Порядок выдачи материалов цехам

После установления лимита, следующим важным этапом в организации снабжения цехов и участков является правильное оформление документов на отпуск материалов со складов отдела снабжения.

В практике организации материально-технического снабжения разрешение на отпуск материалов со склада оформляется следующими документами: разовыми требованиями, лимитными картами, групповыми лимитными ведомостями, материально-плановыми картами. Каждый из этих способов оформления выдачи материалов имеет свои преимущества и недостатки, и их выбор зависит от конкретных условий производственного процесса.

Выдача материалов с помощью разовых требований применяется на небольших предприятиях для отпуска различных вспомогательных материалов и материалов, идущих на ремонтно-эксплуатационные нужды. Право затребования материала предоставляется начальнику цеха и его заместителю. В требовании указываются подробные сведения о материале, для какой цели он выписывается, кто будет получать и другие данные.

Таблица 8.1.

Расчет лимита на материалы по цеху № 5 на апрель 200__ г.

Наименование материалов	Назначение материалов	Производственная программа, шт.	Норматив цехового запаса, кг	Общая потребность	Ожидаемый остаток	Лимит
Выпуск	Изменение незавершенного производства	Всего	Норма расхода материалов на деталь, кг	Потребность, кг
Сталь З, круглая, диаметром 20 мм	Деталь № 76		+ 100		1,5
Сталь З, полосовая, 20 х 5 мм	Деталь № 54		- 200		0,5
Сталь З квадратная, 60х60 мм	Деталь № 38		---

Разовое требование направляется в отдел снабжения или кооперирования для получения разрешения на отпуск материалов со склада. В соответствии с установленным лимитом для цеха и наличием материалов на складе начальник отдела (бюро) снабжения или руководитель группы подписывает требование. В случае изменения количества затребованного материала прописью указывается то количество, которое должно быть отпущено со склада. После этого материально-ответственное лицо цеха получает материал. Кладовщик склада и представитель цеха расписываются в количестве отпущенного и полученного материала. Требование выписывается в двух экземплярах. Один экземпляр с визой отдела снабжения остается на складе и служит основанием для списания с карточки складского учета данного материала, а второй – хранится в цехе и используется для контроля за расходованием материала в процессе производства.

Преимущество этого способа оформления и выдачи материалов заключается в том, что работники отдела снабжения при визировании требований имеют возможность регулировать количество отпускаемых материалов и своевременно списывать материалы в производство. Однако серьезным недостатком при этом, являются большие затраты времени работников цехов, отдела снабжения, бухгалтерии на оформление требований. Кроме того, значительно возрастает документооборот, так как отдельные требования выписываются на каждое получение данного материала, что осложняет проведение учетных операций. Поэтому разовые требования целесообразно применять только в тех случаях, когда материалы сравнительно редко выписываются со склада (при едином типе производства).

Более прогрессивным является способ оформления отпуска материалов на основании лимитных карт. В отличие от разовых требований лимитная карта выписывается отделом снабжения на месяц, квартал, полугодие. Она широко используется на предприятиях с массовым и крупносерийным типом производства.

Лимитная карта выписывается также в двух экземплярах, один из которых направляется цеху-получателю, а другой – складу. По лимитной карте материально-ответственный работник цеха может получать в переделах выделенного лимита необходимое количество материала на протяжении всего месяца без специального разрешения отдела снабжения на каждый отпуск. Эта система отпуска материалов экономит время работников цехов и отделов снабжения. При каждом получении материала работник цеха расписывается в получении, а кладовщик склада – в отпуске (в 2 экз.). Отпуск материала прекращается после того, как потребитель полностью использовал установленный в карте лимит, а также по истечении срока, на который выписана лимитная карта, если даже лимит не исчерпан.

После прекращения выдачи материалов кладовщик склада подсчитывает общее количество отпущенного цеху материала и сдает лимитную карту в бухгалтерию предприятия. Лимитная карта служит одновременно первичным документом по учету расхода материалов и калькуляции затрат на выполнение тех или иных работ.

Отрицательной стороной отпуска материалов по лимитным картам является трудность регулирования отпуска материалов в течение срока действия лимитной карты в тех случаях, когда одни и те же материалы потребляют несколько цехов. Отпуск по лимитным картам может привести к неправильному распределению поступающих материалов между цехами, так как работники отдела снабжения не участвуют в регулировании их отпуска. Однако этот недостаток можно устранить путем установления графика отпуска материалов различным цехам и участкам в соответствии с их потребностью, контроль за выполнением которого можно поручить непосредственно кладовщику склада.

При оформлении отпуска по групповым лимитным ведомостям (табл. 8.2) отдел снабжения выписывает в двух экземплярах лимитные ведомости не на один, а на несколько видов материалов. Они направляются в цех – потребитель и на склад. При необходимости получить тот или иной материал, указанный в ведомости, представитель цеха выписывает требование или сдаточную накладную, с которой отправлялся непосредственно на склад. Кладовщик склада в пределах выделенного лимита отпускает данный материал, получает расписку представителя цеха в получении материала, расписывается в отпуске и отмечает в лимитной ведомости фактическое количество отпущенного материала.

При этой системе оформления отпуска материалов, бухгалтерским учетным документом являются требования, а лимитные ведомости служат только оперативным документом, избавляющим потребителей от необходимости визирования каждого требования в отделе снабжения.

Наконец, в практике материально-технического снабжения выдача материалов может оформляться по материально-плановым картам. Порядок отпуска здесь такой же, как и в предыдущем случае, с той разницей, что в материально-плановой карте указывается график отпуска материалов цеху по количеству и срокам на основе выделенного цеху лимита отпуска материала.

Материально-плановая карта также составляется в отделе снабжения предприятия в двух экземплярах, один из которых направляется в цех, другой – на склад. Эта форма отпуска материалов применяется в поточно-массовом производстве, где имеется стабильное потребление материалов.

В тех случаях, когда по условиям производства нет возможности рассчитать конкретные дни выдачи материалов, плановые сроки можно устанавливать по пятидневкам или декадам.

Материально-плановые карты применяются, как правило, при активном снабжении цехов, т.е. когда работники отделов снабжения сами организуют доставку материала на рабочие места.

Таблица 8.2

Групповая лимитная ведомость на отпуск материалов строительному цеху на июнь 200__ г. со склада № 6

Номенклатурный номер	Наименование материала	Ед. измерения	Лимит	Фактический отпуск	Итого
Дата	Кол-во	Дата	Кол-во	Дата	Кол-во
36 088 910	Кирпич красный	Тыс. шт.	7,0	3. VI	2,0	9.VI	3,0	19.VI	2,0	7,0
36 808 912	Кирпич силикатный	Тыс. шт.	5,0	5. VI	1,0	14.VI	2,0	24.VI	2,0	5,0
36 807 516	Цемент	т.	4,0	3. VI	1,0	13.VI	2,0	20.VI	1,0	4,0

Дата добавления: 2014-01-07