Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

Порядок работы с исходящими документами

Обработка исходящих документов в ООО "КарМас" состоит из следующих операций:

- подготовка и оформление документа;

- подписание документа руководителем;

- регистрация документа;

- отправка исходящих документов.

Проект документа составляется исполнителем. Документ должен быть подготовлен в 2-х экземплярах, если он будет отправлен адресату по почте, и в одном экземпляре, если он будет отправлен по факсу.

Все исходящие внешние документы (письма, факсы) оформляются на бланке и регистрируются. Передаются на подпись (заместителю директора). Перед передачей документа на подпись руководителю, необходимо проверить наличие необходимых виз, правильность оформления документа в соответствии с требованиями государственных стандартов. Неправильно оформленные документы, возвращаются исполнителю на доработку. Отправляемые (исходящие) документы регистрируют в день подписания (утверждения). Приложения к исходящим документам не регистрируют.

Письма повышенной важности отправляются заказным письмом либо курьером, в этом случае к оригиналу прикладывается ксерокопия, на которой адресат ставит отметку получения, затем этот экземпляр подшивается в дело и хранится в секретариате.

ВЫВОД: Исходящие письма без регистрации отправке не подлежат. При направлении документа более чем в четыре адреса документ принимается вместе со списком рассылки. Исходящие документы отправляют по почте, факсу или с курьером. Отправленные по почте документы печатаются в двух экземплярах. Оригинал – отправляется адресату, копия подшивается в дело. Документы, отправляемые по факсу печатаются в одном экземпляре на черно-белых бланках (для факсов) и после отправки факса, подшиваются в дело

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронной техники значительно повысилась эффективность. Различные программы, созданные специально для ведения делопроизводства значительно облегчают этот процесс.

Для такой организации как ООО "КарМас", имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека в документе на бумажном носителе.

Документооборот в организации ООО "КарМас" представляет собой систему, достаточно стандартную для отечественных крупных организаций. Управление компанией в принципе строится на нескольких типах документов – это организационно-распорядительная документация, входящие-исходящие письма, договоры, служебные записки и заявки. На их основе осуществляется внутреннее руководство, а также взаимодействие с внешними контрагентами, клиентами. Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов,

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации. Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО "КарМас". Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

ВЫВОД: В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Дата добавления: 2015-06-26