Контроль за использованием материалов

Организация действенного контроля за использованием материальных ресурсов является важнейшей функцией органов снабжения предприятий. Отделы снабжения отпускающие материалы на рабочие места и устанавливающие лимиты цехам и участкам, могут и должны действенно и оперативно регулировать и контролировать использование материалов. Тем более, что из всех подразделений предприятия в правильном использовании материальных ресурсов особенно заинтересованы органы снабжения, непосредственно отвечающие за своевременное и полное обеспечение производства. Однако, это не исключает необходимости контроля за использованием материалов со стороны других органов предприятия – бухгалтерии, планового отдела и т.д.

Контроль за расходованием материалов предусматривает проведение следующих операций:

1. точный учет органами снабжения всех отпускаемых цехам и участкам материалов;

2. учет отпускаемых материалов бригадам и отдельным рабочим непосредственно в цехах и на участках;

3. предоставление цехами и участками в бухгалтерию отчетности о расходовании полученных со складов материалов;

4. определение ожидаемого остатка материалов в цехе по результатам работы за прошлый месяц и учет его при выделении лимита на будущий месяц;

5. установление строгого порядка и применение специальной документации при отпуске материалов сверх выделенного лимита;

6. широкое освещение результатов расходования материалов, разработка системы премирования за экономию материалов и взысканий за их перерасход.

При организации контроля за использованием материалов ведущее место принадлежит учету отпуска материалов в органах снабжения. Этот учет осуществляется при выдаче документов в отделе снабжения при отпуске материалов со склада, а также непосредственно в цехах при отпуске их на рабочие места. В первом случае работники снабжения при выписке лимитных карт или при визировании разовых требований в специальных ведомостях или в книгах записывают количество материала, на которое выдано разрешение на получение его со склада. В большинстве случаев количество материалов, разрешенных к отпуску, совпадает с полученным количеством. Однако часто и бывают колебания в ту или иную сторону. Цех может не получить материал полностью из-за ненадобности, отсутствия его на складе или другим причинам. Несколько больший отпуск допускается в тех случаях, когда из-за неделимости материала нельзя отпустить то количество, которое указано в требовании. Поэтому для получения точных сведений о выданных материалах по документам работники отдела снабжения должны в конце месяца сверять эти документы с материальными карточками на складе или с требованиями, находящимися в бухгалтерии предприятия.

При замене отсутствующих материалов другими необходимо вести учет как фактического отпуска, так и того количества, которое заменяет этот отпуск. Так, например, если на шахтах вместо 75 м³ стоек диаметром 12 см, длиной 1 м отпущены стойки диаметром 14 см такой же длины в количестве 100 м³ , то необходимо учесть не только это количество, но и то, которое было бы при отпуске стоек диаметром 12 см, т.е. 75 м³ (по нормам).

При наличии компьютерной техники наиболее эффективной будет система учета и контроля за расходованием материалов, основанная на применении экономико-математических методов.

При организации контроля за использованием материалов необходимо вести учет и наблюдение за расходом непосредственно в цехах, на участках, в бригадах. Именно там расходуются материалы, поэтому без должного контроля на рабочих местах нельзя организовать действенную борьбу за экономное использование материальных ресурсов.

Контроль за использованием материалов на участках необходимо начинать с организации учета отпускаемых материалов бригадам или отдельным рабочим. Для этого в требованиях, рабочих нарядах или в других документах кладовщик отмечает количество полученного рабочим материала. В этих документах указывается также количество отходов, которое должно быть возвращено рабочим из полученных материалов. Отпуск производится в соответствии с установленными нормами расхода и заданием рабочему или бригаде на данную смену или другой какой-либо период. При двухсменной работе, когда полученный материал будут расходовать другие рабочие, необходимо учитывать количество неизрасходованного материала и оформлять передачу его другим рабочим.

После полного использования материалов необходимо установить фактический размер выполненного задания и а основании действующих норм расхода определить размер экономии или перерасхода. При этом необходимо учитывать величину брака при выполнении задания. Если брак по тем или иным причинам не оформлен, то выписывается браковочное извещение.

Важнейшим условием правильного использования материалов является анализ расходования их на основании отчетов, составленных начальниками цехов и участков за определенный период, лучше всего за месяц. В отчет заносятся все материалы, которые были получены цехом или участком в данном периоде. Количество полученных материалов устанавливается на основании копии соответствующих документов (требований, лимитных карт и т.д.).

Расход материалов на выполнение плана реализации определяется на основании данных о фактическом выполнении программы и норм расхода. При необходимости определяется расход на другие работы, не предусмотренные планом.

На основании данных о фактическом отпуске материалов, выполнении производственной программы, браке и т.д. отдел снабжения имеет возможность каждый месяц устанавливать расчетный остаток материалов в цех и засчитывать его в лимит будущего года. В этом основное содержание работы по контролю за расходованием материалов.

Однако ограничиваться только этой работой недостаточно. Отдел снабжения должен интересоваться самим ходом производства, оперативно регулировать отпуск материалов в зависимости от изменений в производственной программе, предупреждать возможный перерасход. Это позволяет устанавливать контроль за расходованием материалов на основе оценки расхода их как в натуральных, так и в стоимостных показателях.

Дата добавления: 2014-01-07