Понятие системы документации

Классификация документов

Классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, то есть с функционированием первых библиотек и архивов, в частности древнеегипетских и ассирийских [21].

Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности - классы, подклассы и более дробные части - являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX века, стран Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира.

Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852-1855), немецкая (1906). Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа.

Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена П. Отле в его «Трактате о документации» (1934), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, материального носителя.

Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме – индивидуальные, когда содержание каждого имеет свои особенности: докладные записки (см. Приложение 1), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;(см. Приложение 2)

по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись и печать руководителя. Иногда для работы требуется выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

ВЫВОД: Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.

ГЛАВА 2. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ КАК СОВОКУПНОСТИ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации - массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему [22]. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим. Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. В основе классификационных систем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизировано. Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». В самом общем виде всё многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные) [23]. Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизмененными в течение длительного времени Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации Делопроизводство. 1999. «2. С. 21. К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций деятельности: (см. Приложение 3)

- Система организационно-распорядительной документации

- Система плановой документации

- Первичная учетная документация

- Отчетно-статистическая

- Документация по труду

-· Система бухгалтерской документации

- Система финансовой и расчетно-денежной документации

- Система статистической и ведомственной отчетности.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений.

Это системы:

- Проектно-конструкторской документации;

- Документации оперативного управления;

- Медицинской;

- Учебной.

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации. Сюда же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. В корпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации.

В каждом конкретном учреждении, организации, на предприятии имеется свой определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов, в совокупности называемый документальным фондом. Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документального массива еще в Древнем Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные гражданские, семейные отношения-документы административного характера и правовой практики. Система бухгалтерского учета, возникшая в XVI-XVII веках, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и, а в последствии пополнявшаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные книги.

Тогда же появляется система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII веке к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины следующего столетия, - материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики.

Во второй половине XIX века стала складываться система коммерческой документации - контракты, соглашения, акции, облигации [24]. Еще в условиях дореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки обзоры прессы). Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания) (см. Приложение 4); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции). В дореволюционной России сложились также системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистических предприятий.

ВЫВОД: Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информированного обеспечения управления. Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность.

Дата добавления: 2015-06-26