. Але проектування інтегрованої системи інформаційного забезпечення слід здійснювати індивідуально, з урахуванням специфіки діяльності фірми (фрагментарно можна використовувати і стандартні програмні засоби). Індивідуальне проектування здорож-чує систему, тому її варто впроваджувати лише там, де це економічно доцільно.

Складовими інтегрованої системи є:

— банк даних;

— підсистема планування: забезпечує всі ланки і рівні управління інформацією для коригування довгострокових планів і містить механізми прогнозування параметрів і показників органу управління; коригування рівня параметрів і показників, що характеризують виробництво, а також постачання інформації в усі рівні та ланки виробничої системи відповідно до змін у суміжних ланках;

— підсистема спостереження: забезпечує поточну відповідність між фактичним і запланованим станом об'єкта управління і містить механізми спостереження за рухом матеріальних цінностей у процесі виробничих операцій, спостереження за перебігом виробничого процесу (якістю продукції, використанням ресурсів, техніки тощо) і його вдосконаленням.

Типи інформаційних систем. Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту використовують такі типи інформаційних систем: операційно-виконавчі, офісні автоматизовані, управлінські інформаційні системи, системи підтримки рішення, системи підтримки виконання рішень, Інтернет-мережі.

Операційно-виконавча система. Це комп'ютерна інформаційна система, що виконує рутинні поточні операції, забезпечуючи пряму підтримку організації на операційному рівні. Є головним джерелом інформації, яка використовується іншими типами комп'ютерних систем організацій. Прикладом такої системи є автоматичні сканери у торговельних мережах фірми, які дають інформацію про обсяги й асортимент проданої продукції.

Офісна автоматизована система. Має завданням полегшити зв'язок і підвищити продуктивність менеджерів і офісних працівників через удосконалення до-

Технологія менеджменту

Комунікації у менеджменті

кументообігу і передавальних процесів. Це селекторне передавання інформації, електронний календар, телеконференція, графіки тощо.

Управлінська інформаційна система. Постачає повсякденну інформацію менеджерам середнього і нижчого рівнів; збирає дані, систематизує їх у формі, зручній для роботи менеджерів відповідних функціональних відділів, і забезпечує їх нею. Орієнтована на поточні, операційні напрями діяльності. Особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, контролюванні. Як правило, система підсумовує інформацію з операційно-виконавчих систем для підготовки поточних звітів, для оперативного керування процесами. Наприклад, працівник служби маркетингу може з цієї системи довідатись про підготовку для клієнта замовлення та дату його відвантаження; операційний менеджер може відсте-жувати використання матеріальних ресурсів у процесі виготовлення продукції та її кількість тощо.

Система підтримки рішень (СПР). Підтримує процес прийняття управлінських рішень в нечітко структу-рованих ситуаціях. Такі системи не вказують, які саме рішення є оптимальними, але спрямовують процес прийняття рішень у правильне русло з допомогою спеціальних прийомів, які допомагають менеджерам детальніше аналізувати ситуацію. Зокрема, якщо менеджера цікавлять наслідки зростання ціни на продукцію фірми, він може це перевірити за допомогою СПР, оскільки у ній уже закладені відповідні тенденції та закономірності зміни ринкових цін під впливом дій конкурентів, інфляційних процесів, сезонних коливань тощо. СПР дає змогу підрахувати обсяги продажу і прибутки на кожен рівень можливого підвищення цін, на основі чого менеджер може прийняти відповідне рішення. Спеціалізованим типом інформаційної системи підтримки ріпіень є експертна комп'ютерна система, яка використовує реальні знання експерта для вирішення спеціальних проблем. Такі системи інколи називають інтенсивно-науковими, оскільки вони зорієнтовані на об'єднання знань великої групи експертів для вирішення проблем у їх сфері.

Системи підтримки виконання рішень. Підтримують виконання рішень і ефективне функціонування організацій на вищих рівнях. Такі системи розроблені недавно і їх інколи називають виконавчо-інформаційними.

Інтернет-мережі. Це локальні комунікаційні мережі, які діють у межах однієї фірми. Вони дають змогу

кожній структурній одиниці фірми накопичувати інформацію про себе і робити її доступною для своїх працівників, а за необхідності обмінюватися інформацією з іншими функціональними відділами. Використання електронних засобів збереження інформації дає змогу, за досвідом Вапк ої Атегіса, скоротити споживання паперу на 25%, а системне застосування цих засобів підвищує ефективність управлінської праці в три рази.

Багато компаній використовує персональні електронні засоби зв'язку для того, щоб дати змогу своїм працівникам самостійно планувати свій робочий час і використовувати його ефективніше. Виникла нова версія надомної роботи, яку тепер називають £е1есотпштлп£. Люди працюють вдома і періодично надсилають результати своєї роботи електронною поштою. Через мережу Інтер-нет можливо розширити межі діючих організацій, відкривати нові підрозділи за кордоном, залучати найквалі-фікованіших працівників до роботи у компанії.

Ще привабливішими стають перспективи телекому-нікацій у майбутньому, про що свідчить бурхливий розвиток фірм, які працюють у галузі телекомунікацій. Це відеоконференції, приєднання до Інтернет-мережі через мобільний телефон та інші можливості, які прискорюють процес обміну інформацією, збагачують його, підвищують потенціал фірми.

Застосування технічних засобів у комунікаціях має здійснюватися за принципом: «результати перевищують витрати». Тому при створенні систем інформаційного забезпечення слід враховувати їх спроможність приносити реальну користь організації, полегшуючи оброблення інформаційних потоків, прискорюючи процес обґрунтування і прийняття управлінських рішень, збільшуючи гнучкість і мобільність організації.

1. Яка роль комунікації у системі управління фірмою?

2. Яку комунікацію вважають ефективною? Чому?

3. Вкажіть різницю між даними та інформацією. Які вимоги ставляться до інформації?

4. Охарактеризуйте елементи комунікаційного процесу.

5. Яку роль у комунікаційному процесі відіграє зворотний зв'язок?

6. Які психологічні аспекти слід враховувати при комунікаціях? Обгрунтуйте відповідь.

7. Якою має бути структура повідомлення, щоб комунікації були ефективними?

Технологія менеджменту

Управлінські рішення

8. Охарактеризуйте методи комунікацій, вкажіть їх переваги та недоліки.

9. Наведіть класифікацію комунікаційних каналів за їх пропускною спроможністю.

10. Охарактеризуйте види міжособистісних комунікацій. Які з них є найскладнішими і чому?

11. Назвіть види організаційних комунікацій і вкажіть їх місце в організації. Яким чином впливає стиль керівництва на систему організаційних комунікацій?

12. Охарактеризуйте основні види формальних і неформальних комунікаційних мереж в організації.

13. Наведіть класифікацію технічних засобів управління. Яка їх роль у підвищенні ефективності комунікаційних процесів фірми?

14. Охарактеризуйте основні підходи до створення систем інформаційного забезпечення в сучасних фірмах. Які основні проблеми виникають при цьому?

15. Які інформаційні системи і для вирішення яких завдань використовують у практиці управлінської діяльності?

Дата добавления: 2017-02-01